Control de versiones: ¿Cómo negocias tus contratos?

Una vez que se genera un contrato, siempre hay un proceso de cambios como parte de la negociación, antes de que la versión final esté lista para la firma. La mayoría de las empresas gestionan este proceso manualmente con herramientas que no están hechas para el trabajo, como hojas de cálculo y editores de texto (solo el 27% de las empresas utilizan una herramienta de gestión de contratos). 

Gestionar contratos de esta forma crea problemas reales. Si alguna vez has buscado en Google 'cómo controlar versiones en Word', conoce el dolor de este proceso. 

El seguimiento, la revisión y la aceptación de las versiones controladas de los contratos crean más problemas que solo frustración. Se pierde mucho tiempo modificando y creando versiones nuevas. El contrato promedio pasa por tres o cuatro versiones antes de ser finalizado. El proceso de gestión de esas revisiones, marcas en el texto, versiones y aprobaciones puede llevar más de 30 horas por contrato. 

Las empresas no tienen ese tiempo disponible, especialmente las PyMEs. 

Por esto, es importante la inversión en un sistema de control de versiones que haga este proceso más sencillo. 

En un mundo perfecto, enviarías tus contratos para que sean firmados y ellos se retornarían rápidamente, firmados y listos para ejecutar. Pero, ni siempre es así.

Gestiona todas las negociaciones contractuales

Docusign Negotiate te ayuda a gestionar y realizar un seguimiento de todo lo que sucede entre el envío y la firma, lo que acelera los ciclos de ventas y reduce el riesgo real de error humano.

Conoce algunas de sus características: 

• Control de versión eficiente. Identifique rápidamente las cláusulas editadas o eliminadas de sus acuerdos. Con Negotiate, puedes ver rápidamente el historial de cambios, incluidas las eliminaciones, independientemente de quién olvidó realizar un seguimiento de los cambios, no sabía cómo realizarlo o no se molestó en hacerlo. 

• Asignación de aprobaciones. No solo puedes dictar quién puede (o no) marcar y/o aprobar secciones de tus acuerdos, sino que también puedes realizar un seguimiento de las ediciones que realizan y dónde se encuentran esas personas en el proceso. Con acceso a toda la actividad de un acuerdo y su flujo de trabajo asignado, puedes identificar cualquier retraso y mantener el proceso en marcha. 

• Copias de seguridad. El 94% de las personas dice que el error humano afecta el proceso del contrato, y no es de extrañar ya que las ediciones y las marcas a menudo se realizan en comentarios, eliminaciones o cambios registrados. Negotiate te permite comparar dos versiones de un acuerdo, como la primera y la final, para asegurarse de que no se pierda nada en la traducción.

Envía para firma con un clic

Una vez que se hayan realizado todas las ediciones y aprobaciones, su contrato puede enviarse y firmarse digitalmente, de forma sencilla y segura. Docusign Negotiate se integra a la perfección con las firmas electrónicas de Docusign para que todo el proceso de generación, negociación y firma de un acuerdo sea rápido, fácil y sin errores humanos.

Si ya utilizas Docusign eSignature  o Salesforce Sales Cloud, ya tienes acceso a todas las herramientas que tu PYME necesita para generar y gestionar contratos desde un sistema centralizado. No se requiere una implementación complicada ni una costosa administración continua. 

BONUS: Disfruta de la generación automatizada de contratos

Si utilizas un CRM como Salesforce, hacer nuevos acuerdos puede implicar cortar informacla ión del cliente de Salesforce y pegar en un documento de Word. Pero si tienes el Docusign Gen, puedes usar la información que ya ingresó en Salesforce para generar automáticamente acuerdos bien redactados. 

Una vez generados, esos acuerdos se pueden configurar con solo unos pocos clics según las reglas comerciales o los datos de Salesforce. Puedes combinar fácilmente datos de clientes, productos y precios para generar acuerdos en el formato que elijas, incluido PDF o Microsoft Word editable. No se requiere código para configurar plantillas y crear acuerdos pulidos y sin errores. Una vez que el acuerdo esté listo, puede enviarlo fácilmente para que se firme en electrónico.

¡Ya está!

Las aprobaciones son siempre el tema número uno en el proceso de gestión de contratos. Elimina la frustración, los errores y la pérdida de tiempo del proceso del acuerdo y llega a la firma más rápido.

¿Necesitas ayuda para cambiar y eficientar tus procesos? Habla con nuestros expertos.