Contratos de trabajo firmados a distancia: ¿Cómo es posible?

Los contratos de trabajo firmados a distancia son un recurso muy interesante ante el contexto de mercado actual, cada vez más globalizado y tecnológico.

Hoy en día, este tipo de acuerdo laboral se ha democratizado a raíz del trabajo remoto y de la posibilidad de las empresas incluir a su plantel los mejores profesionales, incluso cuando se ubican en otras partes del mundo. 

Pero, ¡no creas que estos documentos son útiles solo para las grandes compañías!

Gracias al avance de la transformación digital y a la democratización del acceso a las herramientas de primera línea, todas las empresas pueden firmar contratos en el medio digital siguiendo las normativas y leyes tanto de su país como de los países con los que desean mantener vínculos laborales.

Si te interesa profundizar tus conocimientos sobre los contratos de trabajo firmados a distancia, te recomendamos nuestro artículo.

En los próximos párrafos, hablamos a detalle sobre los siguientes puntos:

• Relevancia de los contratos de trabajo firmados a distancia

• Contratos de trabajo firmados remotamente: ¿Qué tecnologías lo hacen posible?

• 5 ventajas del contrato de trabajo a distancia para las empresas

• ¿Es legal firmar un contrato de trabajo bajo esta modalidad en México?

• 3 consejos imbatibles para contratar a distancia

• Firma electrónica y los contratos de trabajo a distancia

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Relevancia de los contratos de trabajo firmados a distancia

Un contrato de trabajo a distancia consiste en un acuerdo en el que se establece un vínculo laboral entre la empresa y un profesional sin que las partes necesiten reunirse en el mismo espacio geográfico.

Para que esta relación sea válida y obedezca al marco legal, el documento debe ratificarse en el medio digital mediante la firma de las partes involucradas.

Los contratos firmados a distancia deben:

• Presentar iguales derechos que los asegurados a los colaboradores presenciales;

• remunerar a los trabajadores por productos o servicios;

• considerar al profesional remoto como un asalariado por cuenta ajena;

• garantizar la provisión de las herramientas y tecnologías necesarias para que el trabajador remoto pueda ejercer sus actividades;

• acordar el flujo de trabajo y el tiempo de ejecución de las tareas.

Luego de recordar la esencia del contrato de trabajo a distancia, es hora de conocer su verdadera importancia para las organizaciones modernas. 

Uno de los principales desafíos enfrentados por los gestores es garantizar que su plantel se encuentre equipado con talentos de primera, dispuestos a entregar todo su potencial y así, contribuir con el crecimiento corporativo.

Al poder buscar profesionales en diferentes partes del globo, la empresa puede integrar colaboradores con características, competencias, conocimientos y habilidades precisamente orientadas a las demandas del puesto en abierto y del negocio.

Incluso ¡la empresa gana en términos de competitividad!

La organización, además de conocer más acerca de la cultura del profesional en virtud del contacto natural entre el individuo y su grupo, automáticamente profundiza sus conocimientos sobre el cliente por lo que se obtiene una poderosa ventaja ante la competencia.

Así pues, consideramos a los contratos de trabajo a distancia como un diferencial competitivo abriendo espacio de este modo para negocios mucho más prometedores, rentables y que permiten a la empresa expandir su zona de cobertura.

El teletrabajo y los contratos de trabajo a distancia

Los contratos laborales a distancia han permitido que las organizaciones puedan incluir la dinámica del teletrabajo a sus operaciones.

El trabajo remoto existe desde hace mucho tiempo, sin embargo, la pandemia aceleró su difusión y adopción, una vez que sus prácticas posibilitan a las empresas mantenerse activas aún en tiempos de distanciamiento, aislamiento y cese de las actividades presenciales.

De acuerdo con una investigación de Statista, en junio de 2020, el 73% de los colaboradores mexicanos reportaron trabajar desde su hogar. 

Esta situación no solo se debe a las nuevas tecnologías que habilitan la actividad laboral dondequiera que el profesional se encuentre, sino también por el carácter legal de los contratos de trabajo firmados a distancia.

Gracias a su validez jurídica, las organizaciones aseguraron que sus grupos de trabajo se mantuvieran completos en épocas de limitaciones geográficas. 

Por supuesto, la integridad de los equipos favoreció el correcto desarrollo de las actividades remotas e incluso, permitió que muchos negocios pudieran impulsar los resultados aún en tiempos desfavorables. 

¡Y todo indica que esta es una tendencia de la que no podemos evadir en el área de la tecnología!

Según el Reporte del Mercado Laboral de TI 2022, el trabajo remoto se ubica en la segunda posición con más vacantes de trabajo disponibles en nuestro país, con 23,5%, perdiendo únicamente para Ciudad de México con 38,5%. 

Otro estudio que ratifica la imponencia del teletrabajo es la Encuesta Nacional de Ocupación y Empleo desarrollada por el Instituto Nacional de Estadística y Geografía, INEGI. Acorde con esta investigación, el 10,6% de los empleos es susceptible a desarrollarse bajo la dinámica del teletrabajo.

Además, según el último estudio de Capgemini, “El futuro del trabajo: de remoto a híbrido”, el 75% de las empresas espera que, al menos, el 30% de sus colaboradores desempeñen sus actividades de manera remota. 

Este estudio también nos brindó un dato extraordinario acerca del panorama del teletrabajo en México: más del 30% de las organizaciones espera que el 70% de su fuerza laboral trabaje bajo la dinámica remota principalmente en virtud del incremento de la productividad y de la economía de costos.

Teniendo en cuenta el contexto que impulsó la inclusión del trabajo remoto en tiempos de pandemia y los datos obtenidos acerca de su consolidación como práctica cotidiana y rentable, queda claro que el crecimiento del teletrabajo y de la adopción de los contratos de trabajo firmados a distancia es una relación que se retroalimenta.

Así pues, al difundirse la dinámica home office, automáticamente se firman más contratos digitales.

Contratos de trabajo firmados remotamente: ¿Qué tecnologías lo hacen posible?

Como dijimos al inicio de nuestro post, firmar contratos remotamente ha sido el resultado de la irrupción de poderosas tecnologías.

A raíz de la aceleración digital y de la integración de potentes herramientas, los negocios han logrado gestionar sus actividades a distancia, inclusive, las relacionadas con el sector de gestión de talentos.

A continuación, presentamos 4 tecnologías que han fomentado la aparición y el desarrollo de los contratos de trabajo firmados a distancia:

Cloud computing

Conocida en español como computación en la nube, esta tecnología permite el acceso remoto a software, procesamiento de datos y almacenamiento de archivos a través de una conexión a internet.

Como los datos se guardan y fluyen en la nube, o sea, en el entorno digital, proporciona más flexibilidad a las organizaciones para intercambiar datos e información, pues pueden accederse a cualquier hora, dondequiera que el usuario se encuentre.

En lo concerniente a los contratos de trabajo firmados digitalmente, la nube ha posibilitado producir, enviar, firmar y recibir los documentos en el momento que las partes crean prudente.

Gracias al ambiente cloud, los contratos digitales pueden ajustarse, firmarse y gestionarse de forma rápida evitando así, el papeleo, el uso abusivo de materiales de oficina, una alta demanda por almacenamiento en espacios físicos y el desasosiego en virtud de los trámites logísticos.

Inteligencia artificial

La inteligencia artificial es una de las tecnologías más importantes de nuestra era. Pero, ¡no creas que se limita a los chatbots y sensores de máquinas industriales!

La IA ha llegado al entorno administrativo para facilitar la gestión y firma de contratos laborales automatizando una serie de tareas y optimizando la protección de los trámites en el medio digital.

Por ejemplo, la tecnología permite identificar riesgos, así como consultar normas y leyes que rigen las actividades laborales mexicanas minimizando de este modo, el incumplimiento y posibles problemas con los órganos responsables por el trabajo a distancia.

Firma electrónica

Esta solución permite firmar acuerdos de manera remota con toda la validez jurídica.

Su fácil acceso en términos económicos, ha favorecido el crecimiento de su uso en las empresas, independientemente del tamaño o rubro de la organización.

Un robusto SaaS de firma electrónica —Software as a Service— permite firmar documentos tan pronto como se necesite, pues se encuentra alojado en la nube.

Incluso, cuando se asocia esta herramienta a una plataforma de gestión de contratos podemos enviar, gestionar, recibir y firmar piezas de forma más rápida garantizando así, la contratación de los mejores profesionales para la empresa.

Contract Lifecycle Management

Como ves, reanudamos nuestra atención en los software de gestión de vida de contratos porque se ha convertido en una tecnología esencial para la contratación de colaboradores a distancia.

Con un CLM, las organizaciones pueden gestionar los contratos de forma sistemática y dinámica abarcando desde el inicio del trámite hasta la adjudicación, firma, renovación y cumplimiento.

Este tipo de tecnología no solo promueve la digitalización de los documentos, sino que también se ocupa de todo el proceso de elaboración y gestión automatizando, agilizando y consolidando comunicaciones, procedimientos y archivos justamente para optimizar el manejo de los contratos y asegurar el compliance corporativo.

5 ventajas del contrato de trabajo a distancia para las empresas

Al llegar hasta este punto del post, es probable que aún tengas dudas sobre la real importancia de introducir los contratos de trabajo a distancia a la rutina empresarial. 

Como entendemos que es un asunto que genera muchas dudas, reservamos este apartado justamente para presentar las principales ventajas de esta modalidad de documento.

1. Contratar a los mejores profesionales de forma rápida

Ante la búsqueda continua por añadir talentos prometedores a los equipos corporativos, las empresas han debido integrar tecnologías que les permitan actuar de forma rápida y así, asegurar que el profesional se interese por su propuesta y no migre a la competencia.

Al gestionar y firmar contratos laborales a distancia, las empresas pueden contratar colaboradores de excelencia dondequiera que se encuentren. Por lo que logran adelantarse a la competencia y absorber los mejores talentos. 

2. Promover la cultura paperless

Al administrar los contratos digitalmente, las organizaciones minimizan el consumo de papel promoviendo de esta forma, la cultura paperless.

Además de su connotación ambientalmente responsable, la reducción del uso del papel para elaborar, almacenar y enviar documentos contribuye ampliamente a la celeridad de las operaciones.

¡Fíjate cuánto tiempo podemos economizar gestionando y firmando contratos laborales a través de un software en la nube!

En este sentido, vale la pena recordar que, bajo la versión impresa con firma manuscrita, las partes interesadas deben enviar los documentos contando con el soporte de una empresa logística, lo que demanda un determinado tiempo para que el documento llegue a destino, se firme y luego, se reenvíe a la otra parte.

Los contratos de trabajo digitales facilitan todos estos trámites no solo economizando tiempo, sino también dinero.

3. Reducir los costos operativos

Mitigar los costos es uno de los retos más notables en el medio empresarial justamente porque conlleva a un incremento en los beneficios y, por ende, en la rentabilidad del negocio.

La digitalización y automatización de los procedimientos y trámites corporativos relacionados a la gestión de contratos laborales a distancia es una importante vía de ahorro de dinero porque reduce la carga de trabajo manual y los gastos con materiales de oficina como tintas para impresora, papeles, sobres y sellos.

Debemos recalcar que, al invertir en herramientas que permiten llevar al ámbito digital estos procedimientos corporativos, la empresa no solo mitiga una serie de gastos relacionados con su operación, sino también añade valor a su marca y genera una buena impresión en sus públicos.

Por lo tanto, la introducción de tecnologías que permitan desarrollar, tramitar y firmar piezas en el medio virtual configura un importante diferencial estratégico.

4. Gestionar los contratos con mayor eficiencia

Bajo la dinámica digital, la aceptación de una oportunidad de trabajo no depende de la impresión del documento, de un servicio logístico que intermedie la recepción y el envío y de que las partes coincidan en términos geográficos para firmar el contrato. 

Por lo tanto, consiste en un proceso mucho más eficiente y ágil que la versión tradicional.

5. Aumentar la seguridad de los datos tanto corporativos como de sus públicos

El documento digital es más seguro que la versión impresa no solo por reducir el contacto de su contenido con terceros malintencionados durante las instancias de envío sino también por asegurar que las piezas lleguen a los interesados en tiempo y forma, es decir, facilitar el cumplimiento de los plazos acordados con los futuros colaboradores.

Como las herramientas de buena procedencia cuentan con sólidos sistemas de seguridad y medidas de protección de primera calidad como criptografía y acceso mediante identificación del usuario, crear, editar, gestionar y firmar contratos laborales a distancia es un proceso mucho más fiable y seguro que el trámite impreso.

¿Es legal firmar un contrato de trabajo bajo esta modalidad en México?

Es un hecho que la difusión del teletrabajo se ha dado ante un contexto incierto, desequilibrado y sumamente difícil.

Como dijimos en otro momento del post, el crecimiento de la dinámica del trabajo remoto ha ocurrido en virtud de las limitaciones impuestas por la emergencia sanitaria.

Frente a la necesidad de mantenerse activas en el mercado, las empresas tuvieron que incorporar herramientas y estrategias que flexibilizaran el cumplimiento de las tareas empresariales por lo que el marco normativo debió reorganizarse teniendo en cuenta las particularidades del contexto.

Tanto es así que, al inicio del 2021, la Presidencia de México publicó en el Diario Oficial un decreto que reforma la legislación laboral vigente. Es en ese momento que entra en escena la Ley de Home Office, que nada más es que una adición a la Ley Federal del Trabajo.

En líneas generales, la Ley Federal del trabajo home office configura un conjunto de obligaciones que tanto los jefes como los trabajadores deben atender al establecerse una relación laboral bajo esta modalidad.

Entre las modificaciones derivadas de la reforma, destacamos las diferencias entre el concepto de trabajo a domicilio y de home office —artículo 311 y capítulo XII Bis.

Acerca de la Ley de Home Office propiamente dicha, se extiende desde el artículo 330-A hasta 330-K por lo que integra la Ley de Trabajo Mexicana.

Así pues, es una normativa muy específica que aclara la esencia de la modalidad del teletrabajo como la acción de un profesional prestar un servicio remunerado y subordinado utilizando tecnologías de comunicación e información desde un espacio ajeno al perímetro de la empresa y conveniente en términos de infraestructura e instalaciones.

Asimismo, la Ley Home Office entiende como trabajo remoto a un vínculo laboral que se desarrolla más del 40% del tiempo en un lugar seleccionado por el empleado, fuera del entorno corporativo.

Pero, ¿qué dice la Ley Home Office sobre el contrato de trabajo a distancia?

La ley sostiene que las condiciones y peculiaridades del trabajo remoto deben especificarse y celebrarse por medio de un contrato. Entre los aspectos que deben figurar, se incluye:

• Características y la naturaleza del trabajo;

• monto del salario, fecha y lugar de pago;

• equipamientos e insumos de trabajo, así como herramientas y tecnologías que el empleador deba proveer para que el profesional pueda ejercer su función;

• canales de comunicación, carga horaria de trabajo y dinámica de supervisión de los líderes.

Asimismo, según la normativa vigente, la modalidad formará parte de un contrato colectivo firmado entre los sindicatos y las empresas.

Como ves, firmar un contrato de trabajo considerando esta modalidad es una medida totalmente viable desde que tengamos en cuenta los puntos que deben incluirse y las cláusulas atiendan todas las exigencias de los órganos mexicanos que regulan las relaciones laborales.

3 consejos para contratar a distancia

Ahora que conoces la importancia de los contratos laborales a distancia y sabes que estos son documentos con validez legal en suelo mexicano, ha llegado la hora de descubrir algunos tips para contratar a distancia y así, aprovechar al máximo las facilidades del proceso remoto.

1. Define el perfil profesional

Antes de iniciar el proceso de selección de un nuevo colaborador a distancia, es imprescindible tener claro cuál es el perfil de profesional ideal para el puesto.

Así que, con antelación, asegúrate de hacer una lista con los conocimientos, competencias y habilidades necesarias para que el trabajador pueda asumir el puesto a distancia y proporcionar un excelente desempeño.

En este sentido, debemos considerar que, al establecer estos puntos y buscar un profesional que los atienda a rajatabla minimizamos la rotación de funcionarios, así como la inversión con nuevas contrataciones.

2. Aclara todas las dudas del futuro contratado

Una de las formas más efectivas de asegurar que un trabajador contratado a distancia se mantenga en el plantel considerando un largo horizonte de tiempo es proporcionando toda la información necesaria acerca del puesto, del tipo de trabajo y de las cuestiones técnicas, burocráticas y de índole financiera que puedan interesarle.

Asimismo, antes de firmar un contrato laboral a distancia, es crucial que la empresa aclare las dudas del futuro colaborador. Además de crear un vínculo de confianza con el profesional, la empresa puede identificar si el individuo tiene objetivos personales alineados a los corporativos.

3. Utiliza un software de firma electrónica de excelente procedencia

A lo largo de nuestro post, hemos recalcado la importancia de la tecnología en pro de la aparición, difusión y uso de los contratos de trabajo firmados digitalmente. 

De hecho, la firma electrónica es una de las mejores herramientas para garantizar la firma de este tipo de escrito en tiempo y forma.

Con este recurso, las empresas logran contratar profesionales con más fluidez y sin quedarse rehén del sistema logístico por lo que confiere más agilidad, eficiencia y calidad a los trámites derivados de la contratación a distancia.

Firma electrónica y los contratos de trabajo a distancia

Más allá de redactar, editar, enviar y recibir documentos a través de software de gestión de contratos digitales, es imprescindible asegurar que estos documentos se validen formalmente y atiendan las normas vigentes en términos de legalidad.

Las plataformas de firma electrónica de excelencia, reconocidas en el mercado e integradas por funciones de primera generación, permiten que los equipos de gestión de talentos y recursos humanos efectúen las contrataciones de manera rápida, sencilla y sin inconvenientes. 

Además, ofrecen planes de servicios acordes con las necesidades del contratante, las empresas pueden obtener soluciones de acuerdo con el presupuesto disponible para esta finalidad. ¡Y siempre hay una buena opción, independientemente del tamaño o potencial económico de la organización!

Este tipo de plataforma permite lidiar con demandas muy precisas y ofrecer una experiencia suficientemente sencilla y accesible como para que cualquier persona, contando apenas con conocimientos básicos de informática, pueda operar con eficiencia. 

Asimismo, un robusto software de firma electrónica permite aceptar nuevas contrataciones, oportunidades de trabajo y ajustar documentos dondequiera que las partes se encuentren. ¡Esto no es todo!

Esta clase de plataforma puede integrarse con los sistemas y tecnologías que la empresa utiliza. Por lo tanto, es una solución flexible y muy versátil que puede apoyar a los equipos en diferentes etapas de la contratación de personal a distancia. 

¡Hemos finalizado!

Al finalizar la lectura, esperamos que hayas aclarado tus principales dudas sobre los contratos de trabajo a distancia y que te encuentres listo para incluir las tecnologías para realizar este tipo de contratación con toda la seguridad y protección que el proceso amerita.

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