Firma más acuerdos con un contrato electrónico

Publicado en el 21 de Noviembre de 2019. Actualizado en el 25 de Marzo de 2020.

La necesidad de garantizar más seguridad y validez jurídica de distintos tipos acuerdos de crece cada día. Por esto, adoptar un contrato electrónico para formalizar tus transacciones es una solución eficiente en tiempos de transformación digital.

Tradicionalmente, el contrato impreso en papel, que contiene firmas manuscritas de distintas partes, era utilizado como la principal herramienta de validación y garantía de seguridad jurídica.

De hecho, con la transformación digital y el cambio en los hábitos de consumo, los negocios son firmados a distancia, basándose en las tecnologías digitales.

Igualmente, transacciones de compras, ventas, contratación de servicios, validación de documentos pueden utilizar medios digitales.

Así, los contratos impresos pueden ser sustituidos por contratos electrónicos, alineándose a las demandas digitales, con la ventaja de lograr con más agilidad y economía.

Aún que su popularidad crezca cada día, existen muchas dudas. Una de ellas, muy importante para algunos tipos de negocios, es la posibilidad de firmarse contratos offline.

¿Sería posible? Te contestaremos en siguiente.

¿Qué es un contrato electrónico?

Primero, vale comprender lo que es un contrato electrónico.

Todo contrato electrónico es un documento en el que distintas partes confirman estar de acuerdo sobre un tema específico.

No sólo se asemeja a un contrato tradicional firmado en papel: de hecho, sus términos y condiciones tienen efecto legal, como previsto en la legislación.

La diferencia esencial es el medio utilizado para que el acuerdo sea firmado. No se utiliza el papel, sino el medio digital. Así, no hay firmas manuscritas.

El contrato electrónico es firmado a distancia, con la mediación de una plataforma digital y la adopción de una firma electrónica con criptografía.

¿Para qué sirve?

Por su versatilidad, puedes utilizar la modalidad de contrato electrónico largamente en distintos tipos de acuerdos.

Actualmente, se puede verlos adoptados en diversos casos de uso, por ejemplo:

• Acuerdos de contratación de servicios en línea;

• Compra y venta de bienes;

• Acuerdos comerciales a distancia;

• Documentos relacionados con la contratación de empleados; y muchas otras posibilidades.

Muchas organizaciones prefieren utilizar los documentos electrónicos porque son válidos jurídicamente y les ayudan lograr con más agilidad y flexibilidad.

¿Contrato electrónico offline, es posible?

Además de los desafíos frecuentes en los procesos de acuerdo (tiempo de revisión de documentos, tiempo de firma etc.), inestabilidad o indisponibilidad permanente de conexión pueden poner a perder una etapa fundamental: el cierre del contrato.

Por lo tanto, transacciones importantes de ventas y decisiones deben ejecutarse a tiempo y modo, sin obstáculos.

De hecho, aún que promueva la transformación digital en las empresas, los contratos electrónicos pueden ser firmados offline cuando no existe conexión con la internet.

Por ejemplo, hay actividades profesionales ocurren a distancia, en locales donde las conexiones con la internet no tienen cualidad.

Así, con foco en facilitar la formalización de nuevos acuerdos, la tecnología de las firmas electrónicas permite que los contractos sean formalizados por usuarios remotos.

Tecnología es la clave

Para garantizar que todos los acuerdos sean firmados, es necesario utilizar herramientas que funcionen online y offline.

Por ejemplo, la plataforma Docusign anticipa estas ocurrencias y ofrece la posibilidad de firmar un contrato offline. Así, puedes disfrutar de todos los recursos para generar más negocios, firmando un acuerdo a distancia y sin conexión con la internet.

De hecho, puedes recopilar informaciones y firmas asociadas a documentos y acuerdos cerrados remotamente y salvar todo offline.

O sea, el usuario puede generar sus contratos y firmarlos electrónicamente similarmente al modelo online, en cualquier momento y lugar, mismo sin conexión.

Todavía, hay una advertencia con relación a la conclusión del contrato electrónico de manera remota. Seguro se puede firmarlo offline y salvar su progreso. Pero, la plataforma concluirá todas las operaciones de criptografía y almacenamiento del documento ya firmado cuando esté conectada.

En otras palabras: puedes demandar a su cliente que firme un acuerdo offline. Pero cuando tu conexión sea restaurada, el proceso de firma será debidamente concluido y el contrato podrá ser enviado para otros interesados o salvado en la nube.

Para que todo se quede más claro, a siguiente presentamos 3 pasos sencillos para firmar documentos offline con Docusign:

1. Carga el documento en la plataforma. Puedes utilizar variadas extensiones de archivos. Los más comunes son “.pdf” y “.docx”;

2. Arrastra y suelta tu firma electrónica u otras informaciones en los campos predefinidos en el documento: texto, campos de fecha, firma y otros;

3. Completa y envía el contrato firmado así que restablezca tu conexión;

Por fin, la posibilidad de crear un contrato electrónico de modo offline va a garantizar a total disponibilidad de tu negocio, no importa las condiciones.

Pero, ¿qué hay de la validez jurídica?

La relación jurídica de los contratos electrónicos

Ahora bien, para los contratos electrónicos existe una relación jurídica que vale la pena destacar. En México, la validez es reconocida de igual manera para los contratos celebrados en papel como para el contrato electrónico.

Retomando lo que hemos hablado sobre esta forma de contratación, los contratos electrónicos son acuerdos que se perfeccionan mediante un intercambio electrónico de un dispositivo a otro.

Así, en los contratos electrónicos no siempre se cuenta con un documento en el que estén asentados los datos, derechos y obligaciones de los contratantes, sin embargo puede generarse un “documento digital” generado por medios electrónicos donde se establecen las condiciones para los contratantes.

¿Y qué pasa con la certeza jurídica?

Uno de los puntos que más preocupan a las organizaciones e incluso a los particulares, es la falta de certeza jurídica en la contratación electrónica. Sin embargo, las tecnologías están evolucionando constantemente y su uso se ha diversificado incluso hasta el ámbito gubernamental para facilitar trámites administrativos.

Al respecto, la mejores plataformas son las que facilitan la formalización de acuerdos utilizando la firma electrónica — que en muchos países como el nuestro, ha representado una solución ante el problema de inseguridad jurídica en la contratación — y con la cual una persona puede firmar un documento y presentar evidencia de la transacción.

Con esto en mente, el contrato electrónico cumple con todas las características y sirve a los mismos fines de un contrato en papel y sirve para dar validez a cualquier acto jurídico en el que se utilice.

¿Cómo puedo tener certeza de la validez jurídica de un contrato electrónico?

Si en la celebración de un acuerdo puedes tener evidencias electrónicas proporcionadas por una plataforma autorizada para ello en el país, entonces se puede asegurar que existe validez jurídica en el acuerdo entre las partes que hayan dado su consentimiento en el documento.

En los contratos electrónicos, las dos partes involucradas cuentan con una transacción segura y pueden tener registros y evidencias que son totalmente válidas ante un juez.

¿Qué dice la legislación mexicana?

Para adentrarnos más en la legislación mexicana, la cual reconoce la validez de los acuerdos pactados por medios electrónicos, el Código Civil Federal establece que:

Artículo 1811.- "La propuesta y aceptación hechas por telégrafo producen efectos si los contratantes con anterioridad habían estipulado por escrito esta manera de contratar, y si los originales de los respectivos telegramas contienen las firmas de los contratantes y los signos convencionales establecidos entre ellos.

Tratándose de la propuesta y aceptación hechas a través de medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología no se requerirá de estipulación previa entre los contratantes para que produzca efectos."

Y por su parte el Código de Comercio en su artículo 89 bis, dice lo siguiente:

Articulo 89 bis.- "No se negarán efectos jurídicos validez o fuerza obligatoria a cualquier tipo de información por la sola razón de que esté contenida en un mensaje de datos."

¿Qué aprendemos de la legislación con respecto a la contratación electrónica?

Podemos entenderlo a través de dos aspectos que se aplican a los contratos electrónicos:

• El principio de equivalencia funcional.

• El principio de no discriminación.

El primero se refiere básicamente a que la información contenida en el documento electrónico, tendrá los mismos efectos que un documento soportado en papel.

El principio de no discriminación por su parte, se refiere a que los efectos jurídicos expresados por el contratante deben respetarse, independiente del formato, bien sea en papel o electrónico, en que haya sido emitida la declaración.

¿Conoces la diferencia entre contrato electrónico y consentimiento electrónico?

Es común encontrar estos términos utilizados en la información relacionada con el tema, por eso consideramos que es importante aclarar las diferencias entre estos dos conceptos, pues fácilmente podrían confundirse.

Veamos:

El contrato electrónico se distingue particularmente por el vehículo utilizado para expresar la voluntad de los declarantes.

Sus características distintivas, son:

• está escrito y contenido en soporte electrónico;

• está firmado digitalmente por las dos partes.

Por su parte, el consentimiento electrónico es el que le da sentido al contrato. Dicho de otra manera, el consentimiento es el que determina al contrato como tal, es la forma de expresar la voluntad —consentimiento. Así, podemos hablar de contratos en los que el consentimiento se expresa electrónicamente.

En los contratos electrónicos, la única diferencia con un contrato tradicional, es el formato, en este caso electrónico, en el que se presenta el acuerdo. Sin embargo, no solo la oferta debe ser electrónica, sino la celebración de la contratación debe ser de este modo.

¿Qué dice la ley sobre la presencia física de las partes?

Podemos decir que la naturaleza de un contrato, obliga a cumplir a las partes que firmaron, sin importar su presencia física o que deban tener una comunicación instantánea.

De igual manera aplica para los contratos electrónicos, que incluso tienen la ventaja de permitir que se cierren acuerdos en tiempo y forma sin depender de la presencia física.

La legislación mexicana se ha adaptado a la evolución de las formas de contratación, para este caso, la contratación electrónica.

De igual forma las tecnologías han avanzado constantemente para hacer frente a los riesgos que pueden presentarse, y cabe aclarar que los riesgos siempre han existido aun cuando los contratos se realizaban de la manera tradicional. El contrato electrónico tiende a mitigar los riesgos y ofrece seguridad y validez en el proceso.

¿Tu empresa ha iniciado la transformación y ha incorporado el contrato electrónico?

Contamos con soluciones para optimizar los procesos de acuerdos en tu empresa y además de otras aplicaciones del ciclo de gestión de documentos.

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