Contrato de trabajo con firmas electrónicas: la nueva solución

Publicado el 15 de Julio de 2020, actualizado el 23 de Noviembre de 2022

En los últimos años, los procesos de contratación han sufrido varios cambios, sobre todo a partir de la pandemia. Con la adopción de la modalidad híbrida y remota por parte de muchas empresas, firmar un contrato de trabajo con el talento adecuado se convirtió en un gran reto.

Sin embargo, gracias al desarrollo de la tecnología, existe una solución eficaz para resolver esta problemática y que ofrece aún más beneficios a los departamentos de recursos humanos de las empresas.

En este artículo, te explicaremos la importancia de contar con un contrato de trabajo, la posibilidad de firmarlos electrónicamente y los beneficios de implementar la firma electrónica en tu departamento de recursos humanos.

¿Quieres saber más al respecto? ¡Continúa la lectura!

¿Por qué es importante contar con un contrato de trabajo?

Sabemos que para las empresas es indispensable contar con un expediente completo sobre los colaboradores que conforman los departamentos. ¡Y el contrato de trabajo es el primer documento que debe estar a la mano en este expediente!

En este documento constan las condiciones laborales de cada persona, que van desde horarios, puesto y salario hasta la lista de actividades a desempeñar dentro de la empresa, causales de rescisión laboral, entre otras cuestiones importantes.

De no contar con un contrato de trabajo, las consecuencias podrían ser bastante graves para la empresa, iniciando con la imposibilidad de demostrar en un juicio las condiciones laborales del trabajador.

Tips para la firma de un contrato laboral

Firmar un contrato laboral implica la sujeción de las partes a cláusulas preacordadas por las cuales quedarán obligados, además, también significa que este proceso debe realizarse tomando en cuenta las mejores prácticas y tecnologías aplicables para ganar en productividad, rapidez y tener un flujo de trabajo más sustentable.

A continuación, presentamos los mejores consejos para la firma de un contrato laboral.

1. Usa la firma electrónica para una contratación efectiva y rápida

Las firmas electrónicas se han convertido en un aliado estratégico para una firma de contrato laboral efectiva. Esto se debe a que esta solución permite prestar consentimiento desde cualquier lugar, de manera segura y su uso está avalado por la legislación mexicana.

¡Abajo lo aclaramos punto a punto!

Sí, se puede firmar electrónicamente un contrato de trabajo

¡Sí! Un contrato de trabajo puede ser firmado electrónicamente, tanto por el patrón como por el trabajador.

De la misma manera en que ocurre con la firma autógrafa, el contrato debe ser firmado por ambas partes, de lo contrario, se puede invalidar la totalidad del documento y provocar serias consecuencias para ambas partes.

Toma en cuenta que la firma electrónica puede ser implementada para cualquier tipo de documento que tenga formato electrónico. De esta manera, puedes implementar la firma electrónica para cualquier tipo de contrato que se requiera dentro o fuera de la empresa.

En este sentido, el departamento de recursos humanos no solo se encarga de llevar a cabo la contratación del empleado, sino de gestionar la nómina, asistencias, y toda comunicación institucional con los equipos de trabajo, tareas para las que también sirve la firma electrónica.

La firma electrónica es una herramienta totalmente legal en México

La firma electrónica sí es reconocida en México— y en la mayoría de los países del mundo, como los países que integran la Unión Europea, Estados Unidos y Canadá, entre otros— y contiene una regulación clara y concreta que favorece su uso.

Es importante resaltar que la firma electrónica se le otorga la misma validez jurídica que la firma autógrafa — que se plasma con el puño y letra de cada persona—, tanto por la legislación civil, mercantil y laboral de nuestro país.

En cuanto a la legislación civil y mercantil, se establece de manera clara que el consentimiento de las personas puede ser de manera expresa a través de medios escritos, verbales y medios electrónicos, dando el mismo grado o jerarquía a cualquiera de estos.

Además, no se requiere del consentimiento previo de las partes para que el consentimiento otorgado por medios electrónicos sea jurídicamente válido.

Por otro lado, la legislación laboral mexicana establece de manera expresa que la firma electrónica es admisible como prueba en todo proceso laboral, dotándola de un carácter de posibilidad de uso y medio probatorio de las condiciones de trabajo.

Si implementas la firma electrónica en los documentos que conforman la relación laboral, darás mayor seguridad y certeza jurídica a la empresa, puesto que será más fácil probar cualquier cuestión relacionada con el empleado en el caso hipotético de un juicio.

Contratación a distancia es posible gracias a esta tecnología

Los elementos necesarios para llevar a cabo una contratación son: la empresa contratante, la persona a contratar, el contrato de trabajo y los documentos que acompañan al contrato.

La firma electrónica otorga la posibilidad de llevar a cabo la contratación a distancia, pues se reúnen los elementos necesarios para que la empresa y la persona firmen el contrato de trabajo y los documentos que deban ser anexados al mismo.

2. Crea términos y políticas internas

Los contratos de trabajo deben incluir detalles sobre la duración prevista de una relación laboral. Si se espera que tenga una duración de seis meses, por ejemplo, es fundamental incluirlo en esta sección.

Si no tienes en mente la duración de la relación laboral, es decir, que sea indeterminada, también debe ser dejado por escrito. Esto asegura que los empleados entiendan por cuánto tiempo serán compensados ​​y si se espera una fecha de finalización.

3. Aprovecha las ventajas de lo digital: ve sin papel, reduce los costos y evita procesos innecesarios

La firma del contrato laboral tradicional requiere enviar el documento por correo electrónico al nuevo empleado, quien debe imprimirlo, firmarlo, escanearlo y enviarlo por correo electrónico a la empresa. Es un proceso extremadamente tedioso que se puede arreglar fácilmente sin papel.

Gracias a soluciones digitales como la firma electrónica, eliminarás los costos asociados con la impresión, el envío y el almacenamiento de acuerdos, lo que suma un ahorro promedio de USD $36 por acuerdo. También, elimina los costos ocultos asociados con el error humano, cuyo procesamiento puede costar hasta 4 veces más que los contratos presentados correctamente la primera vez.

Beneficios de la firma electrónica en los contratos laborales

Así pues, la firma electrónica dota de múltiples beneficios a las empresas en las distintas áreas o departamentos que implementen esta solución, ente los cuales podemos enunciar los siguientes:

1. Mejora la seguridad y certeza jurídica de la empresa

Recordemos que la firma electrónica es tan válida como la firma autógrafa y que es útil como prueba dentro de un juicio laboral.

Si implementas la firma electrónica en los documentos que conforman la relación laboral, darás mayor seguridad y certeza jurídica a la empresa, puesto que será más fácil probar cualquier cuestión relacionada con el empleado en el caso hipotético de un juicio.

2. Olvídate del papeleo

Uno de los dolores de cabeza más grandes de los departamentos de recursos humanos es llevar a cabo el proceso de contratación y gestión del personal con exceso de papeles que resultan complejos de manejar y almacenar.

Con la firma electrónica, tendrás la posibilidad de firmar los contratos y documentos necesarios a través de un software que te permitirá no generar el exceso de papeles y almacenarlos inmediatamente en la nube.

3. Gestiona más rápido la contratación

Desde reunir los documentos hasta fijar citas para la firma del contrato, asegurarse de que todos los documentos sean firmados, almacenar y gestionar el expediente de cada empleado puede ser un proceso que puede llevar días o semanas.

La firma electrónica te permitirá gestionar de manera rápida y eficiente el proceso de contratación de personal, pues la persona a contratar también podrá atender con mayor celeridad los requerimientos del departamento de recursos humanos.

4. Ayuda al medio ambiente

Al evitar imprimir todos los documentos inherentes a una contratación, ayudarás a reducir el consumo de papel dentro de la empresa, generando un menor impacto ambiental en el proceso operativo del establecimiento, aspecto que desde luego no puede ser ignorado.

5. Control efectivo de los expedientes de recursos humanos

La firma electrónica de los contratos y documentos, permitirá que el proceso de contratación sea más sencillo y ordenado, por lo que lograrás el control efectivo del departamento de recursos humanos.

La implementación de la firma electrónica en el contrato laboral, así como en los documentos que requieren ser firmados por los empleados o el departamento de recursos humanos, traen consigo múltiples ventajas que beneficiarán en gran medida a la empresa.

La firma electrónica es la herramienta que soluciona cualquier obstáculo para la contratación de nuevo personal e integrar el equipo de trabajo ideal.

Si quieres conocer la manera en que podemos ayudarte a implementar esta solución en tu empresa de manera fácil y rápida, ¡entra en contacto con nosotros!