¿Qué es la contratación electrónica y cuándo es prudente usarla?

A raíz de la transformación digital, motorizada por el avance de las tecnologías, algunos procedimientos que antes eran imposibles realizar a distancia, ahora son técnica y jurídicamente viables.

Uno de ellos es la contratación electrónica, acción que en otros tiempos no podía hacerse de manera remota.

En este artículo, te enseñaremos todo lo que tienes que saber sobre la contratación electrónica: qué es, cómo funciona y cuál es la información necesaria para realizar contratos electrónicos.

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¿Qué es la contratación electrónica?

El concepto de contrato electrónico hace referencia a todo aquel acuerdo de voluntad establecido por medio de herramientas electrónicas donde los firmantes se comprometen al cumplimiento de lo establecido. Incluye tanto el manejo del tratamiento de la información como el almacenamiento de esos datos.

Un contrato electrónico conserva las características básicas del contrato tradicional y sus términos y condiciones tienen efecto legal.

La contratación electrónica involucra diversos aspectos, entre ellos, el más común es la firma de convenios de compra o venta de cualquier producto, bien o servicio.

¿De qué forma se utilizan contratos electrónicos?

Debido a su versatilidad y seguridad, este formato puede utilizarse para concretar acuerdos de todo tipo. En general se puede establecer en circunstancias como las siguientes:

• En función de los intervinientes, es decir, en aquellos contratos mercantiles y de consumo donde una de las partes es consumidor final.

• De acuerdo con el modo de ejecución, es decir, con los contratos directos (que se firman 100% digitales) o los indirectos (donde se requiere la ejecución física de algún punto del proceso).

• Según la forma de manifestación de voluntad, es decir, puede ser puro (donde las partes dan su consentimiento de forma 100% electrónica) o mixto (el cual se suscribe una parte en digital y otra físicamente).

• Y de acuerdo con el objeto por el que se realice el contrato. bien por entrega (de un producto) o de prestación (cuando se presta algún servicio).

¿Cuál es la información que se requiere previo a la firma de un contrato electrónico?

Previo a la firma de un contrato electrónico debes contar con la siguiente información:

1. Cuáles son los trámites que es preciso realizar, a fin de dar validez al contrato.

2. Si el documento electrónico con el que se formaliza el contrato va a ser archivado, o si el cliente que recibe el producto o bien va a tener acceso a él. En el segundo caso, cómo lo hará.

3. Cuál será la forma en que el destinario podrá corregir los errores en la introducción de los datos para formalizar la contratación.

4. El idioma en el que se formalizará.

Hoy en día existen soluciones digitales que facilitan el proceso de elaboración, envío y firma del contrato de manera automatizada, de manera que este paso es muy ágil y prácticamente gestionado por la plataforma.

La firma de contratos electrónicos y el uso de la tecnología

Con el fin de garantizar que se pueda concretar una contratación electrónica, es preciso el uso de herramientas que se puedan emplear online y offline.

Actualmente existen plataformas digitales que te permiten facilitar la suscripción de contratos electrónicos de diferentes tipos para adquirir productos y servicios.

Aplicaciones a través de la nube

Cada día son más las aplicaciones que son adoptadas desde la nube.

Un ejemplo común del uso de la contratación electrónica es el SaaS (Software como Servicio), en el cual las empresas invierten en suscripciones de software con pagos recurrentes, en lugar de adquirir la licencia.

Dichas empresas contratan las aplicaciones de acuerdo con sus necesidades. Estas aplicaciones adoptadas desde la nube, han cambiado totalmente la comercialización de la tecnología.

Con esto ya no existe TCO porque la propiedad del software no existe más, sino que las empresas pueden hacer uso de este de acuerdo con el alcance contratado. Así, los pagos son recurrentes tras la suscripción y a la conveniencia del cliente: mensuales semestrales o anuales. Uno de los ejemplos más comunes son los servicios de Netflix, Spotify u Office 365.

Las suscripciones de contratos electrónicos a través de software solucionan situaciones recurrentes de los equipos de tecnología artificial, como actualizaciones periódicas y soportes técnicos para tecnologías antiguas.

El uso de la firma electrónica

Una herramienta muy útil para la de contratación electrónica es la firma electrónica, que es un tipo de autenticación que reemplaza a la firma autógrafa y que tiene la misma validez.

¿Cuáles son las ventajas del uso de la firma electrónica en la contratación electrónica?

Algunas de las ventajas de utilizar esta solución tecnológica son las siguientes:

• Facilita la gestión de los contratos.

• Permite firmar de manera remota, desde cualquier parte del mundo.

• Es una solución omnicanal: se puede llevar a cabo desde cualquier dispositivo electrónico.

• El procedimiento se hace efectivo en tiempo real.

• Reduce costos.

• Permite una mayor organización.

• Es totalmente segura, pues los documentos no pueden ser alterados ni editados.

• Aumenta la productividad de las empresas y agiliza sus flujos de trabajo.

• Optimiza la experiencia de los clientes y usuarios.

• Reduce el uso de papel.

Casos de uso de la firma electrónica en la contratación electrónica

A continuación, te presentamos algunos de los casos más comunes de uso de la firma electrónica en este tipo de contratación:

• Validación y aceptación de contratos con sucursales bancarias.

• Acuerdos de contratación de servicios en línea.

• Compra y venta de bienes.

• Acuerdos comerciales a distancia.

• Aprobación de documentos organizacionales.

• Notificaciones comerciales.

• Contratos de trabajo.

• Documentos de renta.

• Notificaciones de cambio de términos y condiciones de uso.

• Notificaciones corporativas.

¡Llegamos al final!

La suscripción de una contratación electrónica es totalmente posible, gracias a los recursos que existen hoy en día y que van de la mano con la tecnología.

Lo importante es que te atrevas a usar las herramientas que te brinda la era digital para poder establecer contratos seguros, rápidos y confiables.

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