Contabilidad analítica: ¿Cómo puede eficientar los procesos de gestión de una PYME?

Las empresas usan la contabilidad analítica por varias razones, todas las cuales dependen de la información adicional que nos brinda y pone a disposición para ayudar con los procesos de toma de decisiones.

Uno de los propósitos es identificar los costos que surgen con el tiempo con la esperanza de reducirlos; también es una manera útil de reconocer aumentos de ingresos temporales o regionales específicos para que los líderes empresariales intenten mantenerlos.

En un sentido más general, las empresas pueden desarrollar visiones más personalizadas de sus finanzas, que tienen más valor para los gerentes de negocios de las PyMEs.

Lee hasta el final, en este contenido vamos a explicar en detalle qué es la contabilidad analítica y cómo el uso de datos valiosos puede eficientar los procesos en una pequeña o mediana empresa.

Contabilidad analítica: ¿qué es?

La contabilidad analítica utiliza muchas de las mismas medidas financieras que las empresas rastrean y registran para sus presupuestos y estados financieros. La diferencia clave es que muestra datos económicos de varias formas en función de las necesidades y preguntas del analista, en lugar de simplemente equilibrar las cuentas.

Para que se entienda mejor, vamos a dar un ejemplo:

Imaginemos que un gerente de proyecto supervisa el lanzamiento de un nuevo producto y puede utilizar este método para revisar los costos de marketing semana a semana o de una ubicación geográfica a otra, en otras palabras, este profesional tiene un amplio espectro de búsqueda basados en los datos recabados en el big data.

Esta información es un ejemplo del impacto significativo que tiene la contabilidad analítica para las PyMEs.

A ciencia cierta, ¿por qué es importante para una PyMEs?

Como venimos diciendo, con la contabilidad analítica los contadores utilizan el análisis de datos para ayudar a las PyMEs a descubrir información crítica dentro de sus finanzas, identificar mejoras de procesos que pueden aumentar la eficiencia y administrar mejor el riesgo.

Un negocio escala y rentabiliza con una instalación sólida con data analytics nos brinda el conjunto de herramientas necesarias para contribuir en el fortalecimiento económico de la organización, lo que desencadena en una mejora de competitividad.

Analítica en la contabilidad: ¿Cuáles son sus ventajas en la gestión de una PyMEs?

Para manejar mejor los macrodatos, es importante comprender cómo los 4 tipos clave de análisis de datos hacen de la contabilidad analítica indispensable para las empresas:

1. Análisis descriptivo: ¿qué está sucediendo?

Es empleado con mayor frecuencia e incluye la categorización y clasificación de la información. Los contadores informan sobre el flujo de dinero a través de sus organizaciones: ingresos y gastos, recuentos de inventario, impuestos sobre las ventas recaudadas.

La presentación de informes precisos es un sello distintivo de las prácticas contables sólidas. La compilación y verificación de grandes cantidades de información es fundamental para la precisión en este reporte.

2. Análisis de diagnóstico: ¿Por qué sucedió?

Los diagnósticos son usados para monitorear cambios en los datos. Los contadores analizan periódicamente las variaciones y calculan el rendimiento histórico.

Debido a que este historial es a menudo un excelente indicador del desempeño futuro, estos números son críticos para construir pronósticos razonables.

3. Análisis predictivo: ¿qué va a pasar?

Aquí, la información es empleada para evaluar la probabilidad de resultados futuros. La contabilidad analítica es indispensable para elaborar pronósticos e identificar los patrones que la dan forma.

Cuando los contables actúan como asesores de confianza y elaboran este tipo de actividades, los gerentes de negocios se vuelven cada vez más confiados en seguirlos debido a la asertividad de sus actos.

4. Análisis prescriptivo: ¿Qué debería suceder?

Las acciones tangibles, y las decisiones comerciales importantes, surgen de la analítica prescriptiva.

Los contadores usan los pronósticos creados para hacer recomendaciones para próximas oportunidades de desarrollo o, en algunos casos, alertan sobre malos posibles escenarios o decisiones.

¿Cómo puede girar la rueda de la contabilidad analítica en tu PyMEs?

El primer paso es utilizar la tecnología adecuada para la recabación de datos y la emisión ágil de informes, contratos, entre otro tipo de documentos. Herramientas digitales como la firma electrónica, son una de las alternativas ideales para eficientar todo el proceso.

Luego, para utilizar la contabilidad analítica, debemos iniciar clasificando, informando y analizando las transacciones financieras en función de nuestras necesidades comerciales específicas con dimensiones de transacción como centro de costos, beneficios, región o tiempo, por ejemplo.

Lo siguiente es crear códigos de dimensión de transacción particulares para aquellas que se encuentran en el libro mayor, eliminando la necesidad de analizarlos sobre la base de segmentos de cuenta.

Asimismo, puedes aplicar códigos de dimensión a la cuenta compras/inventario, para un seguimiento inmediato y en tiempo real al ingresar una gestión de orden de compra.

Una vez que hayas creado las dimensiones, códigos de transacción y sus correctas asignaciones, ahora tendrás la opción de utilizar las consultas dirigidas por el asistente. Este tipo de consultas te permitirán crear informes de varios niveles y colocar datos en Excel para su rápido análisis.

Por otro lado, nos permite evaluar movimientos en toda la empresa con integración en otros módulos en Dynamics GP; incluyendo GL, gestión de cuentas por cobrar, por pagar, inventario, SOP, POP, gestión de subvenciones y conciliación bancaria.

Si mantenemos un presupuesto para estos proyectos, podremos ingresar uno específico en la contabilidad analítica usando una importación de datos basada en Excel. 

En este caso, tendrás la posibilidad de seleccionar una fecha de inicio y finalización para respaldar presupuestos de diferentes intervalos, ya sean trimestrales, semestrales o multianuales; mientras mantenemos intactas las opciones existentes para el año fiscal.

¡Es todo por ahora!

Veo que te interesa la digitalización, ¿qué tal si la sigues aplicando en tu empresa con una herramienta escalable como la firma electrónica? 

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