Constancia de trabajo: ¿Qué es y para qué sirve?

Las constancias de trabajo son documentos que brindan muchas oportunidades profesionales. Por esta razón, es tan importante comprender su importancia y cómo emitirlas exitosamente.

Estos documentos suelen ser solicitados para realizar distintos trámites; entre los más frecuentes se encuentran los financieros.

En este artículo te explicaremos qué es una constancia de trabajo, para qué sirve, cómo puede firmarse digitalmente y de qué forma te ayuda Docusign.

¡Comencemos!

¿Qué es una constancia de trabajo?

Es un documento que tiene como propósito constatar la situación laboral de una persona, y por lo general es solicitada en trámites como solicitud de créditos (automotriz o hipotecario), renta de bienes raíces, solicitud de visas o como complemento a una petición de trabajo. 

Acredita o certifica que una persona se encuentra o se encontró desempeñando una actividad laboral dentro de una empresa.

Incluye datos como:

• Dirección del empleo;

• Cargo;

• Información personal;

• e incluso el salario mensual del trabajador.

Las constancias de trabajo se han transformado en componentes muy importantes para los trabajadores de una empresa, es por ello que este tema no debe ser abordado de manera improvisada.

¿Para qué sirve la constancia laboral?

La constancia de trabajo tiene como objetivo fundamental contribuir con el trabajador a la obtención de un nuevo empleo. Si puede demostrar de modo oficial su trayectoria profesional, las probabilidades para obtener el nuevo trabajo serán más altas.

No obstante, no solo sirve para estos asuntos. En algunas instituciones, puede ayudar con temas relacionados a solicitudes de prestaciones por desempleo y con otro tipo de subsidios.

De igual forma, la constancia de trabajo permite comprobar que el empleado está en condiciones para optar por un nuevo puesto de trabajo o rol dentro de una organización.

A nivel profesional, una constancia de trabajo es tan importante como un CV, ya que cuando el trabajador no tiene cómo demostrar su experiencia laboral previa, puede verse comprometido en los procesos de contratación. 

Con la constancia laboral este percance se resuelve, puesto que se tiene un elemento para constatar las experiencias de trabajo previas de un candidato.

Como este documento contiene la firma del superior y el sello de la empresa emisora, representa un componente importante para cualquier departamento de Recursos Humanos. 

¿Qué debe contener una constancia de trabajo?

Esto depende del país, pero existen ciertas pautas generales que debe contener cada constancia laboral:

• Información fiscal de la firma.

• Datos fiscales del empleado.

• Tipo de contrato que tienen entre empleado y empleador.

• Datos concernientes a vacaciones no disfrutadas.

• Información relacionada con contribuciones parafiscales del trabajador.

Esta es la información esencial de una constancia de trabajo en uso. No obstante, pueden existir más. Se tienen que recolectar datos que suelen obviarse, pero que son importantes, por ejemplo:

• Información personal del empleado.

• Datos de contacto de la empresa.

Además, en este documento también se debe anexar la trayectoria del empleado en la compañía. Es importante destacar que un trabajador no siempre hace lo mismo en una empresa; por ejemplo, puede tener ascensos o cambios de departamentos. Esto muestra la sinergia y eficacia del trabajador.

¿Qué cosas no se deben incluir en la constancia de trabajo?

En el momento que un empleado desea que se le otorgue una constancia laboral, muy probablemente tenga miedo a que se anexe el cese contractual. Esto pasa porque al trabajador se le despide o no se le renueva el contrato por algún tipo de problema.

Sin embargo, las leyes de muchos países fomentan la confidencialidad en este aspecto, ya que es importante no condicionar al próximo empleador.

Aunque no hay que olvidar que sí contiene las funciones desempeñadas, el salario, el tiempo de servicio y el tipo de contrato.

¿De qué forma se obtiene una constancia laboral?

Previo a considerar los aspectos que se compartirán en este apartado, te mencionamos una cuestión que muchos pasan desapercibido: pedir una constancia de trabajo cada vez que inicies en un nuevo empleo.

Ten presente que el mercado cambia y esto puede provocar que algunas empresas desaparezcan. Así que esto podría complicar la obtención de este documento en el futuro.

Por otra parte, en caso de que una firma no tenga disposición de entregar una constancia laboral, se pueden tomar medidas legales contra la misma.

Este documento es especialmente valioso para acceder a varios beneficios como algún subsidio por desempleo, por lo que debes hacer valer tus derechos en caso de que te nieguen tu constancia.

En lo referente a la obtención del certificado laboral, considera los siguientes aspectos:

• Informa a tu jefe o empleador previo que deseas obtener el documento.

• Si se presenta alguna demora, comunícate con la persona encargada de emitir la constancia. De igual forma, cerciórate de que los datos sean apropiados y que contenga la firma del director de la empresa.

¿Cómo firmar una constancia de trabajo?

Una constancia laboral se puede firmar de manera autógrafa, pero también de manera electrónica. Esto es válido para aquellos que emiten el documento, que generalmente son los miembros del equipo de RRHH.

Las firmas electrónicas son seguras, válidas jurídicamente y ampliamente aceptadas en la mayoría de las transacciones comerciales en todo el mundo; por lo que el uso de esta herramienta es válido para variados documentos digitales, incluidos los contratos de trabajo.

Las empresas que cuenten con una solución de firma electrónica podrán agilizar la creación, el envío y almacenamiento de la constancia de esta forma:

1. Solo tendrán que cargar el documento en cualquier formato.

2. Rellenar los campos estándar o personalizados con la información del colaborador.

3. Añadir la firma.

4. Enviar el enlace del documento por correo electrónico.

Esta herramienta le proporciona grandes beneficios a las empresas, especialmente porque agilizan el proceso de emisión de las constancias y mejoran la trazabilidad y el almacenamiento de los documentos emitidos.

Conoce las ventajas de Docusign

La implementación de una herramienta de firma electrónica permite que las constancias de trabajo sean gestionadas por las empresas de forma segura y rápida, desde cualquier dispositivo en cualquier lugar. Además, garantiza el cumplimiento de tu organización al contar con validez jurídica en México.

Gracias a la implementación de la firma electrónica, es posible eficientar las operaciones del departamento de RRHH, así completar los acuerdos y las firmas de documentos en menos tiempo.

Además, firmar las constancias de trabajo de manera electrónica, contribuye a reducir los costos operativos y a aumentar la productividad de los trabajadores del departamento. Esta solución ahorra las tareas manuales tediosas y le brinda más confort a tus empleados y clientes.   

¿Qué te ha parecido esta información?

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