¿Cuál es el concepto de integración en las organizaciones?

El concepto de integración juega un papel fundamental en la gestión empresarial moderna, la optimización de las finanzas de la organización y la promoción de la eficiencia interna. 

Aunque el concepto de integración empresarial es comúnmente relacionado con las acciones tomadas como parte del plan de negocios de la compañía, también puede referirse a la unificación tecnológica.

En este contexto, la definición de integración nos remite a cómo combinar tecnologías y sistemas dentro de la empresa con el propósito de aumentar la productividad, ahorrar tiempo en los procesos y obtener mayor rentabilidad.

¿Qué es el concepto de integración?

El concepto de integración hace referencia a mantener unidas las partes de un todo para conseguir un objetivo común. Vale la pena destacar que no está restringido a lo empresarial y es posible encontrar ejemplos de ello en otras áreas.

Sin embargo, en este artículo nos enfocaremos en el significado de integración aplicado a los procesos de unificación de tecnologías y sistemas dentro de las organizaciones, para que funcionen de manera coordinada y eficiente.

Este tipo de integración empresarial apunta a agrupar aplicaciones de negocio, datos, cloud computing (servicios en la nube), programas de software especializados y dispositivos electrónicos en un sistema unificado.

La esencia de la integración es la conexión de los componentes críticos utilizados en diferentes departamentos de la compañía, de manera que sea posible para los colaboradores trabajar de forma cohesionada.

Para ello, la empresa puede ejecutar una o varias integraciones dependiendo de sus necesidades y los elementos involucrados. Por ejemplo:

• Integración con aplicaciones empresariales.

• Integración de datos.

• Integración con servicios en la nube.

• Integración con la interfaz de programación de aplicaciones (API) para el intercambio de fuentes de datos.

• Integración de plataforma.

• Integración de procesos y flujos de trabajo.

• Integración de dispositivos.

Ejemplos de integración

Gracias a la transformación digital en las empresas, el uso de integraciones tecnológicas es cada vez más generalizado en las organizaciones para gestionar con eficiencia procesos internos, como por ejemplo, el onboarding.

Antes de avanzar con el proceso de unificación, es indispensable conocer cuáles son las necesidades, requerimientos y áreas problemáticas de la compañía que precisan de este tipo de abordaje estratégico.

Con esta información, puedes elegir las integraciones que mejor se adapten al flujo de trabajo de tu organización. Entre las más populares, se encuentran los sistemas ERP y las plataformas CRM.

ERP's

Los ERP (Enterprise Resources Planning) permiten integrar todos los procesos inherentes a la administración de la empresa, aunque se trate de departamentos tan diferentes como ventas, recursos humanos y logística.

CRM's

Por otra parte, los CRM (Customer Relationship Management) están enfocados a la gestión de las relaciones con los clientes, el aumento de las ventas y la conversión de compradores potenciales que forman parte del público objetivo.

Un ejemplo de la versatilidad y utilidad de los CRM es Salesforce, la cual cuenta con una base de datos centralizada e integra en una única plataforma las áreas de marketing, atención al cliente, ventas, comercio y TI.

APIs

Muchos de los sistemas empresariales modernos siguen usando aplicaciones independientes, lo que obliga a los usuarios a cambiar manualmente entre uno y otro para completar una sola tarea. Sin embargo, los flujos de trabajo entre múltiples aplicaciones sería más simple y eficiente si hubiera conectores entre las aplicaciones. 

De la misma forma que nuestros dispositivos personales comenzaron a integrarse unos con otros, es posible generar la misma experiencia fácil y eficiente con soluciones empresariales. Es el caso de Docusign, que puede integrarse en la mayoría de los programas de software empresarial para ayudar a optimizar los flujos de trabajo contractuales. 

Estas integraciones se hacen por medio de APIs nativas o diseñadas de acuerdo con la necesidad de cada industria. Las APIs permiten establecer conexiones entre distintos software, compartiendo las informaciones de manera más rápida y facilitando la productividad.

¿Qué nos permite la integración?

La importancia de la integración radica tanto en los múltiples beneficios que supone la aplicación de la tecnología en los negocios, como en los objetivos estratégicos que permite concretizar con mayor rapidez.

Es innegable que las integraciones y la automatización mejoran la eficiencia e incrementan la productividad de los equipos de trabajo al eliminar tareas redundantes y acelerar procesos como la identificación de datos duplicados.

De hecho, el 60 % de las compañías afirman que su productividad aumentó al usar un CRM, de acuerdo a FinancesOnline.

De la misma forma, las integraciones facilitan la toma decisiones tácticas al proveer a los colaboradores de información fidedigna, obtenida en tiempo real, sobre la situación actualizada de la empresa y las tendencias del mercado, lo cual resulta esencial para organizaciones como las fintech.

No menos importante es la capacidad de las integraciones de contribuir en el aprovechamiento de los recursos disponibles, reduciendo costos operativos, minimizando errores y ahorrando tiempo.

Prueba de eso es que solo el 9 % de las compañías afirman no haber tenido un beneficio en términos de ROI tras implementar una plataforma ERP.

Asimismo, la integración tecnológica:

• Promueve mayor flexibilidad y capacidad de adaptación a los cambios del mercado.

• Refuerza los sistemas de seguridad encargados de proteger datos sensibles de la compañía.

• Aumenta la competitividad de la empresa frente a sus rivales corporativos, al agilizar procedimientos internos y el tiempo de respuesta al público.

• Ofrece datos relevantes y proyecciones sobre el desenvolvimiento de las áreas de trabajo, información esencial para detectar “cuellos de botella”. 

En definitiva, entender e implementar el concepto de integración en la empresa favorece la organización de los sistemas internos, a la vez que facilita la creación de nuevas experiencias para el cliente e impulsa el rendimiento de los colaboradores.

Estrategias de implementación de la integración

Para implementar la integración tecnológica en una empresa, es necesario considerar el valor que aportará a la organización y sus colaboradores en sus diferentes áreas.

Antes de abordar la integración es fundamental determinar cuáles son las necesidades y los objetivos de la compañía con la implementación. Luego, hacer un inventario de los recursos (financieros, tecnológicos, humanos y materiales) disponibles. También es importante identificarse los departamentos involucrados y los elementos que serán integrados, verificando que programas, componentes y sistemas sean compatibles entre sí, aunque funcionen en diferentes ambientes.

El proceso tiene que ser dirigido por un grupo de especialistas técnicos con experiencia en integración y que, además de aplicarla, puedan ofrecer asistencia a los colaboradores en caso de ser necesario.

Por qué elegir Docusign

Si estás buscando optimizar tus procesos de negocio, considera la implementación de un sistema de gestión de acuerdos. La tecnología de Docusign ayuda a agilizar tus transacciones, asegurar la validez legal de tus documentos y mejorar la experiencia de tus clientes.

La compañía está cambiando la forma de hacer negocios al posibilitar a más de 1,000,000 mil empresas en más de 180 países, firmar, enviar y gestionar documentos desde cualquier dispositivo, con total confianza, en cualquier momento y lugar.