Gestión de compras internacionales: ¿Cómo optimizarla?

En empresas que operan con compras internacionales es imprescindible optimizar los procesos que garanticen el respeto y mantenimiento de los presupuestos y cronogramas, para evitar pérdidas en costos y calidad.

El desafío es aún mayor para una empresa local o nacional, dado que la logística, los trámites de importación / exportación, el pago de aranceles y todo lo que conlleva una transacción internacional requiere de una planificación precisa para evitar atrasos y, en definitiva, pérdidas económicas.

Te invitamos a conocer de qué se trata la gestión de compras internacionales y como se pueden mejorar sus mecanismos interviniendo en diferentes aspectos y aplicando nuevas tecnologías.

¡Quédate hasta el final!

¿Qué es la gestión de compras internacionales?

En una organización empresarial que comercializa productos o servicios siempre existe un departamento de compras que se ocupa de:

• Aprovisionar la generación del producto o servicio;

• Buscar precios y proveedores;

• Administrar los procedimientos comerciales;

• Negociar contratos de abastecimiento;

Cuando una empresa realiza actividades comerciales en diferentes países la cadena de suministro comienza con la gestión de compras internacionales, realizada por el departamento de compras.

En estos casos, se requiere una planificación a mayor escala y una actualización y mejora constante de los procesos a fin de garantizar el abastecimiento y de maximizar las ganancias.

Optimizar la gestión de compras internacionales: un desafío para las empresas

La gestión de compras ha tomado relevancia como un factor de competitividad de las compañías, ya que su correcta planificación permite:

• Procesos más eficientes;

• Ahorro de costos

• Manejo de los stocks más eficaces;

• Mejor uso de los recursos económicos de las empresas;

• Aumento de ganancias;

• Generación de valor empresarial.

Con esto podríamos pensar que la gestión de las compras se planifica y que si se arriba a estos resultados positivos, no se actualizan los procesos. Nada más lejos de la realidad.

En un mundo cambiante, con actores comerciales surgiendo a cada instante, reglas de juego que varían y la irrupción avasallante de la tecnología, la gestión de compras internacionales tiene que adaptarse y perfeccionar sus procesos constantemente.

Son clave para ello, las siguientes acciones de optimización:

1. Alinear la gestión de compras con los objetivos del negocio

Comprender que el área de compras es fundamental en la estrategia del negocio y es imprescindible que se encuentra alineada con ella.

Esta primera optimización permitirá que la gestión de compras se integre completamente al resto de los procesos, sin crear vacíos o pérdidas de tiempo (y dinero).

2. Crear y compartir protocolos o planes de negocio

Derivado del punto anterior, una segunda optimización incluye la incorporación y la utilización de herramientas de trabajo colaborativo (Slack, Zoom, Workspace, entre otros).

Esto permite generar y compartir manuales de identidad corporativa, guías de procedimientos, directivas o cualquier otro documento que se utilice en la gestión de compras y en toda la cadena de suministros.

El acceso a la información permitirá que no haya superposiciones de tareas, malentendidos de logística u otros problemas que retrasen las transacciones y le cuesten dinero a la empresa.

3. Automatizar el aprovisionamiento de mediano plazo

En las operaciones internacionales influyen muchos factores ajenos al proceso comercial.

Problemas como desastres naturales, condiciones climáticas adversas, estallidos sociales, pandemias, huelgas, cambios en disposiciones aduaneras o accidentes pueden retrasar el proceso de compras y la logística.

El aprovisionamiento para cubrir el mediano plazo es la medida de prevención más eficiente para que estas incidencias no afecten la cadena de suministro.

Esta optimización es tarea de los gestores de compras, que la deben ejecutar en tiempo y forma. Además, es posible aplicar una automatización completa con una suite ofimática adecuada y tener los datos siempre actualizados.

4. Revisar periódicamente los contratos

La automatización es un recurso tecnológico relevante, pero la intervención humana es necesaria siempre.

En este sentido es saludable para la empresa hacer una revisión de los contratos cada cierto tiempo para optimizar las condiciones del mismo (formas de pago, cuestiones legales, entre otros).

5. Capacitar al equipo de compras

Esta es quizás una de las optimizaciones más integrales que se pueden aplicar a la gestión de compras, en especial teniendo en cuenta que se trata con clientes y proveedores internacionales.

Formar al personal de compras es tu mejor inversión, ya que los beneficios son múltiples y van desde la ejecución de procesos más eficientes y veloces, hasta un uso correcto y eficaz de la tecnología incorporada.

 6. Asegurar una red de proveedores confiables

Las operaciones comerciales internacionales son un poco diferentes a las locales, puesto que en ellas prevalece la confiabilidad, incluso sobre el precio del producto.

Cuando las compras se hacen en países lejanos, a veces inestables económica y socialmente, la gestión más eficiente es la que garantiza el abastecimiento.

7. Digitalizar los procesos de gestión de compra

Para realizar negocios con clientes internacionales es imprescindible contar con un software para digitalizar la facturación y los documentos que se usan en las transacciones.

Gracias a este mecanismo es posible evitar errores y disponer siempre de la documentación necesaria.

Además, incluir en este plan de digitalización la utilización de la firma electrónica te ayudará a agilizar la celebración de los contratos o de cualquier otro documento que necesite la rúbrica de un responsable.

Cómo las firmas electrónicas facilitan negociaciones internacionales

Las firmas electrónicas y la gestión de contratos digitales ahorran tiempo y dinero a las empresas, además de agilizar todos los flujos de trabajo.

Un caso de éxito de la utilización de firmas y facturas digitales es Bandai, una empresa japonesa del rubro de los juguetes y el entretenimiento interactivo, presente en México hace más de 10 años, que ha mejorado los tiempos de sus gestiones con proveedores y clientes internacionales con las firmas electrónicas de Docusign.

La posibilidad de conectarse y definir negocios sin restricciones de distancias ni horarios te da una ventaja invaluable al poder concretar transacciones comerciales en tiempo real, como compras o cierres de venta. También te permite poner en marcha rápidamente la cadena de suministro que abastece tu negocio.

Hasta aquí este resumen sobre cómo optimizar la gestión de compras internacionales. ¡Te invitamos a no perder más tiempo! Accede a una prueba gratuita para conocer las ventajas de nuestro sistema de firma electrónica.

¡Te esperamos!