¿Cómo reducir costos de TI?

El tema de reducción de costos de TI es muy importante para las empresas, ya que un descontrol puede acarrear graves consecuencias. Pero, quizá te preguntes ¿cómo puedo disminuir los costos en el área sin afectar la calidad de los procesos?

Como sabemos que este tema es importante para la mayor parte de los gestores, decidimos hacer un post completo abarcando los mejores consejos para reducir costos de TI y las principales ventajas de emplear la tecnología para alcanzar este reto.

¡Buena lectura!

Cómo reducir costos de TI: ¡Aquí encuentras los 4 mejores tips!

Podemos adoptar diferentes estrategias para mitigar costos de TI sin perder la calidad, la agilidad de los procesos internos ni comprometer nuestra posición competitiva en el mercado.

En un primer momento, equilibrar todos estos puntos parece una tarea excesivamente compleja, ¿verdad? ¡Pues estamos aquí para quitarte esta idea!

A continuación, hemos separado algunos consejos útiles y muy efectivos para reducir los costos manteniendo un óptimo nivel de calidad, eficiencia operativa y competitividad:

1. Invierte en soluciones en la nube

Una de las tecnologías más prometedoras en el campo de TI es el Cloud Computing, conocido en español como Computación en la Nube. Además de optimizar los costos de TI, sus herramientas son extraordinariamente útiles para promover la movilidad operativa y disponer de recursos escalables.

Como son soluciones muy flexibles y adaptables, pueden beneficiar diferentes sectores corporativos.

Por ejemplo, los equipos de desarrollo de software pueden usar máquinas virtuales en la nube y de este modo, agilizar el proceso creativo, el mantenimiento y las pruebas de sistemas.

Si el proveedor ofrece el recurso de gestionar los servidores virtuales, el equipo logra liberarse de las tareas de administración de sistemas como realizar actualizaciones de software.

La disminución de tareas implica una reducción del componente cognitivo, por lo que se necesitan menos personas para desarrollar las actividades del sector y esto confluye en la reducción de costos.

2. Adopta Bring Your Own Device

Traducido al español como Trae Tu Propio Dispositivo, es una política de administración en que los colaboradores son autorizados a emplear equipos personales en el medio corporativo.

Al utilizar sus propios dispositivos, la empresa logra reducir los costos de TI al paso que incrementa la satisfacción de los colaboradores.

Asimismo, el BYOD tiende a mejorar los indicadores de productividad y compromiso de los profesionales, dado que pueden contar con herramientas que conocen profundamente y se adaptan a sus necesidades.

De hecho, la reducción en los gastos es el reflejo de una robusta disminución en las compras de insumos informáticos, de piezas para mantenimiento y de nuevos equipos.

3. Define indicadores de desempeño

Los Key Performance Indicators, famosos KPIs, forman parte de las rutinas empresariales principalmente para analizar la viabilidad, calidad y eficiencia de las estrategias de gestión. 

Al utilizar los indicadores acorde las situaciones que se desea verificar, es posible conocer el panorama del equipo identificando de este modo actitudes contraproducentes, posturas maliciosas, conductas negligentes o deficiencias.

Los KPIs también permiten descubrir si el área es realmente eficiente y entrega todo su potencial.

Cuando detectamos los puntos que deben mejorarse y corroboramos las actitudes que deben fortalecerse de manera precoz, minimizamos los costos inherentes a equivocaciones, inconsistencias y repetición de las tareas.

4. Utiliza la tecnología a tu favor

Además de los aspectos señalados en el apartado, vale la pena hacer hincapié en la importancia de reducir los costos de TI integrando los equipos a través de una comunicación limpia y orientada a la comprensión de los mensajes.

Asimismo, podemos minimizar este tipo de costos apostando por el conocimiento. En este sentido, recalcamos que la realización de capacitaciones u otros formatos educativos no configura un gasto, sino que una potente inversión que en poco tiempo tiende a retornar al inversionista.

Recuerda, los expertos en TI que intercambian información de manera fluida y trabajan aplicando sus conocimientos, así como actualizándose constantemente logran disminuir los gastos derivados de una toma de decisiones deficiente y poco o nada acertada.

Entre los recursos de tecnología realmente interesantes para reducir los costos de TI, encontramos a los sistemas de gestión empresarial como el software de gestión de contratos y la herramienta de firma electrónica. 

3 ventajas de usar la tecnología en pro de la reducción de costos de TI

Terminamos la sesión anterior hablando sobre dos herramientas fabulosas para reducir los costos de TI, los software de gestión de contratos y de firma electrónica.

En efecto, este tipo de herramienta facilita una serie de trámites como enviar, almacenar y recibir documentos en el medio online y firmar electrónicamente escritos que corroboren la aceptación de tratos y el cierre de negocios.

Así pues, las tecnologías de primera generación inciden positivamente en el panorama de costos de las siguientes maneras:

1. Digitalización de la información

Al digitalizar y centralizar los datos en una misma plataforma, tenemos una visión amplia acerca del contexto de TI, lo que confluye en la generación de insights poderosos que permiten estructurar estrategias mucho más acertadas.

Asimismo, la digitalización optimiza las dinámicas internas de la organización, una vez que los profesionales pueden acceder a la información tan pronto como la necesite, dondequiera que se encuentren. Por lo que se evitan gastos con impresiones y servicios logísticos que, inclusive, pueden aumentar los costos de ventas.

2. Ahorro de recursos

La economía de recursos también es el resultado de la centralización de los datos en un solo lugar minimizando así, la necesidad de recurrir a múltiples fuentes externas de información, recursos que pueden desencadenar importantes costos.

Además, contar con sistemas que optimicen los procedimientos asegura la utilización de recursos acorde con las necesidades del negocio y evita el consumo abusivo, situaciones que generan una fuerte economía de costos.

3. Fomento al teletrabajo

Cuando adoptamos tecnologías de primera calidad para optimizar las actividades internas aportándoles más celeridad y calidad, podemos estructurar dinámicas de trabajo más modernas. Este es el caso del teletrabajo.

Por ejemplo, al contar con un software de gestión de contratos y de firma electrónica, los profesionales pueden analizar las condiciones de los tratos prometedores y revisar las cláusulas de negocios vigentes, así como firmar documentos desde el lugar que se encuentren.

¡Hemos finalizado!

Al terminar de leer nuestro artículo, esperamos que hayas entendido cómo reducir costos de TI siguiendo nuestras recomendaciones.

Al incorporarlas teniendo en cuenta la realidad de tu negocio, sin dudas, obtendrás las 3 ventajas señaladas en el último apartado

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