Cómo elegir un proveedor confiable de firmas electrónicas

¿Cómo elegir proveedor confiable de firmas electrónicas para mi negocio? Esta es una pregunta frecuente que demandan organizaciones de distintos sectores.

De hecho, cada día más empresas firman documentos por medios electrónicos. Pero, para disfrutar de las ventajas de la transformación digital, se hace importante elegir una tecnología que asegure que tus datos, tus documentos y tus firmas estén seguros.

Elegir un proveedor que ofrezca la mejor solución de seguridad significa que además de jurídicamente vinculantes y en conformidad con las reglamentaciones de mercado, tus acuerdos ofrecen las mejores herramientas de protección de los datos sensibles de tus clientes, empleados y negocio.

Descubre más acerca de este tema a siguiente.

Cómo elegir un proveedor confiable

Contar con una solución de firma electrónica que cree documentos en los que pueda confiar es esencial para todo tipo de empresa.

Por ejemplo, la solución debe adherir a estrictos protocolos de protección de datos para garantizar que los procesos de información con el sistema sean seguros.

Vamos a compartir algunos aspectos que debes buscar proveedor confiable de firmas electrónicas:

1.   Autenticación y validación de los firmantes

El primero factor que debes observar es si la herramienta que utilizas ofrece variados métodos de identificación y autenticación de los firmantes involucrados en un acuerdo.

La utilización de factores de autenticación robustos reduce los riesgos de contestación.

Así, tu aplicación de firmas electrónicas seguras debe asegurar:

• La autenticación de la identidad del firmante, garantizando que no falsifiquen las firmas;

• Vinculación de los firmantes desde un factor que les sea peculiar. Por ejemplo, utilizando la dirección del correo electrónico personal protegido por contraseña, una dirección de IP o la carga de una la CURP (Clave Única del Registro de Población);

2.   Seguimiento de auditoria

Un seguimiento de auditoria debes indicar todas las actividades de los firmantes de un acuerdo. Incluso debes indicar cuando, desde cuál dirección se ha accedido al documento.

Por lo tanto, un seguimiento de auditoria capaz de identificar todas as actividades (visualización, impresión, envío, firma y hasta la recusa del firmante) vas a ayudar a reunir evidencias de la vinculación entre las partes, disminuyendo los riesgos.

3.   Integridad de los documentos

Un factor esencial en un acuerdo electrónico es que no se puede modificarlo después de su firma.

La utilización de la tecnología de criptografía también es esencial. Se una aplicación de firma de documentos no asegura el encriptado, no se puede confiar que el resultado será aceptable en juicio.

Por fin, todo acuerdo firmado electrónicamente debes ofrecer un certificado de conclusión de la transacción con evidencias muy directas de qué ocurrió. Este certificado es un resultado directo de la capacidad de ofrecer un seguimiento de auditoria.

4.   Disponibilidad de la plataforma

¿Imagínate una plataforma de firmas electrónicas cuya la capacidad de utilización/almacenamiento es limitado?

Por ejemplo, necesitas enviar un documento a tu cliente con urgencia, pero tu plataforma está indisponible. Después, descubres que, en razón de un problema infraestructural, distintos documentos fueron dañados o perdidos.

Este tipo de incidente puede efectivamente perjudicar el cierre de nuevos contratos, hasta crear problemas jurídicos con tus clientes.

De hecho, la disponibilidad de tu aplicación es un factor de suceso para tu negocio. Por esto, debes invertir en una aplicación:

• Siempre disponible – que funcione desde diferentes geolocalizaciones, diferentes dispositivos móviles y que funcione constantemente, sin paradas.

• Siempre redundante – Capaz de, por opción del cliente, replicar/almacenar los documentos en distintos data centers, incluso su data center propietario. Es importante que el historial de los documentos sea siempre sincronizado en todos los puntos de almacenamiento;

• De alto desempeño – Una aplicación escalable que va a asegurar el crecimiento futuro de tu negocio, no importa la demanda.

5.   Certificaciones de conformidad

Igualmente, es importante que tu aplicación tenga certificaciones que aseguren su eficiencia. Las certificaciones de mercado crean estándares de suceso y seguridad de manera independiente.

Por ejemplo, un proveedor confiable de firmas electrónicas, debe ofrecer las certificaciones abajo aseguran un estándar de cualidad:

• ISO 27001 – El mayor nivel de seguridad disponible hoy, ofrece protección de nivel bancario. Es un estándar global;

• AICPA SOC – Este tipo de certificación, avala la cualidad de funcionamiento, arquitectura del sistema, controles, disponibilidad, integridad y confidencialidad;

• PCI DSS – Acredita transacciones de pagos electrónicos más seguros, proveyendo los datos de los pagantes.

6.   Garantía de vinculación jurídica

Ya discutimos este tema en otro blog. Por esto sugerimos leerlo para comprender más de las reglamentaciones mexicanas que aceptan las firmas en medios electrónicos.

Sin embargo, hace importante reforzar que las firmas electrónicas son aceptadas en distintos países.

Cuidado con las aplicaciones que no ofrecen un proceso de conformidad para firmas

De hecho, ni todas las soluciones de firma siguen el mismo proceso o presentan múltiples factores que van a garantizar la seguridad del acuerdo. Sin embargo, aquellas que reúnen más características presentadas por encima, se consideran más seguras.

Por ejemplo, hay distintas aplicaciones que “pegan” una imagen en un PDF. Pero, ¿crees que este modelo de firma es vinculante y seguro?

La respuesta simple es, no.

Preguntas, entonces: ¿Por qué esto no es seguro?

De hecho, el documento no estará vinculado a ninguna garantía de que haya sido firmado por una persona en particular, ni presenta cualquier evidencia para que la firma sea admisible frente a un juez.

Peor aún, este tipo de utilización permite que se modifique el contenido del documento después de que se haya firmado y nadie más podría saberlo. Por supuesto, un proceso como este va a poner en riesgo tu equipo, tus acuerdos y al fin tu negocio.

Considera otro ejemplo: Alguien podría tomar una foto de tu firma en un documento en papel y simplemente "cargar" esa imagen en una de estas aplicaciones.

Luego pueden crear un contrato, decir que has acordado un pago mensual e intenta cobrarte.

¿Qué evidencias existen de que efectivamente has firmado? De hecho, no hay pruebas de que no lo hizo ni que se hay creado un acuerdo de manera fraudulenta.

Firma electrónica vs firma autógrafa

También hay muchas dudas acerca de la firma autógrafa.

Muchas personas creen que firmar en papel es la única manera de vincular dos partes en un acuerdo. Pero ella sólo es una representación  gráfica de un acuerdo.

Debes considerar que hoy una firma electrónica es más ampliamente aceptada por sus características de autenticación y vinculación de los firmantes, con registros irrefutables.

De hecho, los documentos firmados por una plataforma electrónica tienen adjuntas informaciones sobre qué se ha firmado, quién lo ha firmado, desde dónde y cuándo.

Mientras una firma autógrafa se puede copiar o alterar fácilmente, no va a pasar el mismo con una firma electrónica que sigue los protocolos de seguridad, lo que puedes confirmar por tu mismo. Suscríbete a una prueba gratuita y comprueba cada recomendación de la lista por encima.

¿Cómo probar que una solución es realmente segura?

Las recomendaciones que compartimos por encima te van a ayudar a evaluar las soluciones que permiten firmar tus documentos electrónicamente.

De hecho, la solución más adecuada te vas a ofrecer características para asegurar que existen informaciones vinculantes para cada documento.

Además, como cada organización, sector y tipo de acuerdo demandan distintas vinculaciones, es importante considerar la capacidad de añadir nuevas formas de autenticar los documentos.

Sin embargo, Docusign proporciona todos estos atributos y más, lo que puedes confirmar por tu mismo. Si tienes dudas y si necesitas de ayuda, consulta nuestros expertos