Cómo crear una firma electrónica gratis

Es un hecho que el mundo corporativo ha avanzado gracias a la perseverancia de quienes gestionan las empresas con dedicación; sin embargo, los paradigmas actuales de mercado indican que esto no es suficiente para que una empresa prospere y se posicione adecuadamente en su rubro.

Para que las organizaciones logren una eficiencia operativa de primer nivel necesitan contar con el apoyo de la tecnología y sus increíbles herramientas.

¡Tal es el caso de la firma electrónica!

Con este recurso, la empresa no solo firma sus documentos de modo mucho más ágil, sino que también moderniza una serie de procesos internos y aumenta la probabilidad de aprovechar negocios sumamente rentables.

Conoce a detalle qué es la firma electrónica y aprende a crear una versión digital leyendo detenidamente nuestro post.

¡Adelante!

¿Qué es una firma electrónica?

Básicamente, la firma electrónica es un tipo de autenticación utilizado para firmar documentos en el medio online y que cuenta con validez jurídica.

Para garantizar la seguridad de la información, los programas utilizan criptografía, exigen un certificado digital y utilizan medidas de protección que restringen el ingreso de terceros ajenos a la empresa.

Existe un conjunto de autenticaciones electrónicas involucradas en el grupo de las firmas electrónicas, tales como:

• Autenticación mediante log-in y contraseña;

• Reconocimiento de IP.

• SMS

• Certificados digitales;

• Tokens.

Dicho esto, queda claro que esta versión es la manera más simple, rápida y eficiente de autenticar documentos a distancia, independientemente de la localización geográfica de los firmantes.

Asimismo, esta alternativa permite erradicar la vulnerabilidad típica de la firma manuscrita, ya sea por eliminar la posibilidad de copia o por evitar que personas no autorizadas manipulen, violen y/o rapten los documentos.

¿Existe opción gratis para firmar documentos?

En la actualidad, es prácticamente imposible imaginar una empresa ajena a la tecnología, dado que el uso de herramientas minimiza una gran cantidad de actividades manuales y que generan costos operativos importantes. 

Sin embargo, muchas empresas no conocen los principales beneficios de utilizar una aplicación de firma electrónica. Para aclarar las dudas existententes, muchas aplicaciones, incluso Docusign, ofrecen periodos de utilización gratis, para que las empresas conozcan qué simple y eficiente es firmar los documentos electrónicamente.

Las versiones gratuitas permiten a las empresas realizar los procesos más simples en gestión de documentos: cargar un documento precreado, enviar, firmar y guardar. Luego de aprender cómo se utiliza el software en su versión gratuita, el usuario se encuentra listo para decidir si, de hecho, esta es la mejor alternativa para su negocio.

De hecho, para atender las demandas empresariales con excelencia, si queremos acceder a recursos más novedosos y ajustados a la realidad del negocio, debemos contratar un plan y abonar un monto periódicamente.

Por lo general, estos programas permiten firmar documentos en línea proporcionando a sus usuarios una experiencia mucho más completa y amplia. 

Al comenzar a usarlos, puedes disfrutar de una gran cantidad de recursos y entender cómo funciona el programa. La idea es que las personas puedan sentirse cada vez más cómodas y logren disminuir el gasto de tiempo con actividades que efectivamente no añaden valor al core de negocio.

Los programas de firma electrónica se han convertido en grandes aliados de las empresas, inclusive, porque muchos permiten administrar los archivos enviando, recibiendo y almacenando en el medio online.

Diferencia entre firma electrónica y digitalizada

Antes de abordar las ventajas de la firma electrónica, es importante aclarar un concepto que a menudo es empleado como sinónimo de la firma electrónica, pero que tiene grandes diferencias.

Una firma digitalizada es aquella hecha en papel, posteriormente, como su nombre lo indica, este documento es digitalizado a través de dispositivos específicos para este fin.

Es importante señalar que los documentos firmados en papel solo tienen validez en su versión original. Por lo tanto, la digitalización de la firma no aporta validez. Tampoco se considera un tipo de firma electrónica, por lo que no es una alternativa adecuada si buscas una solución de este tipo.

Por otro lado, cuando la versión original de un documento es firmado electrónicamente, la firma aporta validez. Por eso, el software de firmas electrónicas son recursos extremadamente valiosos para agilizar y optimizar los procesos internos. Seguras y prácticas, identifican al firmante de forma inequívoca mediante el uso de datos exclusivos y únicos. Así, es posible emplearlas para asegurar la integridad y autenticidad de un documento firmado en el ambiente digital.

Entre los abundantes puntos positivos de la versión electrónica, encontramos la posibilidad de gestionar la firma de documentos en conjunto con editores de texto como Word, tal como se mencionaba en el apartado anterior.

¿Cuáles son las ventajas de la firma electrónica?

Además de los diferenciales mencionados en la sección anterior, a continuación, presentamos una lista con las principales ventajas de incluir la firma electrónica al cotidiano de tu empresa:

1. Avanza un paso en la transformación digital

Innovar ha dejado de ser un diferencial para convertirse en un punto clave de desarrollo y generación de ganancias.

Quien incluye nuevas tecnologías a su negocio, se posiciona mejor en el mercado. Esto ocurre porque la empresa refleja la buena disposición de mantenerse atenta a las tendencias y a las exigencias emergentes de sus públicos, tanto interno como externos.

Por consiguiente, logra un mayor reconocimiento y, a menudo, se convierte en una poderosa referencia en el mercado especialmente en términos de seguridad de la información.

2. Minimiza la burocracia

Uno de los principales desafíos de los gestores es cumplir con las exigencias de los órganos reguladores. 

La introducción de un software de firma electrónica optimiza el flujo de trabajo en una empresa, puesto que los clientes, proveedores y otros públicos pueden firmar los documentos en línea, dondequiera que se encuentren.

Más allá de acelerar las actividades eliminando la demanda por firmas manuscritas, este tipo de programa reduce la incidencia de errores y la dependencia del papel.

3. Fomenta un entorno paperless

Sobre el uso de papel, debemos recalcar que cada vez más organizaciones incorporan la cultura paperless.

De modo práctico, el paperless es sinónimo de una oficina libre o parcialmente independiente del papel que prioriza la realización de sus procesos en el ambiente digital.

Además de viabilizar la eliminación o, en su defecto, reducción del espacio reservado al almacenamiento de documentos, las empresas sin papel presentan una reducción importante en los costos de operación 

4. Favorece la economía

El ahorro de dinero es uno de los diferenciales más relevantes de las firmas electrónicas.

Al incluirlas a la rutina, evitamos el uso indiscriminado de papel, así como sus costos añadidos.

Asimismo, la empresa logra reducir los gastos porque reduce los gastos con tintas, servicios logísticos y otros recursos necesarios para imprimir y enviar documentos.

Como se obtiene una disminución expresiva en los gastos corporativos, los negocios logran incrementar no solo sus márgenes de beneficios, sino que también su rentabilidad.

5. Optimiza la productividad

La mejora en la productividad es el resultado de la limitación de los procesos manuales. 

Por ejemplo, si trabajas exclusivamente con firmas manuscritas, necesitas esperar el tiempo de envío o recepción de los documentos. Esto afecta la productividad de los equipos, pues enlentece la ejecución de los procesos y abre espacio para la ocurrencia de errores.

La adopción de un software de firma electrónica cambia la realidad del negocio aportando un salto en su productividad en virtud de que los profesionales pueden centrar su atención en tareas que demandan el componente cognitivo.

6. Promueve una ventaja competitiva

Implementar una sólida herramienta de firma electrónica, con una interfaz intuitiva, potente velocidad de procesamiento y recursos de seguridad en TI de primera generación asegura una gran ventaja ante la competencia.

Esto se debe a que las empresas que adoptan soluciones tecnológicas e innovadoras logran aprovechar las mejores oportunidades en términos de tratos, negocios y ventas.

Acerca de este último punto, el uso de la firma electrónica posibilita agilizar las negociaciones con un cliente a distancia, evitando que este conozca y compre las alternativas de los competidores.

De esta manera, al disponer de la firma electrónica, las organizaciones pueden aprovechar el primer impulso de compra y cerrar un número mayor de ventas. ¡Lo que refleja directamente en su rentabilidad!

Además de este punto, debemos recalcar que la versión online también fortalece la relación entre las empresas y sus proveedores por varios motivos:

• Incrementa el nivel de cumplimiento;

• Acelera las negociaciones de precios;

• Facilita la reestructuración de los contratos;

• Permite incorporar nuevas cláusulas cuando sea necesario.

¿Cómo firmar documentos creados en Word, Google Docs y PDF?

Luego de conocer las ventajas y saber que los mejores software de firma electrónica pueden integrarse con editores de texto y cargar documentos desde diferentes dispositivos, es hora de aclarar cómo firmar documentos creados los programas y formatos más usados en las organizaciones.

Word

Es sumamente fácil crear una firma en el editor de texto sin tener que salir del programa. Pero, para que eso sea posible, es imprescindible que el programa autorice la integración y cuente con un complemento.

Después de cargarlo, el usuario verá una nueva opción de menú, por lo general, con el nombre de herramienta. Para crear la firma, deberá hacer clic en la opción respectiva y seguir las instrucciones.

Google Docs

De la misma manera que el usuario de Word necesita cargar el complemento de la herramienta, el interesado en firmar un documento del editor de Google debe instalar el complemento específico.

Para lograrlo, abre un documento existente o crea uno nuevo. Luego, haz clic en “Complementos” y “Obtener complementos”. 

En G. Suite Marketplace, ingresa el nombre de la solución de firma electrónica, selecciónala y confirma su instalación. Posteriormente, sigue las indicaciones a rigor.

PDF

Para prestar consentimiento en formato PDF es muy fácil y requiere poquísimos clics. Como las firmas electrónicas permiten presentar documentos válidos bajo la legislación mexicana, es extraordinariamente útil recurrir a la carga y firma de archivos.

De hecho, las soluciones de firma electrónica más reconocidas en el mercado permiten firmar archivos PDF en cualquier momento, dondequiera que el usuario se encuentre, favoreciendo de este modo el cumplimiento.

Básicamente, para firmar documentos en este formato, es necesario que el usuario o signatario cargue el archivo desde su dispositivo o nube al programa, defina los campos personalizados y el espacio ideal y ¡listo! Ya puede firmarlo e, inclusive, compartirlo.

¿Cómo hacer una firma con Docusign?

Al llegar a este punto del artículo, debes haber entendido cuán interesante y útil es utilizar un software de firma electrónica en los procesos internos.

Entre las diferentes alternativas disponibles en el mercado, reservamos este último apartado para destacar la relevancia del software Docusign eSignature .

Con eSignature, es posible cerrar tratos, aprobar acuerdos y finalizar ventas en tan solo algunos minutos. 

Además, en el caso de que el usuario sea parte de Docusign Agreement Cloud, puede obtener beneficios en otras etapas como elaboración, ejecución, procesamiento y gestión de documentos.

En las próximas líneas, presentamos sus principales beneficios:

• Acelera los acuerdos y negocios;

• elimina tareas manuales;

• puede integrarse con herramientas que ya utilizas;

• ahorra dinero;

• reúne detalles mediante los campos específicos;

• aporta información sobre el status de los acuerdos en tiempo real;

• potencializa la productividad de los colaboradores.

Ahora que conoces sus principales ventajas, presta atención a cómo es fácil crear una firma electrónica gratuita usando nuestra solución.

Si envías un sobre:

• Carga el documento a la plataforma desde el archivo/ dispositivo de origen;

• Indica el signatario;

• Añade los campos personalizados señalando el espacio y el tipo de información que debes incluir;

• Envía el documento al destinatario.

Si recibes un sobre:

• Ingresa a tu casilla de correo;

• Accede al correo electrónico y haz clic en el enlace;

• Sigue las etiquetas e instrucciones;

• Firma y ¡listo!

Asimismo, nuestra aplicación permite gestionar los documentos firmados o por firmar. Para eso:

• Entra al panel de control para conocer el estado del documento;

• Accede al documento —tanto firmantes como remitentes pueden descargar e imprimir;

• Gestiónalo de la mejor manera acorde con tus necesidades, puedes descargarlo, imprimirlo, ver informes y ejecutar otras acciones en el momento que desees.

¡Listo, has creado tu firma con éxito!

¡Como ves, Docusign añade valor a tu negocio!

A la contramano de lo que se cree, entender cómo crear una firma electrónica gratis no requiere una gran destreza en el ámbito tecnológico.

Para implementar esta versión en línea a la rutina de tus equipos necesitas únicamente seleccionar un proveedor confiable, elegir un plan que se ajuste a las necesidades y expectativas de tu negocio y abonar un monto periódicamente.

¡Súmate a nuestra comunidad y comprueba las ventajas de apoyar tus procedimientos relacionados con la gestión y firma de documentos contando con eSignature! Regístrate y obtén tu prueba gratuita por 30 días.