Ciberseguridad y la firma electrónica: lo que debes saber

En 1875, durante un debate en el Congreso de Estados Unidos, los senadores hicieron una advertencia pública sobre los automóviles.  "Los carruajes sin caballo impulsados por gasolina podrían alcanzar velocidades de 22 y de hasta 32 kilómetros por hora", dice el registro, entre otras atroces advertencias.  Algunos creyeron que se podría demostrar que este nuevo tipo de transporte era inferior a andar a caballo.

Uno puede hallar preocupaciones similares sobre cualquier tecnología relativamente nueva. Siempre se asume que la forma original de hacer las cosas siempre es la mejor, sin importar que la forma original sea solo un intento por lidiar con limitantes que ya no existen. 

El debate sobre la firma electrónica versus una firma tradicional de tinta sobre papel es un ejemplo perfecto. Es fácil preocuparse por la ciberseguridad y las firmas electrónicas, mientras se pasan por alto las fallas que trae consigo la opción análoga.

De hecho, las firmas electrónicas pueden ser más seguras que las firmas con tinta sobre papel. Esto es lo que debes saber sobre las firmas electrónicas y la ciberseguridad**.**

Riesgos de seguridad de las firmas sobre papel

Antes de que hubiera una alternativa digital, las firmas de tinta sobre papel eran la opción más segura. Idealmente, había un testigo que firmara para verificar la identidad del signatario. Si la autenticidad de la firma estaba en tela de juicio, un perito grafólogo podía verificarla. Además, la copia en papel podía almacenarse por tiempo indefinido; hemos firmado documentos que tienen cientos de años de antigüedad.

Si tu oficina está en casa sabes sobre los riesgos de las firmas en papel: niños, perros, café derramado, archiveros desordenados, la aspiradora, el viento. Es riesgoso firmar documentos en papel incluso en la comodidad de tu hogar. Y, por supuesto, las firmas en papel son vulnerables a incendios, inundaciones y otros desastres naturales. Puedes resolver ese problema haciendo copias, pero eso se traduce en otro elemento de manipulación. O podrías escanear todos los documentos en una computadora, pero al fin y al cabo son solo firmas electrónicas sin la seguridad adicional que brinda una plataforma de firma electrónica.

Ciberseguridad y firmas electrónicas

Las firmas electrónicas pueden ser más seguras que sus contrapartes de papel.

Las firmas electrónicas tienen muchas capas de seguridad y autenticación integradas, además de ser prueba de transacción admisible ante las cortes:

• Registro electrónico: A diferencia de las firmas con tinta, las firmas electrónicas tienen un registro electrónico que sirve como registro de auditoría y prueba de transacción.  El registro de auditoría incluye el historial de acciones tomadas en el documento, como cuándo se abrió, leyó y firmó. Si uno de los signatarios disputa su firma, o si hay dudas sobre la transacción, este registro de auditoría está disponible para todos los participantes en la transacción y pueden resolver dichas objeciones. 

• Certificados de finalización: Los certificados de finalización detallados pueden incluir información específica sobre cada signatario del documento, incluyendo la divulgación del consumidor que indica que el signatario acordó usar firma electrónica, la imagen de la firma, sellos de hora de eventos clave y la dirección IP del signatario y otra información relevante. 

• Sello contra manipulación: Una vez que se ha completado el proceso de firma, todos los documentos se sellan electrónicamente mediante el uso de Public Key Infrastructure (PKI), una tecnología estándar de la industria. Este sello indica que la firma electrónica es válida y que el documento no ha sido manipulado ni alterado desde la fecha de la firma.

Una solución de firma electrónica adecuada debería poder proveer todo lo anterior. Asimismo, debe contar con certificaciones de terceros neutros que confirmen sus declaraciones. La certificación ISO 27001:2013 es el más alto nivel de garantía de seguridad disponible en el mundo.

Tipos de documentos que se pueden firmar electrónicamente

Prácticamente cualquier acuerdo de negocios que pueda firmarse con tinta sobre papel puede ser un documento para firma electrónica: 

• Acuerdos de compra

• Contratos de empleo y cartas oferta

• Formatos para carta poder

• Formatos de acuerdo de arrendamiento

• Estados de ganancias y pérdidas

• Formatos tributarios

• Propuestas

• Plantilla para declaraciones de trabajo

...y mucho más.

En México, la Ley Federal de Protección al Consumidor, publicada en diciembre de 1992 y reformada en abril de 2019, reconoce el uso de soluciones tecnológicas para asegurar el derecho del consumidor de aprobar por vía electrónica cualquier transacción.

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