La importancia de la calidad de los datos en tu empresa

La calidad de los datos es un aspecto crítico en cualquier empresa, ya que su mala gestión puede impactar negativamente, además su mala calidad puede generar pérdida de confianza de los consumidores, costos innecesarios y hasta problemas legales.

Si los datos no son precisos, completos o actualizados, pueden llevar a una toma de decisiones equivocada, lo que puede resultar en pérdidas financieras y daño a la reputación de la empresa.

Además, puede afectar el rendimiento de los sistemas empresariales, lo que ralentizaría las operaciones y aumentaría los costos de mantenimiento.

Por esta razón, queremos explicarte la importancia de la calidad de datos en tu empresa o emprendimiento y cómo mejorarla.

¿En qué consiste la calidad de datos?

La calidad de datos se refiere a la precisión, integridad, relevancia y consistencia de los datos utilizados en una empresa. Esta práctica es crucial para garantizar que las decisiones empresariales se basen en información precisa y confiable.

La información precisa es aquella que está libre de errores, tales como datos incompletos, duplicados o incorrectos.

En este sentido, la integridad de los datos se refiere a la completitud y exactitud de los mismos, mientras que la relevancia se refiere a la importancia de los datos para la toma de decisiones empresariales.

La falta de calidad de datos puede tener un impacto significativo en la eficiencia y rentabilidad de una empresa, por lo que es fundamental que se tomen medidas para garantizar que los datos sean de alta calidad.

Importancia de la calidad de datos para las empresas

La calidad de los datos es fundamental para cualquier empresa que busque tomar decisiones informadas y estratégicas, pues una información precisa y confiable es esencial para comprender la situación actual de la organización, identificar oportunidades de crecimiento y optimizar las operaciones empresariales.

Esta práctica no solo se trata de tener información concreta y libre de errores, sino también de asegurarse de que los datos sean relevantes para la empresa y estén actualizados en todo momento.

Es fundamental que la información circule y se almacene de la misma forma en que se creó, sin intervenciones externas que la cambien, comprometan, dañen o incluso corrompan.

Si sufren interferencias, los datos pasan a ser de poca utilidad para la empresa, ya que pierden su fiabilidad, dejando de ser auténticos. También existe el riesgo de perder información sensible o que, por alguna razón, no se pueda recuperar.

Desde esta perspectiva, mantener la integridad y la calidad de los datos corporativos debería ser un objetivo central de una serie de tecnologías de seguridad empresarial disponibles en el mercado.

¿Cómo medir la calidad de datos?

Para llevar a cabo una gestión efectiva de la calidad de datos, es necesario saber cómo medirla. La creación de indicadores y la recolección de métricas te brindan la posibilidad de obtener una mejor comprensión sobre cada componente del ciclo de calidad de datos.

Aunque cada organización es única, existen medidas cuantitativas de calidad de datos que son universales y que pueden ser utilizadas para evaluarlos, tales como:

• Oportunidad: permite conocer si los datos están disponibles cuando se requieren.
• Representación: tiene que ver con el formato, patrón, legibilidad y utilidad de los datos para su uso previsto.
• Completitud: se refiere al grado en que todos los atributos del dato están presente.
• Validez: mide el ajuste de un valor de datos a su conjunto de valores.
• Unicidad: hace referencia a la medida en que todos los valores distintos de un elemento de datos aparecen solo una vez.
• Coherencia: se refiere al grado en que una pieza única de datos contiene el mismo valor a través de múltiples conjuntos de datos.
• Integridad: se relaciona con el grado de conformidad con las reglas de relación de datos definidas.
• Precisión: determina qué tan verdadera es la representación de los datos sobre un objeto del mundo real o si estos se ajustan a lo establecido por una fuente autorizada.

Además de estas medidas cuantitativas de calidad de datos, también deben considerarse medidas cualitativas, como la satisfacción de los clientes y usuarios de negocio, los índices de cumplimiento, la aparición de redundancias en los procesos o la identificación de oportunidades de negocio.

¿Cómo mejorar la calidad de datos?

Existen 3 pasos que puedes implementar para mejorar la calidad de datos de tu empresa:

1. Define qué deseas con tus datos

Es importante tener en cuenta que no todos los datos son igual de relevantes para una empresa. Por lo tanto, una de las primeras tareas a abordar es identificar cuáles son los datos más importantes para la organización. Para ello, es esencial consultar con los tomadores de decisiones clave dentro de la empresa.

Es probable que algunos datos se encuentren en registros estructurados, mientras que otros pueden ser datos no estructurados o Big Data.

Al conocer cuáles son los datos más importantes, la empresa podrá enfocar sus esfuerzos en recopilar y analizar los datos que realmente importan, lo que permitirá tomar decisiones más informadas y estratégicas.

2. Estandariza tus datos

En el entorno empresarial actual, se utilizan múltiples sistemas que necesitan comunicarse entre sí. Sin embargo, cada proveedor puede identificar los datos de manera diferente, lo que puede dificultar la consolidación de los datos en un solo lugar.

Para poder crear una base de datos, es necesario encontrar una forma de ubicar todos los diferentes nombres de datos que se utilizan para una sola parte y establecer un nombre estándar para esta. Posteriormente, hay que vincular todos los diferentes nombres con el nombre de datos estandarizado.

Este proceso es fundamental para garantizar que todos los usuarios del sistema se relacionen con los mismos datos de la misma manera, lo que a su vez permitirá consolidar la información en un solo lugar.

La creación de un nombre estándar para cada parte de la información es esencial para que la empresa pueda crear una base de datos maestra confiable y precisa.

3. Utiliza la firma electrónica

En el proceso de preparación de datos, las tareas como la limpieza y estandarización de los datos pueden resultar demasiado complicadas para realizarlas manualmente. Al utilizar herramientas automatizadas, las empresas pueden mejorar la calidad de sus datos y tomar decisiones empresariales más informadas y precisas.

La firma electrónica consiste en un mecanismo encriptado a través del cual un usuario certifica su firma en un documento digital. Esta es una tecnología fundamental para que tanto contratista como contratante firmen un contrato electrónico.

Con validez legal, esta herramienta tecnológica se caracteriza por contener las propiedades de autenticidad, integridad y no repudio, que en conjunto garantizan la veracidad del documento y le dan seguridad.

Luego de la elaboración, revisión y aprobación de un contrato electrónico por las partes involucradas, su formalización se realiza mediante la inserción de las firmas electrónicas de cada una de ellas.

Siendo la integridad una característica constitutiva de este tipo de firma, el uso de la firma electrónica garantiza la autenticidad e inviolabilidad del documento. Todo esto es posible porque los procesos criptográficos protegen el contrato de cualquier tipo de incumplimiento.

Docusign ofrece varios tipos de tecnologías de seguridad destinadas a imposibilitar que se realicen cambios en los documentos que se han finalizado. Además del cifrado presente en las firmas electrónicas, existen validaciones de documentos vía geolocalización, código y voz, SMS, entre otros formatos.