Automatización de operaciones empresariales: qué herramientas existen

Transformar digitalmente un negocio apostando en la automatización de operaciones en la empresa requiere cierto presupuesto. Sin embargo, como líderes y emprendedores exitosos, debemos considerar este paso como una inversión con excelente potencial de retorno a mediano plazo.

Automatizar es convertir una serie de tareas manuales en actividades que se pueden desarrollar con el apoyo de una máquina. ¡Esta medida no solo facilita las tareas, sino que también promueve la productividad, pues disminuye la carga de trabajo manual!

A continuación, descubre más sobre el valor de la automatización de operaciones en la empresa.

¿Qué es la automatización empresarial?

Automatizar los procesos empresariales es apostar en la tecnología para agilizar los diversos procedimientos repetibles, burocráticos y/o engorrosos de un negocio.

En virtud de la alta competitividad comercial y de los nuevos perfiles de consumo, automatizar las dinámicas internas de una empresa ha dejado de ser un diferencial para convertirse en una práctica obligatoria a favor del desarrollo y el crecimiento empresarial.

La automatización es la base del proceso de transformación digital, ya que cada vez más negocios entienden que, al incluir herramientas, fomentan la productividad, el rendimiento y la rentabilidad del negocio, al mismo tiempo en que refuerzan su compromiso con las prácticas sustentables.

Por qué es conveniente la automatización de operaciones en la empresa

El perfil de consumo sustentable se ha expandido en el mercado, principalmente a raíz de la concientización de las personas acerca de la importancia de la sostenibilidad empresarial y de su impacto tanto en la sociedad como en el medio ambiente.

Así pues, uno de los aspectos positivos de la automatización es promover el desarrollo sustentable porque:

• minimiza el consumo de papel derivado de impresiones;

• reduce las necesidades de desplazamiento y, por ende, la emisión de gases tóxicos;

• evita el desperdicio de recursos y materias primas.

Pero, ¡este es apenas uno de los tantos efectos favorables de la automatización!

Descubre otros igualmente importantes:

1. Reducción en la incidencia de errores

Al automatizar los procesos, reducimos la intervención humana en procesos y tareas que presentan una gran probabilidad de cometer errores, como el ingreso de datos a los sistemas corporativos, la realización de cálculos complejos y la gestión de contratos.

Más allá de mejorar la calidad de cada procedimiento, la mitigación de errores favorece el ahorro de dinero.

2. Disminución de gastos

La automatización de operaciones en la empresa es una de las vías más eficientes para reducir los gastos corporativos, dado que disminuye la necesidad de contratar personal para desarrollar tareas que pueden perfectamente llevarse a cabo a través de un sistema.

Asimismo, debemos considerar que la disminución de errores reduce el consumo de recursos y la repetición de tareas, por ende, la empresa puede ahorrar sin perjudicar sus operaciones internas.

3. Aumento de la productividad

Como minimiza las tareas manuales, los colaboradores pueden centrarse en las actividades que efectivamente requieren su atención y esto permite alcanzar niveles mucho más elevados de productividad y desempeño.

4. Optimización de la toma de decisiones

Las diferentes tecnologías orientadas a las prácticas empresariales contribuyen a la mejora de la calidad y de la eficiencia de la toma de decisiones, lo que conlleva al desarrollo de estrategias, técnicas y medidas más precisas y dirigidas a las demandas específicas de cada sector.

Cómo optimizar los procesos comerciales

Uno de los grandes obstáculos de la rentabilidad empresarial son procesos comerciales densos y muy poco efectivos. Para asegurar que tu empresa está alineada con las tendencias comerciales, vale la pena mapear estos procedimientos de manera periódica.

Tras mapearlos y analizar la calidad de cada proceso, es importante definir objetivos que conecten los intereses del negocio a sus iniciativas comerciales. Ten en mente que estos objetivos orientan la mejora continua, por lo que deben ser la base de todas las acciones que se desarrollan en este sector.

Sobre la ejecución de las acciones, es importante dirigir esfuerzos proporcionales a los resultados que se desean alcanzar y proporcionar instrucciones a los colaboradores para que puedan trabajar entregando su mejor versión.

De hecho, la capacitación cumple un rol fundamental para el éxito de la transformación digital. Sin conocimiento, los profesionales no pueden utilizar los sistemas y los dispositivos de la manera adecuada, lo que afecta la celeridad y la calidad de los procesos comerciales.

O sea, la capacitación es clave para fomentar una dinámica comercial más ágil, productiva y eficiente en el campo comercial. Por lo tanto, debemos priorizarla.

Asimismo, la optimización de estos procesos amparados por la automatización implica la medición de los resultados y el control de la eficiencia de las nuevas estrategias. Al analizar este aspecto, detectamos si los cambios han sido productivos o si se deben incorporar nuevas medidas en pro del buen uso de las herramientas.

¿Qué se puede automatizar en una empresa?

Como señalamos anteriormente, podemos automatizar las tareas repetitivas, excesivamente sencillas o muy complejas, así como las actividades burocráticas. Pero, en esencia, ¿qué procesos podemos automatizar y tener excelentes resultados?

Aquí encuentras algunos muy buenos ejemplos divididos según sus áreas:

Administrativa y contable

Si automatizas procesos en estas áreas, puedes invertir tu tiempo en el análisis de los datos y en la creación de vínculos más estrechos con los públicos empresariales. Así pues, vale la pena automatizar procesos como:

• procedimiento de cobranza;

• órdenes de venta y facturas;

• recopilación, procesamiento, transformación y validación de datos.

Gestión de talentos

Céntrate en medidas que fomenten la productividad y la motivación automatizando las siguientes actividades:

• nóminas;

• gestión de beneficios;

• estructuración de procesos de reclutamiento.

Cadena de suministro y comercio

Facilita tu rutina adoptando herramientas que permitan automatizar estos procesos:

• administración de mercancías;

• gestión de inventario;

• devoluciones;

• firma de contratos con proveedores y clientes;

• gestión de documentos.

¿Cuáles son las mejores herramientas para automatizar las operaciones?

A continuación, presentamos las herramientas que permiten automatizar las operaciones de tu negocio y, así, alcanzar niveles mucho más elevados de eficiencia operativa y rentabilidad.

Software de gestión de proyectos

Las plataformas de gestión de proyectos permiten acompañar el estado de cada etapa, lo que conlleva a una optimización del flujo de trabajo y a un expresivo incremento en la productividad.

Mediante estas soluciones, los gerentes pueden administrar actividades, cuestionar entregas, controlar plazos y mucho más.

Sistema de ventas

Por lo general, la automatización de las ventas ocurre gracias a la adopción de un software de gestión de relaciones con los clientes, o CRM, y de otras herramientas específicas destinadas a la administración de inventario.

Con el apoyo de un CRM, los negocios pueden potenciar la relación con los clientes, entendiendo sus necesidades y registrando sus opiniones.

Por su parte, un sistema de gestión de inventario permite identificar los artículos que presentan un giro más rápido, crear un stock con las piezas que más venden, obtener insights sobre los productos, etc.

Plataforma de firma electrónica

Este tipo de plataforma puede cambiar por completo la realidad de tu negocio, ya que agiliza la aceptación de tratos, maximiza el aprovechamiento de buenas oportunidades de ventas y disminuye los costos administrativos y logísticos, así como aporta validez jurídica a los documentos de la misma manera que lo hace la versión manuscrita.

Al usar este tipo de software, como e-Signature de Docusign, tu empresa demuestra que conoce las tendencias y que está lista para atender las demandas, incluso, de otras partes del mundo.

¡Hemos terminado!

La automatización de operaciones en la empresa es una potente ventaja competitiva, pues mejora la eficiencia del negocio y refleja sus esfuerzos a favor de la innovación, detalle crucial para conquistar una porción aún más grande del mercado.

Existen muchas herramientas útiles, entre las que encontramos las plataformas de firma electrónica, un sistema que posibilita acceder a las firmas sin desplazamientos y costos innecesarios.

Ahora que conoces las tecnologías que no pueden faltar en tu negocio, tómate un tiempo para comunicarte con nuestro equipo de ventas y, así, obtener más información sobre nuestro software de firma electrónica. ¡Aprovecha sus beneficios!