Cómo la automatización de contratos impulsa la precisión y la eficacia

Cuando generas un contrato, la precisión es clave. Sin un lenguaje preciso, tu organización puede quedar expuesta legalmente y ser responsable de términos que no tenía intención de aceptar.

Pero cuando necesitas generar contratos a escala, la eficacia se convierte en un factor que amenaza la precisión, si no se hace correctamente. Generar contratos más rápidamente significa que puedes procesar más acuerdos en el mismo tiempo, lo que es bueno para el negocio. Pero ir demasiado deprisa al generar manualmente un contrato puede abrir el proceso al error humano y anular cualquier trabajo previo realizado para garantizar la precisión.

La clave para que tus contratos se generen con precisión y eficiencia es la automatización. Este enfoque basado en la tecnología puede agilizar y simplificar la creación, administración y ejecución de contratos sin riesgo de error humano.

Echemos un vistazo más de cerca a la automatización de los contratos y exploremos cómo puede beneficiar a todas las funciones de una organización. 

¿Qué es la automatización de contratos?

La automatización de contratos es el proceso de utilizar software específico para manejar la creación, negociación, ejecución y administración de los contratos. En lugar de depender de flujos de trabajo de contratos manuales y lentos, las empresas aprovechan la automatización de contratos para agilizar estos procesos, reducir errores, mejorar la colaboración y garantizar el cumplimiento.

¿Por qué la automatización de contratos es beneficiosa para las organizaciones?

La automatización de contratos ofrece un gran número de ventajas que pueden repercutir significativamente en la eficacia, la productividad y los resultados de una organización. Al minimizar la intervención manual y el error humano, la automatización de contratos permite a las empresas:

• Ahorrar tiempo y recursos. Los procesos de contratos automatizados eliminan la necesidad de tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, permitiendo a los empleados centrarse en actividades de alto valor que impulsan el crecimiento comercial.
• Reducir errores. La administración manual de contratos suele ser susceptible de cometer errores cuy solución puede ser costosa. La automatización garantiza la consistencia y la precisión al aplicar normas predefinidas y eliminar el riesgo de error humano.
• Mejorar la colaboración. Con el software de automatización de contratos, los equipos pueden colaborar sin complicaciones en tiempo real, independientemente de su ubicación geográfica. Esto potencia la comunicación y acelera la toma de decisiones.

¿Qué problemas resuelve la automatización de contratos?

La automatización de contratos aborda varios retos organizativos comunes:

• Ciclos de aprobación largos. Los procesos de aprobación manuales pueden provocar retrasos y oportunidades perdidas. La automatización acorta los ciclos de aprobación al dirigir los contratos al siguiente firmante automáticamente, lo que garantiza que las firmas se recaban lo antes posible.
• Riesgos de cumplimiento. Es primordial garantizar el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias. La automatización de contratos ayuda a mantener la consistencia y el cumplimiento de la normativa a lo largo del ciclo de vida del contrato mediante cláusulas estandarizadas y preaprobadas y análisis de riesgos basados en IA.
• Falta de visibilidad. El seguimiento manual de los contratos suele ocasionar una falta de visibilidad de los estados y condiciones contractuales. La automatización de contratos proporciona un repositorio centralizado que facilita el control de lo que contiene un contrato o en qué punto del proceso de firma se encuentra, todo en tiempo real.

¿A quién beneficia la automatización de contratos?

La automatización de contratos tiene importantes ventajas para cualquier departamento que necesite enviar o firmar contratos con regularidad. 

Ventas

La automatización de contratos cambia las reglas del juego de los equipos de ventas, revolucionando su forma de cerrar tratos y generar ingresos. Al automatizar los procesos de contratos, los profesionales de ventas pueden acelerar todo el ciclo de ventas, desde la propuesta hasta la ejecución del contrato.

Los flujos de trabajo automatizados agilizan la creación, negociación y aprobación de contratos, reduciendo los cuellos de botella y acortando el tiempo necesario para cerrar acuerdos, mientras que las plantillas de contratos estandarizadas y las cláusulas predefinidas garantizan la consistencia de los mensajes y el cumplimiento legal.

Recursos humanos

La automatización de contratos transforma la manera en que los equipos de recursos humanos administran los documentos esenciales como los acuerdos de empleo, de confidencialidad y otros contratos relacionados con recursos humanos, garantizando una experiencia de incorporación y trabajo sin problemas.

Los profesionales de recursos humanos pueden agilizar el proceso de incorporación generando acuerdos laborales, documentación sobre prestaciones y otros contratos esenciales de recursos humanos.

Esto garantiza una experiencia de incorporación consistente y organizada para los nuevos empleados. Los equipos de recursos humanos también pueden aplicar políticas de recursos humanos uniformes con plantillas de contratos automatizadas que minimizan el riesgo de disputas legales y ayudan a mantener una base legal sólida para los acuerdos relacionados con los recursos humanos.

Legal

Para el departamento Legal, la automatización de contratos es una herramienta estratégica que optimiza la administración de contratos y libera valiosos recursos legales. El software de automatización de contratos facilita los flujos de trabajo automatizados de revisión y aprobación de contratos para que los equipos legales revisen rápidamente los contratos, identifiquen posibles riesgos y garanticen que los contratos cumplen con las normas legales. La automatización impone el uso de un lenguaje de contratos estandarizado y cláusulas predefinidas, lo que garantiza la consistencia de los contratos y reduce la probabilidad de términos ambiguos o disputas legales.

Finanzas

La automatización de contratos ayuda al departamento financiero a administrar los acuerdos financieros, las condiciones de pago y los ciclos de facturación. El software de automatización de contratos agiliza el proceso de facturación al generar facturas automáticamente en función de los términos e hitos del contrato, lo que ayuda a reducir los errores de facturación, elimina los retrasos en los pagos y mejora la administración del flujo de caja.

Las comprobaciones de cumplimiento automatizadas garantizan que los acuerdos financieros cumplan con los requisitos normativos y los controles internos, señalando posibles problemas y asegurando que los contratos financieros se ajustan a las normas legales y normativas.

Administración de inmuebles e instalaciones

En la administración de inmuebles e instalaciones, la automatización de contratos simplifica el proceso de alquiler y arrendamiento. Los administradores de propiedades pueden generar plantillas de contrato personalizadas que incorporen condiciones específicas para los distintos tipos de propiedades, y agregar nuevos arrendatarios de forma eficaz. También pueden aprovechar el seguimiento automatizado del pago del alquiler y los recordatorios para asegurarse de que los pagos se reciban puntualmente. Los administradores de propiedades pueden configurar recordatorios automáticos para los arrendatarios, lo que reducirá la probabilidad de impagos y recargos por demora.

TI y tecnología

Para los departamentos de TI, la automatización de contratos es muy valiosa para administrar los acuerdos de licencia de software, ya que hace un seguimiento del uso de las licencias, garantiza el cumplimiento de las condiciones de licencia y evita auditorías y sanciones inesperadas de software.

También ayuda a administrar los acuerdos de nivel de servicio (SLA), lo que permite a los equipos supervisar las métricas de los SLA en tiempo real y activar alertas automáticamente cuando se superan los umbrales de servicio. De esta forma, los equipos de TI pueden encontrar el origen del problema y tomar medidas correctivas para evitar futuras infracciones. 

Cómo automatizar contratos

Automatizar la creación, negociación y aprobación de contratos implica una implementación estratégica y el uso de las herramientas adecuadas. Estas herramientas son:

• Software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM). Seleccionar la solución de CLM adecuada es el primer paso para automatizar los contratos. Busca proveedores que ofrezcan personalización, integración con otros sistemas y sólidas capacidades de elaboración de informes.
• Lógica condicional. Aprovecha la lógica condicional para crear contratos dinámicos que ajusten las cláusulas en función de variables predefinidas, garantizando flexibilidad y precisión.
• Firmas electrónicas y acciones del acuerdo. Implementa tecnología de firma electrónica para agilizar el proceso de firma y automatizar las acciones posteriores desencadenadas por la ejecución del acuerdo.
• Recordatorios y vencimientos. Establece recordatorios automatizados de los hitos y vencimientos contractuales para evitar perder oportunidades y garantizar las renovaciones a tiempo.

Automatiza contratos con Docusign 

La automatización de contratos es una solución transformadora que puede reconfigurar el modo en que las organizaciones manejan los contratos. Al utilizar la automatización para agilizar los procesos, reducir los errores y mejorar la colaboración, las empresas pueden desbloquear una mayor eficiencia y precisión en varios departamentos.

Docusign puede ayudar a las organizaciones a automatizar sus procesos contractuales. Obtén más información sobre la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) de Docusign hoy mismo.