Cómo tener un argumento convincente para adoptar la firma electrónica

Los equipos que buscan invertir en nueva tecnología se enfrentan a muchas trabas.  Existe mucha incertidumbre económica que ha generado una serie de obstáculos para cualquier persona que busque justificar una nueva compra. Incluso con herramientas empresariales populares, el escrutinio sobre nuevas compras requiere que los líderes tengan argumentos convincentes y contesten una serie de difíciles preguntas que justifiquen una nueva inversión.  

Un argumento convincente debe incluir información detallada sobre costos y beneficios de una nueva compra. También debe incluir otros efectos importantes que esperas ver. Debes probar también que has hecho un análisis minucioso de la compra. Es difícil tener un argumento convincente cuando la información es general. Necesitas métricas. Por ejemplo, es de utilidad saber que los clientes de Docusign eSignature están totalmente de acuerdo en que completan acuerdos en menos tiempo y a un menor costo. Pero para ser más convincente, necesitas saber con exactitud cuándo tiempo y cuándo dinero pueden ahorrar.

Si tu empresa todavía no ha comenzado a usar una solución de firma electrónica, es momento de pensar en un argumento convincente para adoptarla. Para ayudarte a lograrlo, Docusign llevó a cabo un estudio cuantitativo sobre el impacto que tiene la firma electrónica en una empresa. Nuestra meta era hacer una lista de preguntas frecuentes y contestarlas con cifras reales que puedan ayudar a establecer expectativas para cualquier persona que considere una inversión en firma electrónica. 

En este artículo compartiremos algunos datos que necesitas para lograr un argumento convincente para adquirir firma electrónica. Para ver los resultados completos (y todos los datos de apoyo), descarga la guía Cómo medir el valor de la firma electrónica .

Argumento convincente para adoptar una solución de firma electrónica

Los clientes de Docusign eSignature dicen:

• Ahorro de tiempo: El tiempo utilizado en recolectar firmas se reduce en promedio de 25 a 50%, y el tiempo de cierre de contratos mejora en un 75%. 

• Ahorros en costos ocultos: El costo de papel, tinta, envío postal y por paquetería se redujo en promedio $4 a $10 dólares por documento, pero existe la posibilidad de ahorrar aún más. 

¿Cuánto tiempo se ahorra con Docusign eSignature?

El cliente eSignature promedio reduce aproximadamente un tercio el tiempo invertido en recolectar firmas. Dicho número es un resumen de desempeño en el pasado, no una garantía de resultados en el futuro, pero es una cifra confiable para guiar tus expectativas sobre el impacto que tiene la tecnología.

Aproximadamente 4 de cada 5 acuerdos Docusign se firman en un periodo de 24 horas; el 44% se firma en un periodo de 15 minutos. Cuando el tiempo de cierre de contratos es tal, es sencillo acelerar el trabajo contractual actual y liberar el tiempo del personal para trabajar en nuevos proyectos. Si vas a presentar un argumento a tu jefe, haz sugerencias sobre qué pueden hacer los empleados con el tiempo extra y qué impacto tendría en los ingresos.

La firma electrónica tiene el potencial de eliminar algunos costos ocultos

Cambiar la actividad de firma a una plataforma digital reduce significativamente los costos de imprimir, enviar y almacenar documentos. Aunque los clientes Docusign eSignature ahorran en promedio $4 a $10 dólares por documento, hay potencial para eliminar por completo dichos gastos cuando se comprometen con la firma electrónica.

Si tu equipo quiere calcular los ahorros en costos ocultos que se obtienen cuando se actualizan los procesos de firma, todo lo que necesitas es calcular cuántos documentos se completan en un periodo específico. Si todavía no tienes registro de dicha información, definitivamente es momento de comenzar.

Mejores firmas abren puertas a nuevos ingresos

Los clientes Docusign eSignature pueden hacer más que solo reducir costos: usan las capacidades mejoradas de firma para hacer mejores ventas y cerrar acuerdos en menos tiempo. Con un proceso contractual mejorado, es más fácil que nunca que los clientes interesados cierren tratos. Si en una compra hay dos competidores, la decisión puede depender de cuál de ellos puede hacer primero una oferta. Los clientes Docusign ven resultados tras optimizar los contratos de ventas: los equipos que usan eSignature reportan un aumento del 8% en la tasa de oportunidades ganadas y un decremento del 41% en el tiempo para cerrar tratos.

La firma electrónica mejoró los indicadores de desempeño clave en todos los equipos

La adopción de la firma electrónica va más allá de los ahorros de tiempo y recursos. Aunque dichas medidas posiblemente sean la forma más directa de traducir mejores del proceso en ingresos, la firma electrónica influye en todas las áreas de la empresa y en una variedad de métricas. Algunas de ellas están ligadas directamente a los ingresos. Otras impactan de forma indirecta (como satisfacción del cliente) o permiten alcanzar otras metas organizacionales (como reducción de uso de papel).

Para presentar un argumento convincente, habla con otros líderes de tu empresa y descubre qué partes de su flujo laboral se han visto beneficiados con el proceso de firma electrónica. Es posible que encuentres que algunos indicadores de desempeño clave de la empresa puedan mejorar con la tecnología de firma electrónica. A continuación, puedes ver una muestra de los beneficios comunes que reportan los equipos que usan la tecnología de firma electrónica:

En general, queda claro que la firma electrónica permite a las empresas tener menos contratiempos y mejorar las relaciones con diversos grupos de interés. Es una transformación que hace avanzar a toda una empresa hacia la economía moderna. 

¿Estás buscando más información para ayudarte a presentar un argumento para adoptar eSignature? Nuestro documento Cómo medir el valor de la firma electrónica cuenta con todos los datos que necesitas.