5 claves para optimizar el área de finanzas de tu empresa

El área de finanzas en una empresa constituye el motor que hace funcionar al engranaje, una vez que inyecta recursos en los otros departamentos teniendo en cuenta sus particularidades, necesidades y urgencias.

Por lo tanto, buscar formas de optimizar sus procesos promoviendo la agilidad de las actividades configura una acción esencial para asegurar la continuidad del negocio.

Es importante señalar que este departamento es uno de los más importantes en las empresas, puesto que maneja su capital corporativo, un activo decisivo para la supervivencia y crecimiento del negocio.

En este sentido, una gestión incorrecta y la puesta en marcha de procesos deficientes puede acarrear un efecto cascada en las otras áreas empresariales.

Pero, en definitiva, ¿cómo podemos evitar que las pequeñas inconsistencias en el área evolucionen impactando negativamente a toda la empresa?

La respuesta más realista y efectiva es: implementando medidas que consideren tanto el ambiente externo como la coyuntura interna.

En el artículo de hoy, centramos nuestra atención en este tema presentando 5 estrategias magníficas para mejorar el área de finanzas en una empresa.

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1. Desarrolla una efectiva gestión del incumplimiento

Es imprescindible desarrollar una estrategia de cobros y registro de incumplimientos, organizarlos y actualizarlos constantemente.

De hecho, el incumplimiento es un problema que ocurre con todas las empresas especialmente en tiempos de crisis. Por lo que saber gestionar el incumplimiento es una condición básica para asegurar la solvencia y liquidez de la empresa a punto de atender a sus obligaciones en tiempo y forma.

Así pues, el equipo del sector debe ser capaz de proporcionar alternativas a los clientes que presentan problemas financieros indicándole vías alternativas para honrar a sus compromisos bajo una postura cordial y sobre todo, evitando que las personas se sientan incómodas con la instancia de cobro.

2. Estructura un adecuado plan financiero

La estrategia de mejora continua se posiciona como una de las alternativas más saludables para el área de finanzas en una empresa.

Al adoptarla, los colaboradores participan de reuniones periódicas para revisar el plan financiero del negocio, analizar su desempeño y así, tomar una decisión acerca de su continuidad, reestructuración o completa modificación.

Es un hecho que la realidad financiera de una empresa oscila a lo largo de su ciclo de vida, por lo que es indispensable que el departamento financiero preste atención a las demandas emergentes y pueda hacer frente a imprevistos como el suministro de dinero al área de compras en carácter extraordinario a raíz de un imprevisto productivo.

Dicho esto, es nítido que el sistema de mejora continua contribuye a la actualización del departamento financiero impulsando sus resultados y actuando de modo transparente.

3. Disminuye los gastos

La economía es el alma del negocio, pues al disminuir los gastos, podemos aumentar el margen de beneficio o reducir los precios de venta como estrategia de captación de nuevos clientes.

Sin embargo, minimizar los gastos no debe traducirse como iniciar una ola de despidos en el sector. En efecto, esta configura una buena solución apenas cuando es extremadamente necesaria y ya no quedan otras alternativas.

Caso contrario, puede generar ansiedad en los colaboradores, fomentar una brusca reducción en su productividad e incluso, aumentar la tasa de turnover. No queremos que los mejores talentos del ámbito financiero migren a la competencia, ¿verdad?

Entonces, prioriza otros medios de ahorro como:

• Buscar proveedores más económicos y orientados a la negociación;

• Contratar nuevos planes de internet y teléfono;

• Analizar las cuentas verificando si los montos están de acuerdo con las actividades del sector o por encima de lo necesario.

Al tomar en cuenta estas medidas y mantener el equipo completo, la empresa no solo logra economizar, sino también fortalecer el vínculo con los profesionales, puesto que tienden a sentirse valorados y una parte importante del negocio.

4. Digitaliza los procesos

La tecnología es un recurso crucial para las empresas, pues permite agilizar la finalización de las tareas, incrementar los resultados corporativos a raíz de la ejecución de cálculos más precisos y elevar los ingresos, así como la rentabilidad.

La inclusión de herramientas tecnológicas como un software de gestión financiera permite mejorar la gestión del tiempo y mitiga una serie de errores e inconsistencias relacionadas con la interferencia humana. Esto se debe a que posibilita la automatización de una gran cantidad de actividades al paso que las estandariza y centraliza los datos en una plataforma.

De esta manera, el equipo del área de finanzas en una empresa puede acceder a la información tan pronto como la necesite mejorando así, el proceso de toma de decisión y estructurando medidas financieras mucho más efectivas.

Otra herramienta sumamente útil para revolucionar la dinámica del sector es la firma electrónica. Al utilizarla, los profesionales pueden aprovechar las oportunidades de negocio y cerrar tratos de manera más rápida, pues intercambian los documentos en el ambiente digital dondequiera que se encuentren e independientemente del horario y del dispositivo usado para dicha finalidad.

Vale la pena señalar que la firma electrónica tiene igual validez jurídica que su versión manual por lo cual, son documentos confiables que aseguran tanto los derechos como las obligaciones de las partes involucradas.

5. Invierte en capacitación

El escenario tributario y fiscal cambia de manera regular, por este motivo, es indispensable que los profesionales se mantengan actualizados y apliquen las normas de acuerdo con las exigencias de los órganos reguladores.

Una de las formas más efectivas de promover el cumplimiento del equipo de trabajo es desarrollando capacitaciones siempre que ocurran cambios en el marco legal y tributario que impacten al área financiera.

Además de invertir en la actualización del grupo, podemos optimizar el área de finanzas promoviendo el trabajo colaborativo con los otros sectores, prestando atención en el panorama externo y contando con una reserva financiera que permita enfrentar adversidades como una crisis económica.

¡Cuántos tips valiosos!

Luego de conocerlos a detalle, esperamos que te encuentres listo para ponerlos en práctica y así optimizar el área de finanzas en una empresa siguiendo metodologías modernas y extremadamente eficientes.

Pero recuerda: además de considerar nuestros consejos; es importante que los implementes adaptándolos a la realidad y a las necesidades de tu organización.

Si quieres iniciar el proceso de optimización del departamento incorporando nuevas tecnologías como la firma electrónica, te sugerimos que envíes un mensaje rellenando nuestro formulario del sitio. ¡Estamos listos para ayudarte a tomar la mejor decisión!