Cómo archivar documentos y acuerdos firmados

Un error común sobre la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) es que el proceso termina cuando todas las partes firman el acuerdo. Pero la firma está más cerca del inicio del proceso que de su final: una vez firmado un contrato, hay que archivarlo y actuar en consecuencia.

Tradicionalmente, el archivado de documentos se hacía almacenando copias en papel de los contratos firmados en grandes archivadores. Este método era efectivo pero ineficaz, porque requería que una persona buscara físicamente los documentos cada vez que era necesario consultarlos, y que luego devolviera los documentos al archivador cuando ya no los necesitaba.

Aunque algunas empresas siguen utilizando copias en papel y archivadores para administrar sus contratos firmados, muchas están adoptando un sistema digital de CLM para almacenar todos sus contratos. Sigue leyendo para saber por qué, y cómo el uso de un CLM digital puede ayudarte con tus necesidades de archivado de documentos. 

Las ventajas del archivado digital de documentos 

Una vez firmados, los documentos y acuerdos deben archivarse en un sistema de almacenamiento digital en el que se puedan hacer búsquedas, de modo que puedan encontrarse y consultarse fácilmente más adelante. Sin acceso al documento firmado, no se pueden consultar las cláusulas ni completar las auditorías, y es más difícil hacer cumplir los acuerdos.

Archivar documentos mediante una solución digital de CLM ofrece múltiples ventajas sobre los métodos tradicionales de almacenamiento (como copias en papel en archivadores).

• Un CLM digital permite a los usuarios archivar todos los contratos, acuerdos y otros documentos firmados en una ubicación centralizada, proporcionando una única fuente de verdad para los documentos legales de toda la organización. 

• Las funcionalidades de seguridad digital y física, como sellos a prueba de manipulaciones, registros de auditoría y otras salvaguardas líderes del sector proporcionan la garantía de que tus documentos están siempre seguros. 

• Archivar documentos con un CLM digital permite a los usuarios buscar acuerdos por fecha, palabras clave, metadatos o cualquier otro contenido relevante. 

• Con todos tus contratos almacenados en un solo lugar, un CLM digital es capaz de analizar todo el conjunto de documentos. Las herramientas avanzadas de IA pueden sacar a la luz información que, de otro modo, el análisis humano pasaría por alto.

Beneficios de una solución digital de CLM para archivar documentos

Una solución digital de CLM proporciona una gran cantidad de características que garantizan una ruta de auditoría exhaustiva, la identidad verificada del firmante y muchos otros métodos para demostrar la autenticidad de los documentos. 

Archivar correo electrónico

Puede haber información valiosa sobre un documento en los correos electrónicos asociados a ese documento. El CLM digital puede archivar todos los correos electrónicos relacionados con una transacción para que tengas un registro verificable de todas las comunicaciones. Esto es muy importante para los sectores muy regulados, como el de servicios financieros.

Políticas de retención de documentos 

El archivado de documentos puede ser muy confidencial, y la mayoría de las empresas tienen normas estrictas sobre qué información debe guardarse y qué información debe eliminarse de forma permanente. Un CLM digital permite a los usuarios establecer un calendario en el que los documentos se purgarán automáticamente. También puede alertar a los usuarios relevantes con antelación de la eliminación de un documento del archivo digital. 

Copia autorizada

Una ventaja clave de un archivo de documentos centralizado es el uso de una única copia autorizada de cada documento. Esto elimina las confusiones sobre qué documento es el más reciente, y cualquier actualización será vista de inmediato por todos los usuarios.

Acciones del acuerdo

Las tareas habituales posteriores a la firma, como archivar, exportar información e iniciar flujos de trabajo adicionales, pueden automatizarse con un CLM digital. Estas acciones del acuerdo pueden configurarse en función de reglas establecidas por el usuario y personalizarse por acuerdo. 

Archiva documentos de forma segura con Docusign CLM

En el proceso contractual, el archivado de documentos es tan importante como su generación, negociación y firma. Con Docusign CLM, el archivado de los documentos firmados está integrado en el flujo de trabajo, y puedes confiar en la mejor plataforma de CLM de Docusign para almacenar tus documentos de forma segura y garantizar que se pueda acceder a ellos fácilmente.

Para obtener más información, lee nuestra guía: entienda todo sobre CLM