Ahorro de tiempo: qué hacer y herramientas para lograrlo

Si quieres aumentar la rentabilidad de tu negocio y hacerlo crecer en el mercado, debes guiarte por la máxima “el tiempo es dinero”. Adoptar medidas que fomenten el ahorro de tiempo es una cuestión de continuidad empresarial.

Un ejemplo de ello es la firma mundial AON, que al ahorrar más de 200 horas de trabajo de ingreso de datos por año, incrementó su tasa de firma en un 20% y mejoró dramáticamente la experiencia de adquisición de sus agentes.

Como ves, el ahorro de tiempo está estrechamente ligado a la eficiencia y productividad empresarial. Además, garantiza una mayor experiencia para los empleados.

¿Quieres gestionar el tiempo de tus equipos con excelencia? En este artículo, encontrarás los mejores consejos y herramientas.

Ahorro de tiempo: 6 consejos extraordinarios para incrementar la productividad

Implementar el ahorro de tiempo como parte de la política y cultura corporativa es el mejor camino para asegurar el cumplimiento de las actividades, la optimización de la rutina y la eficiencia laboral. 

En las siguientes líneas, presentamos una lista con las 6 medidas más eficaces para ahorrar tiempo:

1. Organiza las actividades

Organiza las labores según el orden de prioridad, así tendrás una vista amplia de los puntos que realmente merecen tu atención y un lugar en tu agenda del día.

Además, es importante trabajar con procesos estructurados para que cada tipo de tarea tenga etapas muy bien definidas que avancen adecuadamente. Esto te evitará evaluar a detalle cada nuevo paso, malgastando tu tiempo y usando otros recursos de manera innecesaria.

2. Reserva tiempo para lidiar con los asuntos pendientes

Las reuniones son instancias necesarias para alinear proyectos, actividades y decisiones, sin embargo, pueden restar tiempo al cotidiano del gestor, haciendo que muchas tareas secundarias queden pendientes.

Una buena forma de resolver pequeños temas durante la jornada de trabajo es reservar algunos minutos para lidiar con dichas actividades como hacer una llamada, hablar con un colaborador o aportar feedback al equipo.

3. Invierte en capacitaciones

Los cursos cortos y las capacitaciones permiten dar un salto en términos de productividad.

Al capacitar a las personas acerca de nuevos procesos, herramientas, cambios en la política del negocio, entre otros temas relevantes, los equipos pueden trabajar en sincronía, optimizando el uso de los insumos, eliminando viejos hábitos y maximizando la celeridad y calidad de sus entregas.

4. Revisa los procesos

A medida que pasa el tiempo, algunos procesos corporativos pueden volverse obsoletos, requiriendo más tiempo para ejecutarse que medidas modernas y potencialmente innovadoras.

Para eliminar este tipo de proceso, es recomendable prestar atención en las actividades manuales y, si es posible, automatizarlas.

La automatización es una de las formas más eficientes de fomentar el ahorro de tiempo y potencializar la productividad de los colaboradores, pues minimiza la carga de trabajo manual, repetitiva, burocrática y sencilla. 

Esto posibilita que los equipos centren su atención en procedimientos y actividades que efectivamente demandan el componente cognitivo y la percepción humana.

5. Elimina el papel

Promover la cultura paperless en los negocios modernos no solo es un acto de productividad y optimización del tiempo, sino que también refleja la postura sustentable del negocio.

¡Fíjate cuánto tiempo tardas en imprimir documentos, enviarlos y esperar que la otra parte lo lea, corrobore la información y, finalmente, lo firme!

Gracias a la automatización de los procesos y digitalización del flujo de datos, es posible acelerar las actividades administrativas, gestionando los documentos en el medio virtual y accediendo a la información tan pronto como se la necesita.

6. Apuesta por herramientas tecnológicas

Más allá de facilitar y agilizar la gestión y firma de documentos, el uso de tecnologías disminuye el tiempo requerido para llevar a cabo acciones operativas y de producción relevantes para el correcto funcionamiento del negocio. 

Por lo cual, contribuye a la reducción de los gastos en esas áreas y, en consecuencia, a una mejora contundente en la rentabilidad del negocio.

Asimismo, es importante recalcar que emplear soluciones innovadoras de tecnología configura una acción de sostenibilidad y responsabilidad socioambiental, pues minimiza el uso de tintas, papel, combustible y otros insumos que pueden generar residuos tóxicos.

Las 4 mejores herramientas para ahorrar tiempo en tu negocio

Ahora que entiendes la importancia de adoptar soluciones tecnologías de excelencia, vale la pena que conozcas las mejores herramientas para ahorrar tiempo e incrementar los resultados del negocio, incluso en tiempos difíciles:

Sistemas de gestión

Los sistemas de gestión son herramientas capaces de almacenar, procesar y centralizar la información, facilitando la rutina de los profesionales y el control integral de los procesos y resultados de un negocio.

En virtud de su relevancia, podemos encontrar excelentes soluciones para todas las áreas corporativas como inventario, facturación, compras, marketing, contabilidad y gestión de proyectos.

Con un buen sistema de gestión, los equipos pueden ahorrar tiempo porque:

• Permite un amplio y riguroso control de todos los procesos corporativos;

• potencializa la productividad;

• fomenta la motivación y la satisfacción de las personas;

• optimiza la comunicación;

• promueve el trabajo colaborativo.

Programas Cloud

Al incluir programas en la nube, las empresas pueden acelerar la toma de decisiones, ya que los profesionales pueden acceder a datos relevantes dondequiera que se encuentren y en el momento en el que los necesiten.

Además, favorece el intercambio de información entre colegas y gerentes sin la necesidad de encontrarse personalmente, lo que conlleva a la sincronización de tareas y realización de actividades bajo un entorno colaborativo y en pro de la economía de tiempo.

Chatbots

Estas herramientas de Inteligencia Artificial se han posicionado como grandes y poderosos aliados del ahorro de tiempo, principalmente en los sectores de marketing, atención al cliente y ventas.

Al incluirlos en las páginas y redes sociales, los negocios pueden solucionar problemas, así como responder preguntas, gestionando los contactos de forma más rápida y prescindiendo de la atención humana en todas las instancias. Principalmente, cuando las dudas son frecuentes y se configura el bot para aportarlas ante el ingreso de determinadas palabras y expresiones.

Firma electrónica

Hoy en día, es prácticamente imposible imaginar una empresa ajena a la tecnología, en especial, a los sistemas de firma electrónica.

Con este tipo de software, puedes eficientar las dinámicas internas, asegurando que se cumplan correctamente y evitando el uso indiscriminado del tiempo.

De hecho, estas soluciones permiten establecer una relación más amena y directa con los proveedores, clientes y trabajadores, minimizando el tiempo requerido para:

• Aceptar tratos y acuerdos;

• poner en marcha y corroborar negociaciones;

• contratar nuevos profesionales;

• finalizar el vínculo laboral con trabajadores;

• asociarse con otras empresas.

¡Esto ha sido todo por hoy!

Al finalizar la lectura, esperamos que hayas entendido que promover el ahorro de tiempo es una acción estratégica que puede llevar los resultados de tus procesos al siguiente nivel.

Considera los tips y las herramientas que te recomendamos para darle un nuevo rumbo a tu empresa en términos de gestión y eficiencia.