Trazabilidad documental: ¿por qué es importante para las empresas?

Una efectiva gestión de documentos digitales requiere la aplicación de estrategias de trazabilidad. ¿Te interesa conocer más sobre el tema? Entonces, te invitamos a que leas este artículo hasta el final para descubrir numerosos aspectos acerca de este concepto.

De hecho, conocer la localización exacta de los archivos de una organización en el momento que se los necesita, permite fundamentar la toma de decisiones en datos sólidos, confiables y actualizados, lo que contribuye a la estructuración de acciones estratégicamente más acertadas y eficientes.

Por lo tanto, conocer el concepto y aplicarlo en el cotidiano de tu empresa te ayudará no solo a elevar el nivel de la seguridad de la información, sino también a potencializar los resultados corporativos.

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Trazabilidad documental: Localiza tus archivos de forma rápida

En términos generales, la rastreabilidad es la capacidad de conocer la trayectoria de un determinado objeto acaparando desde su posición de origen hasta el destino final.

En lo que concierne a su esencia, el concepto se ha originado en el ámbito industrial caracterizado por requerir elevados controles de calidad y de evolución de las etapas de desarrollo de los productos garantizando así, que las soluciones subsanen los estándares del negocio y las demandas del público.

Bajo la óptica de los documentos, la trazabilidad consiste en la localización de un archivo, la identificación de los usuarios que lo han consultado y editado, entre otros aspectos relacionados.

De este modo, al tener clara la definición, es posible imaginar algunos de los problemas relacionados con la ausencia o la práctica deficiente de este proceso como:

• Pérdida o extravío de la documentación;

• Incapacidad de detectar ediciones no autorizadas;

• Uso de versiones antiguas no actualizadas;

• Incumplimiento legal, tributario y de otras índoles;

• Gestión de tiempo deficiente;

• Disminución de la productividad de los equipos de trabajo;

• Aumento de los costos operacionales del negocio.

Todas las posibilidades señaladas supra interfieren en el performance organizacional y, en consecuencia, generan un impacto negativo en la salud financiera del negocio. 

Por lo tanto, mantenerse ajeno al concepto puede interferir en diferentes áreas de la empresa y así, poner en riesgo la efectividad de las decisiones, la dinámica del negocio y, por supuesto, la participación de la empresa en el mercado.

Importancia de la trazabilidad

Antes de entrar de lleno en la relevancia de este proceso en el entorno documental, vale la pena señalar que organizar adecuadamente los archivos del negocio es el primer paso para garantizar un rápido acceso a sus contenidos. 

Incluso, para optimizar la organización, es interesante que la empresa indexe y utilice recursos adecuados para las búsquedas.

Ahora bien, en cuanto a la trazabilidad, podemos decir que su capacidad de monitorear todos los procesos que involucran algún tipo de registro se refleja en la posibilidad de conocer el histórico de una documentación desde la fase de elaboración hasta que se descarta.

De esta manera, la recuperación de abundantes datos acerca de un documento, independientemente de su momento en el ciclo de vida útil, consiste en uno de los diferenciales más relevantes de este proceso, permitiendo así a los gestores optimizar la gestión empresarial.

Sin embargo, este no es el único beneficio de poner en marcha medidas de trazabilidad que habiliten encontrar rápidamente un documento en la abarcativa biblioteca digital de una empresa, pues también permite:

• Automatizar el control del intercambio informacional en las empresas;

• Favorece la seguridad de la información mitigando la probabilidad de que los archivos lleguen a terceros con intenciones maliciosas;

• Previene fraudes;

• Identifica tareas pendientes y concluidas optimizando el control de las actividades;

• Reduce los costos con la repetición de tareas inherentes a la elaboración de los documentos y con impresiones;

• Optimiza el compliance en los diversos sectores corporativos;

• Ahorro de recursos que, ante una coyuntura manual, serían destinados a la mano de obra enfocada a la gestión documental impresa.

Por lo tanto, la trazabilidad no solo asegura el fácil acceso a la información, sino también promueve un control más eficiente de las actividades corporativas y de los resultados alcanzados.

Herramientas necesarias para una efectiva trazabilidad

Luego de conocer el concepto, tener consciencia de que su negligencia afecta el crecimiento corporativo y así, entender su importancia, es interesante que accedas a las formas de controlar la trazabilidad documental siguiendo un camino mucho más eficaz y orientado a la seguridad de los datos sigilosos.

De hecho, algunas de las herramientas más relevantes para este fin son:

• Software de gestión documental: sirven para automatizar la gestión de documentos durante todas sus etapas, que van de la creación al almacenamiento. Sus funcionalidades van desde la captura y el almacenamiento hasta la búsqueda y recuperación eficiente de documentos.

• Software de gestión de contratos: optimiza el ciclo de vida de los contratos, automatizando los flujos de trabajo y la gestión de acuerdos. Permite ejecutar un rígido control de versiones, método extremadamente atractivo cuando los archivos deben ser firmados por varios profesionales de la empresa.

En este sentido, es importante señalar que la firma electrónica es otro excelente recurso para incrementar la velocidad del cierre de tratos y de la aceptación de contratos. 

Esto ocurre a raíz de que proporciona seguridad, confianza y transparencia a las transacciones comerciales, pues permite detectar quienes acceden, modifican y firman los documentos, así como acceder a otros detalles decisivos para su fiabilidad. Es una herramienta que garantiza la trazabilidad de cada firma y acuerdo.

Asimismo, el hecho de contar con la misma validez jurídica que las firmas manuales en la mayoría de los países, la convierten en un recurso de localización documental extraordinariamente relevante para las negociaciones internacionales promoviendo así, la ampliación de la zona de cobertura de las empresas.

¡Hasta aquí hemos llegado!

Como ves, integrar la trazabilidad a la rutina de tu negocio es una excelente alternativa principalmente para garantizar un buen nivel de productividad entre los equipos de trabajo y una toma de decisión estratégica más eficiente.

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