Envío en masa: Cómo remitir múltiples sobres para su firma a la vez

¿Necesitas compartir este documento con varias personas? ¿Tienes una nueva política que todos los empleados deben firmar? O, con muchas personas trabajando desde casa, ¿simplemente necesitas una forma segura de notificar a todo el equipo acerca de actualizaciones importantes?

Si necesitas que varias personas firmen el mismo tipo de acuerdo o si necesitas distribuir un documento confidencial a la vez, la función de envío de masa de Docusign es excelente. El envío en masa es una forma rápida y sencilla de enviar un documento a muchas personas. 

Cómo funciona el envío en masa

Con el envío en masa disponible en la plataforma de firmas electrónicas de Docusign, puedes crear una plantilla y usar etiquetas para especificar dónde están las firmas de los destinatarios en el diseño. Se pasa al igual que el proceso de enviar un solo documento. Luego, simplemente importa una lista de suscriptores y Docusign envía automáticamente el documento a todos a la vez. 

Esta función elimina la necesidad de crear y enviar sobres separados a todos en su lista. Por lo tanto, vas a crear apenas una plantilla del documento y cada destinatario recibe una copia exclusiva del documento.

Tips: disfruta al máximo los envíos masivos:

• Prepara un diseño: Mejorar una plantilla de documento es el primer paso hacia un procesamiento en masa exitoso. Al configurarlo, asigne a cada campo que estás etiquetando un nombre lógico para la identificación de la hoja de cálculo (lo necesitará al crear un archivo CSV).

• Tenga en cuenta las posibilidades: Al configurar la plantilla y agregar los campos, piensa en las variables, como los tamaños en los nombres de los destinatarios. ¡Deja suficiente espacio en los campos para nombres más largos! Además, verifica y vuelve a verificar los campos que se completarán con información como la moneda, ya que la alineación puede necesitar ajustes para diferentes valores.

• Configura el archivo CSV: Ve todas las etiquetas que has configurado y crea un CSV que las incluya a todas. Una cosa que debe tenerse en cuenta es asegurarse de que el formato de hoja de datos se transfiera al archivo.

• Haz testes: Al igual que una revisión antes de enviar un correo electrónico, es importante hacer lo mismo con la experiencia de firma. Antes de reenviar el documento a miles de personas con un error, elige un pequeño grupo de destinatarios y realiza una prueba.

• Sigue el estatus: Después de enviar el documento a las personas, puedes verificar fácilmente el estado de cada sobre. 

Utiliza el envío masivo todo el tiempo

El envío en masa ahorra mucho tiempo (y dinero) para finalizar transacciones con documentos como planes de compensación, bonos, manuales de empleados, actualizaciones de términos y condiciones, además de notificaciones anuales de beneficios para el equipo. 

En este momento, con muchas empresas operando con sus empleados en sus casas, esta característica de Docusign eSignature demuestra ser crítica para mantener los negocios en marcha.

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