Contratación digital: ¿en qué consiste y cómo funciona?

Sin duda, la contratación digital ha sido de gran ayuda para las empresas, especialmente frente al contexto sanitario en el mundo a raíz de la COVID-19.

Entre otras cosas, uno de los principales beneficios de este proceso es la facilidad para llevar a cabo los contratos electrónicos sin la necesidad de la presencia física de las partes involucradas, lo cual no solo está en sintonía con las medidas relacionadas con el confinamiento para frenar el contagio del coronavirus, sino también con la optimización de los flujos de trabajo y la productividad en las empresas.

A continuación, te explicamos en qué consiste este tipo de contratación, cómo funciona y cuáles son sus ventajas.

¡Lee hasta el final!

¿En qué consiste la contratación digital?

La transformación digital ha permitido el desarrollo de múltiples aplicaciones que facilitan el funcionamiento de las empresas: precisamente, una de estas son los contratos digitales.

La contratación digital consiste en automatizar mediante un software el proceso contractual entre las partes involucradas, cuya principal diferencia respecto a los contratos habituales es que el intermediario es un algoritmo que facilita la relación entre usuarios y genera mayor seguridad y optimización entre ellos.

Además del concepto contratos digitales, otras denominaciones para este tipo de contratos son:

• Contratos electrónicos.

• Contratos de blockchain.

• Smart contracts.

• Contratos inteligentes.

• Contratos ejecutables.

¿Cómo funciona la contratación digital?

Primero que todo, es importante saber que los contratos digitales funcionan por medio de programas codificados que permiten la verificación de identidad de las partes y de la implementación de firmas electrónicas en cualquier dispositivo.

Estas últimas son el elemento más importante del proceso, pues señalan la aceptación de todos los términos y condiciones pactados en el contrato.

En este sentido, las ventajas de utilizar las firmas electrónicas son:

• Reducción de costos.

• Mayor organización.

• Movilidad.

• Seguridad.

• Aumento de productividad.

• Optimización de la experiencia de usuario.

• Eliminación del papel.

Por supuesto, para elaborar un smart contract, primero es necesario tener el objeto del contrato, ya que el software necesita de información para poder estructurarlo.

Ventajas de la contratación digital

Dentro del sector privado y público, los smart contracts están ganando popularidad debido a sus ventajas. De inmediato, te entregamos cinco de las más importantes:

1. Autonomía

No hay necesidad de intermediarios: gracias al software y la tecnología de esta gran herramienta, el control absoluto del acuerdo está en las partes involucradas.

2. Confianza

La información dentro de los contratos ejecutables está completamente encriptada, por lo que el intercambio de información y transacciones conlleva un nivel de seguridad alto.

3. Reducción de costos

No es necesario contratar a intermediarios para poder concluir el contrato.

Además, la eliminación de estanterías debido a la digitalización de documentos genera una gran oportunidad de ahorro para cualquier negocio.

4. Disminución de riesgos

Gracias al respaldo seguro de información, usar un software para contratos electrónicos da la certeza de evitar fraudes y genera eficiencia en la administración de los documentos.

Finalmente, la información que tiene un contrato electrónico se mantiene íntegra e intacta, ya que los contratos no pueden editarse sin autorización de los creadores.

5. Prevención frente a la pérdida de documentos

Así como lo escuchas, con el tsunami de tecnologías, toda la información puedes almacenarla en la nube, es decir, no necesitas tenerla en un dispositivo o un disco duro: esto te permite acceder a ella desde cualquier lugar; incluso, en algunos casos no es un requerimiento tener una conexión a internet, sino solo un dispositivo inteligente o smartphone.

Un detalle importante a destacar es que en México los contratos electrónicos cuentan con la misma validez que los contratos físicos, lo cual demuestra otra ventaja para migrar a esta modalidad.

Tipos de contratos digitales

Algunas de las clasificaciones que existen dentro de los smart contracts son las siguientes:

Clasificación por forma

• Contrato electrónico directo: Se ejecuta por medio de la compra de productos encontrados, adquiridos, pagados y entregados por medio de compra en línea. Algunos ejemplos son cursos, videojuegos, música o libros. Se denomina directo porque son bienes intangibles a los que puedes acceder de forma inmediata.

• Contrato electrónico indirecto: En este contrato, la entrega del producto o servicio se debe realizar de forma física. Todo el proceso de adquisición y pago se hace en línea, pero la etapa final requiere de adquisición cara a cara. Dentro de los ejemplos encontramos muebles, ropa o electrodomésticos, entre otros.

Clasificación por la emisión de las declaraciones

• Contrato electrónico puro: Este tipo de contrato consta únicamente de la aceptación de pólizas de privacidad de forma digital.

• Control electrónico mixto: Requiere de métodos electrónicos como hacer negociaciones y cláusulas por medio de correo electrónico, pero al momento de concluir o firmar se hace físicamente.

Clasificación por los sujetos

• Contrato electrónico de consumo: Es un contrato donde necesariamente una de las partes es un consumidor del producto o servicio, por ejemplo, la contratación de viajes.

• Contrato electrónico mercantil: Todas las partes involucradas en este contrato son empresas, por ejemplo, cuando se necesita iluminación y equipo de audio para un evento empresarial.

Clasificación por la forma de pago

• Contrato electrónico con pago electrónico: Implica una transacción económica por medio de transferencias virtuales con entidades bancarias.

• Contrato electrónico con pago tradicional: El pago se realiza físicamente mediante efectivo o cheque bancario. Normalmente, este tipo de contratos tiene políticas no reembolsables.

Clasificación por objeto del contrato

• Contrato electrónico de entrega: Este se refiere a la entrega de un producto y puede ser inmediato o diferido dependiendo de cuando se reciba dicho bien.

• Contrato electrónico de prestación: No existen bienes referidos en este contrato, pero también puede ser instantáneo o diferido.

Cuando se trata de formalizar un acuerdo de forma legal, dejar a un lado los contratos tradicionales y apostar por las nuevas herramientas tecnológicas es fundamental para tu negocio.

Tal y como indicamos en la clasificación de contratos, estos indispensablemente necesitan de la aprobación de todos los interesados.

Por ello, contar con la tecnología para firmar electrónicamente incluye la obtención de una aplicación utilizada para elaborar la documentación, editar la información y garantizar la seguridad del proceso de contratación.

Además, crear un resumen de las transacciones de cada documento y llevar un control de cada firmante es definitivamente sinónimo de productividad.

¡No esperes más y adopta la contratación digital en tu empresa!

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