4 tendencias digitales para equipos jurídicos
Es evidente que ante el crecimiento digital, las organizaciones deben asumir nuevos retos y adaptarse a los cambios que imponen las tecnologías. En el caso del área legal, esto implica integrar las tendencias digitales con el objetivo de mejorar los flujos contractuales.
El constante aumento de la velocidad de los negocios, y la necesidad de reformular los flujos de trabajo para colaborar de forma remota, obligó a los equipos jurídicos a optimizar la gestión de contratos a través de la digitalización.
Por esto, actualmente los profesionales del área legal buscan mejorar sus capacidades tecnológicas y, de esa forma, los procesos contractuales.
Entonces, ¿a qué deben apuntar los departamentos jurídicos? En este artículo, te contaremos las 4 tendencias digitales fundamentales para esta área.
¡Comencemos!
1. Digitalización de contratos
Si algo hizo la pandemia, fue dejar en evidencia la importancia de la digitalización de procesos, sobre todo para las PYMES. En el área legal, la transición a lo digital impacta fundamentalmente en los acuerdos jurídicos.
De acuerdo con un reciente reporte de Docusign, una de las mayores prioridades actuales de los equipos jurídicos es la digitalización de contratos en sus organizaciones.
De hecho, los profesionales jurídicos consultados identificaron la digitalización de casi todas las actividades —16 de 21— del ciclo vital de contratos como una “alta prioridad”.
Eliminar pasos manuales del flujo de trabajo contractual permite reducir errores y aumentar la eficiencia. Además, los procesos digitales son más fáciles de integrar que los impresos desarticulados.
A pesar de ser una prioridad y una tendencia clara, los equipos actuales se enfrentan a varios retos a la hora de digitalizar los acuerdos jurídicos. Entre los principales problemas identificados que encuentran están:
La dificultad para identificar procesos que puedan digitalizarse;
y la búsqueda de requisitos normativos en procesos manuales.
2. Automatización de procesos
Como vimos, las capacidades tecnológicas de los departamentos jurídicos son determinantes a la hora optimizar flujos de trabajo.
Siguiendo en esa línea, al ser consultados por sus prioridades el 42% de los profesionales jurídicos afirmó que acelerar la resolución de contratos es una de ellas. Asimismo, el 41% mencionó la digitalización de procesos para mejorar la eficiencia.
La automatización cumple un papel fundamental para alcanzar esos objetivos, haciéndola una de las tendencias digitales clave en la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM).
En ese sentido, los equipos de contratación están de acuerdo en que los procesos manuales y la falta de automatización son complejidades innecesarias que deben ser resueltas.
A través de procesos automatizados, es posible eliminar tareas repetitivas en favor de la productividad. Así, los equipos pueden enfocarse en temas más relevantes como el Compliance.
3. Almacenamiento en la nube
Con el aumento del trabajo a distancia durante la pandemia, es clara la tendencia a mantenerlo así a futuro o, en defecto, esquemas mixtos en los que coexistan la modalidad home office y la presencial.
En tal sentido, la migración a la nube es más conveniente que nunca para poder acceder a los documentos desde cualquier lugar.
De hecho, los datos indican que mejorar el almacenamiento y la búsqueda de contratos es la principal prioridad de los equipos jurídicos actuales.
Así lo afirmó el 44% de los profesionales encuestados. Asimismo si consideramos solo los departamentos jurídicos de México, el porcentaje aumenta al 48%.
La adopción de la nube también implica incorporar una plataforma digital que permita gestionar los contratos a través de una interfaz eficiente.
Estas tecnologías favorecen la trazabilidad de los documentos, facilitando el acceso a la información y el control de cada etapa de los acuerdos jurídicos. Al mismo tiempo, la nube permite mejorar la colaboración y acelerar los procesos.
4. Incorporación e integración de tecnologías
Sin dudas, la integración tecnológica es fundamental para estar al día con las tendencias digitales de la gestión de contratos. En ese sentido, casi la mitad de los profesionales jurídicos afirman que la falta de integración entre herramientas produce un retorno mediocre en sus inversiones de tecnología.
Es evidente que la verdadera transformación digital del área legal no solo implica adoptar innovaciones tecnológicas, sino también integrarlas entre ellas y en la cultura organizacional.
En referencia a una de esas tecnologías clave como la firma electrónica, la Directora Jurídica de Xertica, Marisol Vidales, afirma:
Yo creo que es un cambio importante y que al final del día nosotros, como abogados, tenemos que perseverar a efecto de poder hacer conciencia que la firma electrónica es el futuro y se ampara en las normatividades aplicables en todos los países a nivel regional.
Además de la firma electrónica, hay otras soluciones requeridas por los equipos jurídicos actuales.
¡Veamos cada una de ellas!
CRM
En la actualidad, los software de gestión de las relaciones con los clientes —CRM, por sus siglas en inglés— son los más utilizados en los departamentos de legales: el 47% de los profesionales consultados ya lo implementa.
Además, el 72% considera que el software de CRM será una herramienta crítica para tener éxito en los próximos 5 años.
CLM
Otra de las tendencias claras es la creciente demanda por soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos —CLM, por sus siglas en inglés—. Mientras que el 38% ya utiliza esta herramienta, el 67% predice que será esencial de acá a 5 años.
Herramientas de IA
Al igual que el CLM, también ha crecido la necesidad de adoptar soluciones de inteligencia artificial (IA) en el área legal. Entre las más relevantes se encuentran los bots y el análisis de contratos con IA.
Firma electrónica
Junto al CRM, la firma electrónica es considerada una herramienta esencial para los departamentos jurídicos. Actualmente, el 44% de ellos la usa y el 61% cree que será crucial en los próximos 5 años.
En ese sentido, el Gerente Ciber-Legal de Axtel, Federico Vázquez enfatiza que:
Cuando clientes y colaboradores conocen los resultados de la transformación que llevamos a cabo en la empresa para adoptar esta modalidad de firma, que es perfectamente válida para todo propósito jurídico, nos suelen buscar para pedirnos información sobre cómo pueden hacer lo mismo en sus compañías.
Lo cierto es que hoy los equipos jurídicos ya tienen acceso a las herramientas que consideran vitales, y solo necesitan dar el paso en el camino de las tendencias digitales.
En suma, las soluciones más eficientes deberán integrar las principales tecnologías del área: CRM, CLM, herramientas IA y firma electrónica.
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