Kayak dice "bon voyage" a los procesos basados ​​en papel

Kayak revolucionó por sí solo la industria de viajes cuando comenzó su andadura en 2004. 

La empresa construyó con éxito un motor de meta-búsqueda para compras de viajes antes que cualquier otro portal en internet. Ahora, la compañía rastrea cientos de sitios de aerolíneas, hoteles y alquileres a la vez, en busca de las mejores ofertas y paquetes para los clientes que están listos para embarcarse en su próxima aventura.

El modelo comercial de Kayak se basa en la venta de publicidad.Mucha publicidad. 

Pero cada venta de anuncios implica un intrincado proceso de contratación. Y, antes de Docusign, este proceso conllevaba una interacción compleja basada en papel y llena de errores, tanto para Kayak como para sus clientes. 

Aunque Kayak modernizó su gestión de contratos de anunciantes al adoptar Salesforce en 2009, se mantuvo el proceso manual en papel que utilizaba Kayak para cerrar sus contratos.

Sus representantes de ventas seguían el siguiente proceso:

• Primero, tenían que crear contratos en Salesforce en formato PDF para enviarlos por correo electrónico a los clientes. 

• Una vez recibidos, los clientes imprimían, firmaban, escaneaban y enviaban documentos por correo electrónico a Kayak, donde los equipos de ventas tenían que obtener las firmas internas requeridas utilizando los mismos métodos manuales. 

• El proceso finalizaba en una ronda final de escaneado y envío de documentos por correo electrónico a los clientes. 

“Fue muy complicado trabajar así”, dijo Tony Leung, director de administración de sistemas de Kayak. 

El proceso de firma de contratos duraba hasta dos semanas y era muy propenso a errores. Los contratos se atascaban en las bandejas de entrada de los implicados, se archivaban mal, estaban incompletos o simplemente se perdían. 

Cuando los auditores internos comprobaron cuántas de las campañas publicitarias de Kayak estaban respaldadas por un contrato firmado, descubrieron que era solo el 30 %. “Teníamos que hacer algo”, dijo Leung.

Un líder global para contratos publicitarios

Leung y su equipo comenzaron a evaluar soluciones de firma electrónica y tomaron su decisión después de asistir a una conferencia de Salesforce. “Parecía que cada vez que surgía el tema de las firmas electrónicas, Docusign era el estándar”, explicó. “Examinamos el producto y descubrimos que cubría completamente nuestras necesidades”. 

Kayak eligió Docusign no solo por su facilidad de uso, sino también por su soporte en varios idiomas, lo cual es fundamental para una empresa con clientes en 30 países. “Queríamos al líder del mercado global y eso es lo que obtuvimos con Docusign eSignature. Es reconocido y confían en su herramienta empresas de todo el mundo”, dijo.

Kayak agilizó su complejo proceso de firma de contratos

Kayak comenzó a utilizar Docusign eSignature para Salesforce y lo personalizó para respaldar el complejo proceso de firma interno de la empresa. Estas tareas ahora son simples y directas gracias al soporte de Docusign para flujos de trabajo avanzados. 

“Todos nuestros empleados amaron Docusign de inmediato”, dijo Leung. “De hecho, cuando se corrió la voz sobre nuestro cambio, los anunciantes comenzaron a preguntar si podían firmar sus contratos con Docusign. Lo usamos en el 100% de nuestros contratos con anunciantes”.

La presentación automática de contratos firmados en Salesforce ha reducido los errores de facturación y aliviado las preocupaciones sobre posibles problemas legales. En lugar de tener que lidiar con el engorroso papeleo del pasado, los empleados de Kayak pueden acelerar y simplificar los acuerdos, así como realizar un seguimiento continuo del estado exacto de cada contrato.

“La introducción de Docusign ayudó en todos los aspectos de nuestro negocio: eficiencia, cumplimiento, medición, seguimiento, todo”, concluyó Leung. “Definitivamente hemos conseguido y seguimos obteniendo un alto retorno de la inversión que hicimos en Docusign”.