Hays acelera su proceso de contratación global con Docusign

Hays es la agencia de reclutamiento líder en el mercado para habilidades profesionales, técnicas y calificadas en todo el mundo. 

La empresa, que trabaja en 33 países, utiliza Docusign eSignature para ofrecer un proceso sencillo y fluido que elimina la necesidad de múltiples visitas in situ, creando así una mejor experiencia de usuario para clientes y candidatos.

Las firmas electrónicas brindan flexibilidad a la experiencia de contratación

Antes de Docusign, Hays dependía de un proceso manual que requería que los candidatos firmaran documentos en persona con una firma manuscrita. Desde la implementación de Docusign eSignature en 2014, se ha convertido en la herramienta predeterminada utilizada para las firmas de contratos laborales.

La empresa ya no procesa documentos físicos. Los candidatos pueden completar documentos en cualquier dispositivo desde casi cualquier lugar utilizando Docusign eSignature. Este proceso no solo es menos oneroso para los candidatos, sino que también permite que Hays llene los puestos con los mejores candidatos de manera oportuna, segura y sin inconvenientes de tiempo o lugar.

El uso de la firma electrónica se expande en todo el negocio

Hays utiliza la firma electrónica Docusign de dos maneras distintas:

1. En primer lugar, como una herramienta independiente donde los contratos se generan, envían, firman y devuelven en cuestión de minutos, lo que reduce significativamente sus tiempos de entrega.

2. En segundo lugar, la firma electrónica está integrada con el sistema CRM interno de Hays, lo que permite a los consultores de contratación utilizar plantillas dinámicas para generar y enviar los documentos correctos a los candidatos con un solo clic.

“Nos brinda la flexibilidad para administrar de manera efectiva nuestras necesidades operativas”, dice Reshma, Programme Manager, Digital Innovation Services.

Durante la pandemia, Hays descubrió que Docusign eSignature era una parte esencial de su estrategia de trabajo remoto, como cuando hubo de comunicar ausencias tanto para empleados como para trabajadores temporales, sin la cual la empresa habría tenido problemas con el procesamiento de firmas.

La firma electrónica permite cumplir sus objetivos de sostenibilidad

Cada vez más, la tecnología ha permitido a Hays mejorar las experiencias de clientes y candidatos, al tiempo que impulsa los objetivos de sostenibilidad de la organización. 

En 2021, Hays se comprometió a ser una empresa Net Zero, con el objetivo de ser la primera empresa global en su sector en hacerlo. Ya han logrado la neutralidad de carbono. Otros compromisos incluyen la reducción de sus emisiones de gases de efecto invernadero (GEI) en un 50 % para 2025 (en comparación con el año base 2020).

Desde 2019, Docusign ha contribuido significativamente a las aspiraciones de oficina sin papel de Hays, ahorrando 16 millones de hojas de papel y 1092 árboles usando la firma electrónica. 

Esto se ha logrado haciendo que “todo sea lo más ágil y eficiente posible, eliminando la necesidad del trabajo manual a través de la automatización”, dice Steve Weston, Director de Atención al Cliente de Hays.