GROHE digitaliza la gestión de documentos con Docusign CLM

GROHE es una marca global líder en soluciones completas para baños y grifería de cocina. Desde 2014, forma parte del fuerte portafolio de marcas de LIXIL, un fabricante de productos pioneros en agua y vivienda. Para ofrecer la “Pura alegría del agua”, cada producto se basa en los valores de calidad, tecnología, diseño y sostenibilidad de la marca. GROHE opera en 150 países, tiene cinco centros de producción y emplea a más de 7,000 personas.

Robert Mehrhoff, Jefe del Departamento Legal, y Veronika Reinhardt, responsable de Operaciones Legales, trabajan en la sede de GROHE en Düsseldorf. Juntos, han liderado la implementación de Docusign Contract Lifecycle Management (CLM) a nivel europeo. Ambos tienen amplia experiencia con las herramientas de gestión de documentos que han demostrado facilitar los procesos empresariales en GROHE, y CLM es una de ellas.

Estandarización y digitalización de los procesos de la empresa

“Cuando estalló la pandemia del coronavirus, tuvimos que pasar de procesos manuales a digitales muy rápidamente”, recuerda Veronika. Los compañeros que trabajaban desde casa necesitaban poder obtener firmas electrónicas de la manera más fácil posible utilizando Docusign eSignature. Según Veronika, el objetivo de implementar Docusign CLM era mapear, gestionar y diseñar de manera eficiente todo el ciclo de vida de los contratos de los documentos en un sistema estandarizado.

“Después de nuestra experiencia positiva con eSignature, pusimos a prueba todo nuestro proceso de gestión de documentos. La decisión final fue a favor de la solución Contract Lifecycle Management (CLM) de Docusign.” Un requisito importante era que la solución elegida pudiera ser utilizada a nivel global, es decir, en Europa, EE.UU. y Asia. Sin embargo, los diferentes procesos locales y requisitos legales en las respectivas regiones fueron un desafío importante durante la consolidación.

Los beneficios de implementar Docusign CLM

• Plataforma estandarizada para la gestión de contratos y firmas electrónicas en varias regiones: La implementación de Docusign CLM ha creado una única fuente de referencia para archivar todos los documentos de la empresa. Ya se han almacenado una considerable cantidad de documentos a nivel corporativo. Esta mejora ha llevado a una gestión optimizada de documentos, lo que ha aumentado tanto la accesibilidad mediante búsquedas simples como la seguridad de la información de la empresa.

• Flujos de trabajo automatizados y reducción de procesos manuales: El número de actividades de los usuarios registradas en CLM ha aumentado significativamente desde la implementación, lo que demuestra un alto nivel de participación e interacción de los usuarios con el sistema.

• Creación, negociación y firma de contratos rápida y eficiente: En algunos mercados, el tiempo necesario para crear los documentos se redujo en un 80% configurando una carga masiva para acuerdos de condiciones.

• Reducción de riesgos contractuales, mejora del cumplimiento: La transparencia de los procesos internos de revisión y firma de contratos ha mejorado en un 90%, lo que ha llevado a un mejor control y gestión.

• Aceleración del procesamiento de contratos y reducción de los ciclos contractuales: El tiempo medio para revisar y firmar contratos se redujo en un 60%, pasando a solo 2 días, lo que indica un aumento drástico en la eficiencia que incrementa la productividad y reduce los costes.

Docusign CLM admite "casos de uso casi ilimitados"

Con la ayuda de Docusign CLM, GROHE ya ha podido consolidar y estandarizar algunos de los muchos procesos de gestión de documentos que existen en las distintas ramas. Docusign CLM ofrece una gran variedad de funcionalidades de flujo de trabajo para “casos de uso casi ilimitados”. Veronika explica: “Ya hemos mapeado algunos flujos de trabajo de contratos y ahora podemos enviar acuerdos de condiciones y bonificaciones, así como acuerdos de confidencialidad, aseguramiento de calidad o protección de datos, tanto para revisión interna como externa.” Las Smart Rules dentro de Docusign CLM también se pueden utilizar para crear flujos de trabajo de informes regulares y recordar automáticamente a los compañeros que procesen y envíen estos informes.

La división del proyecto en fases individuales fue crucial para su implementación exitosa. Como GROHE estaba comenzando con la automatización de la gestión de documentos, el primer paso fue recopilar pequeños éxitos paso a paso. Al principio, esto incluyó la creación de un archivo central para todos los documentos relevantes de la empresa.

El segundo paso fue conectar Salesforce con CLM para integrar las ventas. En el siguiente paso, también se conectó el departamento de compras a CLM mediante la conexión con SAP Ariba. “La clave fue mantener a todos los stakeholders informados regularmente y explicarles en qué punto estábamos con el proyecto y qué ventajas ofrecían las funcionalidades en el trabajo diario con documentos”, dice Veronika. “Además, el enfoque de ‘producto mínimo viable’ nos permitió lograr una mayor aceptación entre los empleados, ya que los procesos existentes fueron evaluados individualmente y luego transferidos a CLM.”

Incluso los compañeros que no tienen conocimientos específicos de TI ahora pueden crear sus propios flujos de trabajo. Esto fue posible gracias a la formación y los cursos ofrecidos por Docusign. “Esto me dio una buena comprensión básica del sistema y me enseñó cómo mapear flujos de trabajo y adaptar configuraciones”, dice Veronika.

El formato moderno y fácil de usar de Docusign

Veronika nos explica otros componentes clave de Docusign CLM que son esenciales para GROHE: “Docusign ofrece una configuración moderna y actualizada con la que podemos establecer procesos digitales en toda la empresa. Además de la firma electrónica, podemos gestionar centralmente los documentos importantes para la empresa, lo que ahorra tiempo y recursos. Las notificaciones automáticas y el seguimiento de los pasos de trabajo ayudan a aumentar la eficiencia. La navegación sencilla fue otro criterio clave de decisión. Gracias a la naturaleza basada en la nube del sistema, los compañeros pueden acceder y editar documentos desde cualquier lugar, lo que facilita y simplifica la colaboración transfronteriza.”

Mirando al futuro con inteligencia artificial

Para Robert, Docusign CLM es un componente clave de la estrategia de digitalización del departamento legal y una pieza fundamental en la transformación del departamento legal en un socio comercial ágil y proactivo. Al mismo tiempo, CLM ayuda a fortalecer la gobernanza, la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo:

“Por un lado, la integración fluida con los sistemas relevantes de los stakeholders aumenta significativamente la aceptación y el uso de Docusign CLM. Por otro lado, la introducción de funciones avanzadas de IA en Docusign CLM acelerará la automatización, lo que aumentará aún más el enfoque en las actividades que aportan valor al departamento legal. Las funciones impulsadas por IA podrán buscar fácilmente en grandes volúmenes de documentos legales y encontrar información relevante más rápido y de manera más precisa que los métodos manuales. La IA también analizará los contratos, identificará cláusulas contractuales riesgosas y determinará si cumplen con las directrices de la empresa. Los empleados del departamento legal podrán centrarse en validar los resultados. Esto facilitará el reconocimiento de errores e inconsistencias, lo que reducirá el riesgo de problemas legales a largo plazo. Finalmente, la automatización de tareas rutinarias también llevará a ahorros significativos, liberando espacio para otras decisiones de inversión.”