Voith transformiert interne Prozesse mit der qualifizierten elektronischen Signatur von Docusign

Für den weltweit agierenden Technologiekonzern Voith ist eines klar: Tradition und Innovation müssen Hand-in-Hand gehen, um auch im digitalen Zeitalter die 150 jährige Erfolgsgeschichte des Baden-Württembergischen Familienunternehmens fortzusetzen. Die Chancen der digitalen Transformation zu nutzen ist daher für den Technologieführer essentiell. Denn Effizienz und Produktivität stellen für Voith und seine Kunden in den Märkten Energie, Öl & Gas, Papier, Rohstoffe und Transport & Automotive einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Voith hat es sich zur Aufgabe gemacht, Kunden wie Mitarbeiter von den Vorteilen von digitalen Technologien, Prozessen und Geschäftsmodellen zu überzeugen.

Die Digitalisierung eröffnet neue Dimensionen

Die Kombination aus tiefgreifender Industrieexpertise einerseits und langjährigem Digital-Know-how andererseits sowie dem Streben nach innovativen und flexiblen Lösungen macht Voith in seinen Märkten zum digitalen Vordenker.

“Digitalisierung bedeutet für uns Geschwindigkeits-, Mobilitäts- und Flexibilitätsgewinn. Bei Voith konnten wir bereits viele Potentiale für unsere Kunden und uns selbst heben.” (Marcel Gehauf, Head of Corporate Commodity Management Services, Voith Group)

Um auch interne Prozesse digital zu transformieren, wendete sich Voith an Docusign. Konkret ging es um einen voll digitalen, zeitlich und räumlich ungebundenen und nachvollziehbaren Signaturprozess für den Einkauf. Einzelverträge, Rahmenverträge und ANÜ-Verträge (Arbeitnehmerüberlassungs-Verträge) sollten in Zukunft mit der elektronischen Signatur von Docusign vollständig digital ablaufen.

Darum entschied sich Voith für Docusign:

• Großes Potential hinsichtlich Konnektivität

• Attraktiver Business Case

• Die Möglichkeit, Prozesse abzubilden

• Übernahme der Prozesshoheit auch bei unternehmensexternen Unterzeichnern 

Implementierung von eSignature – besonders für das mobile Arbeiten ein Gewinn

Docusign eSignature konnte innerhalb von zwei Wochen erfolgreich implementiert werden und unterstützte Voith tatkräftig beim pandemie-bedingten Umzug ins Homeoffice.

Durch die Implementierung konnte die Lieferantenbindung deutlich optimiert werden, da Vertragsabschlüsse beschleunigt wurden. Außerdem konnte das Fehlen notwendiger Dokumente aufgrund der automatisierten Prozesse eliminiert und somit die gesamte Betriebseffizienz optimiert werden. Auch die neue Homeoffice-Situation konnte mithilfe der digitalen Vertragsabwicklung angenehmer gestaltet werden, denn Bürobesuche, um Dokumente zu drucken und aufwändig postalisch zu versenden/ empfangen sowie physisch zu unterzeichnen war dank elektronischer Signatur nicht mehr notwendig.

“eSignature wurde positiv von unseren Mitarbeitern aufgenommen und erleichterte vielen den Übergang insHomeoffice.” Marcel Gehauf, Head of Corporate Commodity Management Services, Voith Group

Die rechtssichere qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die einfache elektronische Signatur reichte jedoch für Arbeitnehmerüberlassungs-Verträge nicht aus und daher implementierte Voith die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES, um mithilfe einer digitalen Legimitationsüberprüfung ANÜ-Verträge remote und rechtsgültig abwickeln zu können.

Vor der digitalen Lösung musste der Dienstleister den ANÜ-Vertrag ausdrucken und an den Einkaufsmitarbeiter per Post versenden. Dieser wurde dann durch den Einkäufer geprüft und im Anschluss zum Teamleiter zur weiteren Prüfung und Unterschrift weitergegeben. Dieser sendete den Vertrag via Post an den Dienstleister zurück und archivierte eines der zwei Exemplare. Ein Prozess, der bisher mehrere Tage dauern konnte und sich bei  Fehlern sogar noch weiter verzögerte. Mit der QES kann Voith Arbeitnehmerüberlassungsverträge jetzt innerhalb weniger Stunden abwickeln und somit die Beziehung zu Lieferanten deutlich optimieren.

Seit mehr als 150 Jahren entwickelt Voith nachhaltige Technologien für zukünftige Generationen

Nachhaltigkeit spielt für Voith eine wichtige Rolle, seit vielen Jahren optimiert das Unternehmen seine Prozesse und Technologien, um ressourcenschonender zu arbeiten. Die eSignature-Lösung von Docusign zahlt auf diese Mission ein. Mit Docusign konnte Voith den Papierverbrauch bei Vertragsprozessen deutlich senken und damit einen wichtigen Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit bei Voith leisten.

Nützlicher Helfer auch über die Einkaufsabteilung hinaus

Der Einkauf im Bereich Non-Production Material in der Region EMEA verwendet Docusign flächendeckend – je nach Erfordernis wird die einfache oder die qualifizierte elektronische Signatur verwendet. Auch weitere Abteilungen nutzen die Lösung bereits.