Von einfacher E-Signatur zur QES bei IWTH Steuerberatung mit Docusign und A-Trust

Ob Personalverrechnungen, Finanzbuchhaltungen,Jahresabschlüsse oder Wirtschaftsprüfungen, viele suchen bei diesen Angelegenheiten einen Steuerberater auf, um Klarheit in das Steuer- und Abrechnungschaos zu bringen. Seit 1983 bedient IWTH Steuerberatung Organisationen aller Größen – von Klein- und Mittelbetrieben bis hin zu internationalen Unternehmen, um im österreichischen Raum einen flexiblen und maßgeschneiderten Service zur Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung anzubieten. IWTH Steuerberatung besteht aus drei Kanzleien in Wien und einer in Graz und umfasst ein Netzwerk von 55 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit etwa 1500 Kundinnen und Kunden.

IWTH war bereits in den Kinderschuhen technologisch sehr gut aufgestellt, sodass die digitale Transformation beim Unternehmen bereits seit 1988 auf der To-Do-Liste stand. Stephan Greiner, Geschäftsführer und Steuerberater bei IWTH, treibt seit mehreren Jahren die digitale Transformation bei IWTH an. Docusign wurde 2020 bei IWTH als Reaktion auf Homeoffice und Lockdown eingeführt. Digitale Prozesse wie ein digitales Dokumentenmanagementsystem, digitale Belegeablagen und die digitale Verarbeitung von Bankdatenimporten erleichterten jedoch schon vor der Einführung von Docusign Kolleginnen und Kollegen die tägliche Arbeit.

Als der Lockdown kam und alle ins Homeoffice umzogen, konnte IWTH nicht mehr auf  manuellen, papierbasierten Unterschriftsprozessen verweilen. “Vor dem Lockdown wurden Unterlagen persönlich in der Kanzlei unterschrieben oder eingescannt und per PDF zugeschickt. Dies war im Lockdown einfach nicht mehr praktikabel”, erzählt Stephan Greiner. “Manche Verträge waren 10MB groß und konnten dann nicht mehr so einfach via E-Mail versendet werden. Eine weitere Herausforderung war, dass nicht jeder einen Scanner zu Hause hatte, sodass wir manchmal einfach Fotos, die mit dem Mobiltelefon geschossen wurden, zugeschickt bekommen haben. Wir wussten: Es muss eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement her und Docusign war hier das ideale Produkt für uns.” 

Verschiedene Bereiche profitieren von der Digitalisierung mit Docusign

Der Umstieg auf ein dezentrales Arbeitsmodell, motiviert durch Lockdown und Homeoffice, war der Auslöser für die Implementierung der E-Signatur. Docusign eSignature wird in verschiedenen Bereichen des Unternehmens angewendet, z.B. im Backoffice für die Standarddatenverwaltung und Beschaffung sowie bei der Buchhaltung, Personalverrechnung, Wirtschaftsprüfung und Bilanzierung.“Für mich als Geschäftsführer war die Benutzerfreundlichkeit und Intuitivität unschlagbar. Dass Docusign eine webbasierte Lösung bietet, die keine Installation auf dem Server benötigt, war für mich ein ausschlaggebender Punkt, der für Docusign sprach.” Stephan Greiner, Geschäftsführer bei IWTH

So konnte Docusign gegenüber anderen E-Signatur-Anbietern überzeugen: 

• Benutzerfreundlich und intuitiv: Es ist keine Schulung für eSignature notwendig, da Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleich mit dem Tool starten können.

• Self-Service Ressourcen: Die zielgerichtete Hilfefunktion von Docusign ermöglicht einen erstklassigen Self-Service, um bequem und schnell Antworten auf mögliche Fragen in der Anfangsphase zu erhalten. Auf der Homepage gibt es zudem viele verschiedene Ressourcen, sodass kein Support benötigt wird, um mit der elektronischen Signatur zu starten.

• Webbasierte Lösung: Es wird keine Installation benötigt, sodass eSignature unkompliziert und schnell initiiert werden kann.

• Skalierbar in der administrativen Verwaltung: Docusign bietet die Möglichkeit, dass mehrere Nutzerinnen und Nutzer auf ein gemeinsames System zugreifen können.

• Integration in bestehende Systeme: Docusign lässt sich mit den Systemen integrieren, die IWTH bereits verwendet, sodass es zu keinen Medienbrüchen kommt und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterhin mit den bereits bekannten Systemen arbeiten können.

Partnerschaft von A-Trust und Docusign ermöglicht IWTH die QES in Österreich

IWTH startete mit der Nutzung der einfachen elektronischen Signatur von Docusign, da diese für viele Vereinbarungen völlig ausreicht. Für Vereinbarungen, die jedoch eine händische Signatur erfordern, verwendet IWTH die qualifizierte elektronische Signatur, kurz QES, von A-Trust, die mit Docusign integriert ist. A-Trust ist ein qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter mit Eintrag in der EU Trust Service Provider List, die es Kundinnen und Kunden erlaubt, über die Partnerschaft mit Docusign eine rechtsgültige QES in Österreich zu erstellen. IWTH verwendet die QES beispielsweise für Berichte bei der Wirtschaftsprüfung.

“Mit A-Trust und Docusign können wir Berichte bei der Wirtschaftsprüfung rechtsgültig mit einer QES digital unterzeichnen.” Gernot Göttlicher, Geschäftsführer und Wirtschaftsprüfer bei IWTH

Da A-Trust ein anerkannter qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter ist, kann IWTH sicherstellen, dass alle Vereinbarungen vor Gericht zulässig sind. Die Partnerschaft von A-Trust und Docusign ermöglicht es der Steuerkanzlei, Vereinbarungen mit hohen Sicherheitsstandards digital zu unterschreiben.