FiZ-Media und Docusign: eSignature bringt einen großen Mehrwert für kleine Unternehmen

Sonja Nitschmann erklärt enthusiastisch: “Ich erinnere mich, als ich an meinem freien Tag im Supermarkt stand und mein Kollege mir via. der Docusign App einen Vertrag schickte. Ich unterschrieb diesen mit einem Klick und dachte mir: genauso habe ich mir Vertragsprozesse immer gewünscht - mobil, unkompliziert und ortsungebunden.”

Frau Nitschmann ist Geschäftsführerin der Werbeagentur FiZ-Media. FiZ-Media befindet sich im schönen Mittelfranken in Nürnberg und unterstützt seit 1974 Kunden mit Kreativität, dem passenden Know-How und dem persönlichen Touch der kleinen, aber feinen Werbeagentur. Ob Webseiten, Grafikleistungen oder die mehrsprachige Produktion von Printprodukten, FiZ-Media rückt seine Kunden in das beste Licht und bietet eine einzigartige Kundenerfahrung.

Der Start in eine digitale Zukunft

Heutzutage erwarten Kunden einfache, schnelle und mobile Prozesse. Aus diesem Grund wandte sich FiZ-Media an Docusign, um die Kundenerfahrung zu optimieren und automatisieren. Dem Unternehmen war es besonders wichtig, dass die E-Signatur Lösung in einer mobilen App verwendet werden kann und somit von überall Verträge unterschrieben werden können - egal ob vom Büro, Homeoffice oder zwischen der Milch und den Eiern im Supermarkt.

Gestartet hat die Nutzung von Docusign im Vertrieb. Angebotsprozesse konnten durch die E-Signatur deutlich beschleunigt und angenehmer gestaltet werden. Dies erfreute nicht nur die Kunden, sondern auch die Kollegen und so war der Wunsch nach einem vollständigen Rollout von eSignature groß. Scannen, faxen und drucken ist bei FiZ-Media jetzt Geschichte, denn Abnahmeprotokolle, Lastschriftmandate, Freigaben im Printbereich und vieles mehr werden jetzt 100% digital mit eSignature abgewickelt. Vertragsprozesse, die vorher Tage oder sogar Wochen dauerten, können jetzt in wenigen Minuten abgewickelt werden.

Datenschutz und Agilität

“Für mich als Geschäftsführerin waren zwei Aspekte besonders wichtig: Datenschutz und Agilität. Docusign ermöglicht es uns, Verträge rechtsgültig zu unterschreiben und bietet uns gleichzeitig eine unschlagbare Transparenz der Vertragsphasen.” Sonja Nitschmann

Frau Nitschmann erklärt, dass Sie bei der Suche nach einer DSGVO-konformen E-Signatur Lösung auf Docusign gestoßen ist. “Docusign ist in diesem Bereich Marktführer und für uns war es essentiell, eine Lösung zu finden, die allen deutschen Datenschutzgesetzen 100% gerecht werden konnte. Kundenzufriedenheit ist für eine Werbeagentur wie unsere sehr wichtig und daher wollten wir das Vertrauen unserer Kunden mit einer international anerkannten digitalen Lösung gewinnen. Eine Lösung, die die Arbeit mit uns unkompliziert, mobil und effektiver gestaltet”

Die Angst verlieren und sich digital transformieren

“Viele kleine Unternehmen wagen nicht den ersten Schritt hin zur Digitalisierung. Viel zu oft verharren wir in den gewohnten Umgebungen, obwohl sich die Welt draußen verändert und weiterentwickelt. Kleine Unternehmen können unglaublich von Docusign profitieren, ohne dass viele Ressourcen benötigt werden. Ich kenne es nur allzu gut: In kleinen Unternehmen gibt es keine klare Aufteilung zwischen den verschiedenen Rollen, jeder übernimmt mehrere Aufgaben - So fungiert die Geschäftsführerin, wenn notwendig, auch als Techniker. Wir bei FiZ-Media haben keine eigene IT-Abteilung und konnten Docusign dennoch in nur wenigen Tagen erfolgreich implementieren. Ich hoffe unser Beispiel kann kleinen Firmen die Angst nehmen. Mit Docusign sparen wir jetzt unglaublich viel Zeit und Kunden sowie Mitarbeiter können angenehmer arbeiten.” Sonja Nitschmann 

Ein Blick in die Zukunft

Auch in Zukunft soll die digitale Transformation von FiZ-Media nicht stoppen. Workflows, wie die Erstellung von Verträgen mit Vorlagen sollen in Zukunft noch digitaler und automatisierter ablaufen. Frau Nitschmann bezeichnet sich selbst als “digitales Mädchen” und nimmt sich vor, auch in Zukunft Ihre Kunden und Mitarbeiter mit der Mobilität und den zahlreichen Vorteilen von Docusign zu begeistern. Sie ist sich sicher: Das Unterschreiben von Verträgen zwischen Milchregal und Eiern wird in Zukunft auch noch viele Weitere für digitale Prozesse begeistern.