EGYM Wellpass verwendet eSignature im Vertrieb und Backoffice für ein effizientes Vertragsmanagement

Die EGYM Gruppe hat die Vorteile der Digitalisierung früh erkannt und konnte sich so im kompetitiven Fitnessmarkt als Marktführer etablieren. Das Unternehmen profitiert von Docusign bei internen und externen Prozessen, sodass alle Abläufe rund um den Vertrag automatisiert und optimiert werden. Die EGYM Gruppe möchte mit smarten, digitalen Workouts ein ideales Sporterlebnis für zukunftsorientierte und digital-affine Fitness-Fans schaffen. Das Unternehmen beginnt die Fitnessreise von Mitgliederinnen und Mitgliedern damit, alle Gesundheitsinformationen in der EGYM Cloud zu speichern, um diese automatisch mit allen angeschlossenen Fitnessgeräten im Studio zu konfigurieren und im Anschluss mit der EGYM App mit kompatiblen Wearables und Cardio-Geräten von Drittanbietern zu synchronisieren. EGYM Wellpass, früher qualitrain, ist das Firmenfitness-Produkt der EGYM Gruppe und kümmert sich ausschließlich um das Firmenfitness-Angebot, welches über 6000 hochwertige Sport- und Wellnesseinrichtungen und 2000 Online-Kurse zu Bewegung, Ernährung und Meditation umfasst.

Wie das digitale Geschäftsmodell vermuten lässt, sind auch alle internen Prozesse bei EGYM Wellpass digital und automatisiert. Tech-Systeme wie Docusign sind daher beim Unternehmen nicht wegzudenken. Das Unternehmen startete die Digitalisierungsreise mit Docusign im Jahr 2019. “Wir konnten durch unsere digitalen Prozesse unsere Konkurrenz deutlich abhängen und zählen jetzt zum absoluten Marktführer in unserer Branche. Der Grund dafür sind unsere Tools, die wir richtig einsetzen”, sagt Johannes Füss, Vice President Sales bei EGYM Wellpass. 

Docusign als Grundbaustein für das Vertragsmanagement in Zeiten der Pandemie

Docusign eSignature wird bei EGYM Wellpass extern für Kundinnen und Kunden verwendet, aber auch intern profitieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der Lösung. Die Benutzerfreundlichkeit ermöglicht eine unkomplizierte Implementierung in kürzester Zeit. Das war wichtig, da das Tool aufgrund der Pandemie schnell eingesetzt werden musste. 

"Unschlagbare" Kundenerfahrung dank Docusign eSignature im Vertrieb 

Für Kundinnen und Kunden ist der Vorteil der E-Signatur offensichtlich: Verträge werden schnell bearbeitet und können in minutenschnelle von jedem Ort unterschrieben werden. eSignature bietet EGYM Wellpass zudem bessere Nachvollziehbarkeit und mehr Transparenz bei allen Vertragsschritten und optimiert somit die Kundenerfahrung. Interne Freigabeprozesse sowie Monitoring des Bearbeitungsstatus konnten auch verbessert werden. Im Vertrieb wird Docusign für Vertragserstellung und -versand für Kunden- und Partnerverträge verwendet. EGYM Wellpass-Kunden sind zum Beispiel Firmen, die das digitale Sportprogramm des Unternehmens nutzen. Partner hingegen sind Sporteinrichtungen, die Teil des EGYM-Netzwerks werden möchten. “Docusign eSignature optimiert Prozesse im Vertrieb unglaublich, sodass Kundinnen und Kunden eine unschlagbare Erfahrung erhalten.” Johannes Füss, Vice President Sales, EGYM Wellpass

Docusign eSignature erleichtert interne Prozesse 

“Unsere internen Prozesse sehen Kundinnen und Kunden nicht, doch sie machen einen großen Teil unserer Arbeit aus. Die Einbindung von Docusign in diese Prozesse hat unsere Arbeit unglaublich erleichtert.” Zlatiana Danova, Director of Operations, EGYM Wellpass. Im Bereich Operations nutzt das Unternehmen eSignature für Freigaben, Gegenzeichnungen durch die Geschäftsführung, Rückversand an Firmen und Partner und für die Ablage und Dokumentation von Vereinbarungen. Docusign wird also nicht nur für die Vertragsunterzeichnung verwendet, sondern wird im gesamten Freigabeprozess eingebunden. Docusign ermöglicht es EGYM Wellpass, das Onboarding von Neukunden in weniger als 24h abzuschließen und verschafft zudem höhere Flexibilität. Dadurch ist ein Onboarding auch kurzfristig zum Start des Monats möglich. So können Verzögerungen vermieden und das Angebot von EGYM Wellspass gleich genutzt werden. Auch für externe Kooperationsvereinbarungen und die Implementierung von neuen Tools kommt Docusign zum Einsatz.

Die Vorteile für EGYM Wellpass auf einen Blick

• Skalierbarkeit 

• Effizienzsteigerung 

• Flexibilität 

• Benutzerfreundlichkeit 

• Nachhaltigkeit 

“Mit Docusign konnten wir die Prozessbearbeitung von mehreren Tagen auf ein paar Stunden reduzieren. Dies zeigt die hohe Skalierbarkeit und Effizienzsteigerung des Tools. Die Flexibilität und Geschwindigkeit, die uns Docusign ermöglicht, ist unvergleichbar zu vorherigen Prozessen.” Zlatiana Danova, Director of Operations, EGYM Wellpass. “Der ausschlaggebende Vorteil für mich ist die Integration in Salesforce, die mir das Messen innerhalb des Tools ermöglicht. Docusign ist für mich der Hebel, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu motivieren, in Salesforce zu arbeiten, denn ohne Verträge können Sie keine Geschäfte machen.” Johannes Füss, Vice President Sales, EGYM Wellpass

Docusign hilft, den Papierverbrauch zu reduzieren 

Bevor EGYM Wellpass einen digitalen Vertragsprozess implementierte, druckte das Unternehmen monatlich 250 Verträge mit jeweils 5 Seiten aus – dies summierte sich auf 15.000 Blatt Papier pro Jahr. Dieses hohe Volumen an Papier kann EGYM Wellpass dank Docusign nun komplett eliminieren. Das zahlt positiv auf die Nachhaltigkeitsziele des zukunftsorientierten Unternehmens ein