IKEA geht Partnerschaft mit Docusign ein, um das Onboarding für multinationale Mitarbeiter zu beschleunigen

In einem Land, in dem Papier für viele Unternehmen immer noch die Norm ist, modernisiert IKEA Portugal das HR-Management mit den elektronischen und digitalen Signaturlösungen von Docusign.

Wenn Sie schon einmal auf der Suche nach einem flippigen Sessel, stilvollen Schlafzimmermöbeln oder dem perfekten schwedischen Fleischbällchen waren, sind Sie wahrscheinlich bei IKEA fündig geworden.Seit den Anfängen als kleiner Versandhandel im Jahr 1943 hat sich IKEA zu einem weltweit führenden Anbieter von erschwinglichen, funktionalen Möbeln entwickelt. Doch bei IKEA geht es nicht nur um innovative Designs: Es geht um Menschen und Werte. Das Engagement des Unternehmens für Nachhaltigkeit und die Schaffung eines offenen, kollaborativen Arbeitsplatzes erstreckt sich über seine gesamte Geschäftstätigkeit, was auch die Führung von über 3.000 Mitarbeitern in Portugal einschließt. Vor sechs Jahren hat IKEA seine Strategie „People C Planet Positive“ eingeführt, deren Ziel es ist, bis 2030 klimapositiv zu werden. Durch verschiedene Engagements konzentriert sich die Strategie darauf, die Umweltauswirkungen des Unternehmens zu reduzieren und gleichzeitig Millionen von Menschen zu einem nachhaltigeren Leben zu inspirieren.

„Bei IKEA arbeiten wir alle gleichberechtigt an einer gemeinsamen Mission“, so Joana Lopes, People C Culture Administratorin bei IKEA Portugal. Zu dieser Mission gehört auch die Sorge um den Planeten – ein Wert, der IKEA Portugal dazu inspiriert hat, seine papierlastigen HR-Prozesse zu überdenken. Mit Hilfe von Docusign straffte und digitalisierte das Unternehmen den Prozess rund um Mitarbeiterverträge, um Verschwendung zu reduzieren, Zeit zu sparen und ein nahtloses Onboarding-Erlebnis zu bieten – und das alles unter Einhaltung strenger EU-Compliance-Standards, wie z. B. der Verordnung für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS).

Zeit- und Kosteneinsparungen durch nachhaltiges, reibungsloses HR-ManagementDie Reduzierung des Papierverbrauchs war für IKEA eine einfache, aber auch sinnvolle Möglichkeit, sein Engagement für Nachhaltigkeit zu verstärken. Vor Docusign umfasste das Onboarding von Mitarbeitern das Drucken, das persönliche Einholen von Unterschriften und das Scannen von Dokumenten für neue Mitarbeiter – ein Prozess, der sowohlzeitaufwändig als auch ineffizient war. Unterzeichnete Vereinbarungen wurden an fünf verschiedenen IKEA-Standortenin Portugal aufbewahrt, was den Zugang für den Hauptsitz einschränkte.

„Wir wachsen stetig“, erläutert Lopes und ergänzt: „Wir brauchten eine zentralisiertere Methode für die Verwaltung von Unterschriften und für die Archivierung." Heute arbeitet das People C Culture-Team zu 100 %papierlos. Auch in Sachen Zeitersparnis waren die Auswirkungen enorm: Was früher fast vier Tage in Anspruch nahm, dauert heute durchschnittlich zwei Tage, wobei einige Vereinbarungen in wenigen Minuten abgeschlossen sind. Selbst in Zeiten mit hohen Einstellungszahlen wie an Weihnachten oder im Sommer sorgt Docusign dafür, dass alles reibungslos abläuft.

Das Team hat durch den Docusign-Workflow auch andere Aspekte des Onboarding-Prozesses vereinfacht, wie z. B. das Erfassen von Uniformgrößen und bevorzugten Namen. Nun sind neue Mitarbeiter an ihrem ersten Tag direkt nach ihrer Ankunft bereit, loszulegen. „Da wir alles haben, was wir brauchen, können wir uns darauf konzentrieren, ein positives und einladendes Umfeld zu schaffen“, erklärt Lopes. Mit weniger administrativen Aufgaben, die es zu bewältigen gilt, kann IKEA Portugal die Unterstützung der Mitarbeiter und den Aufbau einer starken Unternehmenskultur priorisieren.

Vereinfachung der Compliance

Die Verwaltung einer multinationalen Belegschaft in Portugal kann aufgrund der komplexen rechtlichen und bürokratischen Landschaft eine Herausforderung darstellen – insbesondere, wenn es um digitale Transaktionen geht. Als Teil der Europäischen Union muss IKEA Portugal fortschrittliche Lösungen wie qualifizierte elektronische Signaturen (QES) verwenden, die innerhalb des eIDAS-Rahmens als rechtlich gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften gelten. Dies trägt dazu bei, die Integrität und Sicherheit von Vereinbarungen in der gesamten Region zu wahren und gleichzeitig digitale Prozesse zu optimieren. ID Verification für EU Qualifiziert von Docusign vereinfacht die Einhaltung von Vorschriften durch die Validierungvon Mitarbeiteridentitäten mit Aufenthaltskarten, Personalausweisen und Reisepässen – einschließlich ausländischer Pässe – sowie die sichere Speicherung wichtiger Informationen im Einklang mit EU-Vorschriften. „Mit Docusign können wir die Compliance aufrechterhalten und gleichzeitig unsere Prozesse vereinfachen“, erläutert Lopes. „Es ermöglicht uns, Dokumente aus der Ferne zu verwalten, die Speicherung zu zentralisieren und alle gesetzlichen Standards mit Leichtigkeit zu erfüllen.“ Für Wiederholungsunterzeichner speichert Identity Wallet von Docusign verifizierte Identitätsdaten sicher, um zukünftige Transaktionen wie Elternzeitformulare, Heiratsaktualisierungen oder Steuerdokumente zu optimieren. Dies macht die Verwaltung laufender HR-Anforderungen für alle einfacher und effizienter. „Die Mitarbeiter können ihre Unterschriften in ihrer Wallet speichern und sie jederzeit schnell und einfach einfügen“, so Lopes.

Im Rahmen des QES-Verfahrens verifiziert die Lösung Identitäten innerhalb von Minuten durch Fernüberprüfungen, die als Äquivalent zu persönlichen Kontrollen anerkannt werden. Für IKEA Portugal erfüllte das Produkt alle Kriterien und bot eine einfache Lösung mit folgenden Merkmalen:

Rechtsgültig: Es wird im Vereinigten Königreich sowie in der EU akzeptiert, wodurch sichergestellt wird, dass digitale Signaturen in allen Regionen rechtsverbindlich sind.

Betrugssicher: Nur autorisierte Personen können unterschreiben, um Dokumente vor Betrug zu schützen.

Sicher: Docusign verwendet Personalausweise, Aufenthaltskarten und sogar ausländische Reisepässe, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen– ideal für die multinationale Belegschaft von IKEA Portugal.

Nachvollziehbar: Das System generiert einen vollständigen Prüfpfad und bietet eine sichere und überprüfbare Aufzeichnung aller Dokumentenaktionen.

Mit Docusign hat IKEA Portugal seine papierlastigen Arbeitsabläufe erfolgreich überarbeitet und gleichzeitig die Einhaltung komplexer Vorschriften vereinfacht. Außerdem hat die Personalabteilung mehr Zeit, um neuen Mitarbeitern einen großartigen ersten Tag zu bieten.

Die Ergebnisse:

• Weniger Verwaltungsengpässe

• Eine bessere Erfahrung für das HR-Team und neue Mitarbeiter

• 7-mal schnellere Bearbeitung von Mitarbeiterverträgen

• rund 28.000 € jährliche Einsparungen bei Druck und Porto

• 100 % papierlose Arbeitsabläufe

• Lückenlose Einhaltung der eIDAS-QES-Anforderungen

Eine zukunftssichere Lösung für ein wachsendes Team

Docusign passt sich an das Wachstum von IKEA Portugal an: Das People C Culture-Team verarbeitet mittlerweile über 800 Dokumente pro Jahr, und die digitalen Lösungen von Docusign sind zu einem wichtigen Bestandteil geworden, um diese Arbeitsbelastung überschaubar zu machen.

Durch die Transformation eines einst komplizierten Onboarding-Prozesses in ein nahtloses digitales Erlebnis hat Docusign dem Team mehr Zeit verschafft, in der es sich auf das Wesentliche konzentrieren kann: die Integration neuer Mitarbeiter in die Unternehmenskultur und -mission vom ersten Tag an.

„Für uns ist Docusign ein praktisches Tool, das unsere tägliche Arbeit vereinfacht und uns hilft, für alle und überall verfügbar zu sein“, sagt Lopes. „Die Effizienz, die mit den digitalen Signaturlösungen von Docusign einhergeht, ermöglicht es uns, mehr Zeit mit unseren Mitarbeitern zu verbringen, unsere Kultur zu teilen und einen größeren Mehrwert zu bieten.“