Docusign und TPR Legal: Docusign Insight - Verträge können mehr

Gemeinsam mehr erreichen

Seit 2019 sind TPR Legal (TPR) und Docusign Partner und zeigen Kunden, welche wertvollen Informationen aus Dokumenten mit einer KI-basierten Vertragsanalyse extrahiert werden können.

Wir haben Felix Rackwitz von TPR eingeladen, um über intelligente Vertragsanalyse zu sprechen und die Vorteile von Docusign Insight näher zu beleuchten. 

TPR ist spezialisiert auf Mengenbewältigung im juristischen Kontext, wie z.B. in Massenverfahren, Due Diligence (Real Estate) und der Datenmigration bei der Einführung von Contract Management Systemen. Das Unternehmen bietet Rechtsabteilungen und (Groß-)Kanzleien technologiebasierte Professional Services und Managed Legal Services, wenn klassische, d.h. allein händische Lösungsansätze nicht mehr zum Ziel führen. Die Extraktion, Aufbereitung und das Verfügbarmachen von Daten aus Dokumenten, egal ob Vertrag oder Klage, bilden einen zentralen Baustein im Vorgehensmodell, dem „Document to Data to Document Cycle“ von TPR.

Und auch wir bei Docusign sind der Meinung: insbesondere Verträge können mehr**.** Um Ihnen einen genaueren Überblick zu verschaffen, welchen Mehrwert Vertragsanalysen für Ihr Unternehmen bieten können, werden wir mit Felix Rackwitz die Vorteile von KI-basierten Lösungsansätzen näher beleuchten.

Danke Herr Rackwitz, dass Sie sich heute Zeit für uns genommen haben. Könnten Sie uns ein wenig zu Ihrer Person erzählen und erläutern, weshalb Sie Experte auf diesem Gebiet sind? 

Ich bin Rechtsanwalt und Geschäftsführer bei TPR, welche im Jahre 2015 gegründet wurde. Zuvor war ich Partner bei und später Leiter der Geschäftsentwicklung einer deutschen Großkanzlei. Bei TPR widmen wir uns der Bearbeitung umfangreicher und massenhafter Vorgänge, die Bearbeitungsschritte mit einem hohen Standardisierungspotential aufweisen. 

Das zentrale Element dabei ist in der Regel immer gleich: Daten – deren Erfassung, Verarbeitung und weitere Verwendung. Verträge müssen nicht mehr nur rechtssicher gestaltet werden, die in ihnen enthaltenen Daten müssen auch vollständig und transparent für alle relevanten Unternehmensbereiche zugänglich gemacht werden, um so fundierte und bessere Entscheidungen treffen zu können. 

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, sind im ersten Schritt Prozesse erforderlich, die dann, in einem zweiten Schritt, durch den zielgerichteten Einsatz technischer Lösungen unterstützt und effizienter gemacht werden. Damit beschäftigen wir uns seit Jahren und konnten daher bereits zahlreiche Erfahrungen in Projekten sammeln, insbesondere mit den Stärken der KI-basierten Lösung Docusign Insight.

Erzählen Sie uns mehr zu Legal Operations und wie TPR Rechtsabteilungen und Kanzleien bei der Umsetzung unterstützt? Wo kommt Docusign Insight ins Spiel?

Ein zentraler Punkt im Bereich der Legal Operations ist der Einsatz bzw. das Management von Technologie um Daten zu erfassen, sie zu analysieren und an verschiedenen Stellen weiter zu verwenden. Wir nutzen Docusign Insight u.a. für die Datenextraktion, den ersten Schritt in dem Prozess, den wir als „Document to Data to Document“ Cycle bezeichnen, in dem man eigentlich, einfach gesagt, ein Dokument nach Informationen durchsucht, um sie dann zu erfassen. Als manueller Prozess ist das nicht nur zeitintensiv, sondern vor allem auch sehr fehleranfällig, weil wichtige Informationen schnell überlesen werden und (Rechtschreib-/Tipp-)Fehler bei der Übertragung und Erfassung passieren können.

Wir setzen hier auf den sog. Technology Assisted Review, in dem sich die Rollen verschieben: die Maschine sucht und schlägt vor, der Mensch validiert den Treffer. So werden, basierend auf vordefinierten Abläufen und Checklisten, Daten erfasst, vereinheitlicht (man spricht hier von der „Normalisierung“) und dann in Verbindung mit internen Workflows weiterverarbeitet. Auch das ist ein ganz zentraler Schritt nach vorne im Projektmanagement.

Wie wichtig war es für Sie, dass mit Docusign Insight auch Unterlagen in deutscher Sprache analysiert werden können?

Zwar arbeiten wir bei TPR auch in englischer Sprache, aber natürlich war und ist es zwingende Voraussetzung, wenn man mit entsprechenden deutschsprachigen Dokumenten arbeitet, dass auch die länderspezifischen Besonderheiten im Dokument erkannt werden. Ein triviales, aber bedeutsames Beispiel: Steht als Betrag „EUR 10.000“ (mit einem Punkt) in einem Dokument, wird einem daraus gegebenenfalls als Wert eine „10“ gemacht, wenn das Programm nicht erkennt, dass es ein deutscher Text ist, und den Punkt im Zahlenwert falsch einordnet. Und da sind wir noch nicht in den Besonderheiten der deutschen Semantik, wenn man die Plattform bei Textextraktionen zum Einsatz bringen will.

KI-basierte Vertragsanalysen können vielen Unternehmensbereichen einen großen Mehrwert liefern. Können Sie besonders auf Insight für HR und für Immobilienverträge und auf die Vorteile von Vertragsanalysen in diesen Bereichen eingehen?

Gerade im Bereich von größeren Immobilientransaktionen sind im Rahmen der Due Diligence zahlreiche Miet- oder Versorgungsverträge zu sichten, die z.B. als Grundlage der Bewertung für Transaktionen dienen sollen. 

Das Sichten und Zusammenfassen dieser Daten ist Aufgabe einer jeden Due Diligence und kann mittels der entsprechenden Lösung von TPR auf der Docusign Insight Plattform weitgehend automatisiert abgebildet werden. Im Ergebnis können wir beispielsweise Fact Sheets zur Bewertung eines Vertrages erstellen oder das Auffinden von sog. „red flags“ erleichtern.

Im HR-Bereich wiederum treten besondere Situationen wie HR Audits oder Restrukturierungen auf, die kurzfristig nach einer Verarbeitung und Analyse (auf Grundlage bestimmter Parameter) einer großen Datenmenge verlangen, bspw.  zur Vorbereitung einer Sozialauswahl.

Letztendlich geht es bei diesen Use Cases immer darum, händische und damit im Rechtsberatungsbereich zwangsläufig kostenintensive Schritte schneller und günstiger abzuwickeln. Das nutzt sowohl den Unternehmen wie auch den sie beratenden Kanzleien, die sich auf das Wesentliche ihrer Arbeit, die Beratung, konzentrieren können.

Docusign Insight bietet vordefinierte Extraktionen, um Unternehmen die Analyse noch leichter zu gestalten. Könnten Sie näher auf den Time-to-value durch diese Extraktionen eingehen und kundenspezifische Extraktionen durch TPR definieren?

Mit den vorgefertigten, anpassbaren Extraktionen werden automatisch notwendige Informationen anhand von Schlüsselbegriffen und Klauseln identifiziert, die in den meisten Verträgen vorkommen. Diese vordefinierten Extraktionen von Docusign Insight bieten einen guten und schnellen ersten Überblick, können allerdings detaillierte, fachspezifische Fragen selten vollständig beantworten. Dafür haben wir unsere Extraktionen auf Grundlage branchentypischer Verträge und mit der Expertise von sog. Subject Matter Experts (SME) konzipiert. Gemeinsam mit (verschiedenen) SME's haben wir im Rahmen der Entwicklung die Extraktionsergebnisse bewertet und, wo erforderlich, iterativ angepasst. Dadurch können die Modelle bereits zu Beginn auch bei gänzlich 'unbekannten' Dokumenten eine hohe Extraktionsquote aufweisen, wodurch spezifische Anpassungen in Absprache mit dem Kunden in geringer Zeit vorgenommen werden können und die gewünschten Extraktionen schnell verfügbar sind.

Welchen Fortschritt wird die Nutzung von Analyzer und CLM+ für deutsche Verträge bringen?

Document bzw. Contract Management Systeme unterstützen bereits heute viele Unternehmen bei der Optimierung des Vertragszyklus. Wir sehen aktuell aber beides – Neueinführungen sowie das Ersetzen von Altsystemen. Letztlich stellt sich häufig ein ähnliches Problem hinsichtlich der Risikobewertungen und dem Identifizieren relevanter Klauseln bzw. Regelungsinhalte. Der Schritt der Datenerfassung wird leider häufig vergessen, auch in der Budgetierung, und nach der Euphorie der Neueinführung und den vielen Möglichkeiten gibt es dann das Erwachen, dass man ja irgendwie noch die Daten erfassen muss. Da ist das CLM+ eine extrem leistungsstarke Lösung. 

Analyzer, d.h. die Anwendung der KI in der Verhandlungssituation und die technische Lösung als Word-PlugIn, geht da noch einen Schritt weiter. Wir sind überzeugt, dass der Einsatz dieser technologischen Unterstützung in der Zukunft so selbstverständlich sein wird wie heute eine Korrektur- bzw. Vergleichsversion (redline) oder die Rechtschreibkontrolle. 

Wie schätzen Sie den Digitalisierungsgrad von Deutschland im Rechtsgewerbe? Welche Chancen sehen Sie?

Auch wenn sich in dieser Hinsicht zweifellos in den letzten Jahren bereits viel getan hat, besteht in Sachen Digitalisierung sicher noch Luft nach oben, gerade im Bereich Rechtsdienstleistung. Durch den Vormarsch der Disziplin der Legal Operations hat die Digitalisierung des Rechtsmarkts gerade erst an Fahrt aufgenommen und vermeintlich ‚fachfremde‘ Experten aus anderen Disziplinen bringen weiter frischen Wind.

Rechts- und Steuerkanzleien im Jahr 2025: Welche innovativen Änderungen sehen Sie bis dahin?

Kollaborationslösungen, Remotes Arbeiten und die Erwartung, jederzeit und überall Zugriff auf Daten und Informationen zu haben werden der Alltag sein. Dieser Erwartungshaltung seitens der Mandanten, aber natürlich auch der eigenen Mitarbeiter, muss man als Anbieter von Services gerecht werden. Diese Möglichkeiten lassen neue (digitale) Geschäftsmodelle entstehen und stellen die etablierten auf den Prüfstand. Das ist eine Riesenchance für den Markt. Und auch hier wird der Satz gelten: „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit“. KI-basierte Anwendungen werden wir vielleicht nicht überall im Vordergrund sehen, aber sie werden einer der großen Treiber sein. Ein ganz wesentlicher Baustein für Innovationen und die Entwicklung zukünftiger Ansätze ist die Erkenntnis, was heute bereits schon möglich ist. 

Wir bedanken uns ganz herzlich bei Herrn Felix Rackwitz für das informative Interview und sind gespannt, welch weitere Synergien durch unsere Partnerschaft mit TPR sich in Zukunft ergeben werden.