doctari vermittelt die passende Stelle zum Traumberuf mit Docusign QES

Das Geschäftsmodell von doctari basiert auf dem täglichen Abschluss von vielen, oft sehr kurzfristigen Verträgen, die mehrere Vertragsparteien unterzeichnen müssen. Ohne Verträge könnten keine neuen Arbeitsverhältnisse zustande kommen. Doch was, wenn auf einmal alle Mitarbeiter pandemiebedingt ins Homeoffice ziehen, in denen es oft keine Drucker gibt, um Verträge auszudrucken, händisch zu unterschreiben und wieder einzuscannen?

Für doctari sind Verträge ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags, da der Personaldienstleister täglich medizinische Fachkräfte an Kliniken vermittelt. Das IT-gestützte Gesundheitsunternehmen wurde 2008 in Berlin gegründet und verbindet digitale Kompetenz mit individueller Beratung. Pflegeeinrichtungen, Kliniken und medizinische Fachkräfte profitieren gleichermaßen von den Dienstleistungen von doctari. Während der Pandemie ist das Vertragsvolumen der Firma stark gewachsen, da doctari Fachkräfte in einem Bereich vermittelt, der durch die aktuelle Lage noch relevanter geworden ist. Im Jahr 2020 wurden täglich rund 90 Verträge abgeschlossen, was sich auf ein Gesamtvolumen von 22.500 Verträge im letzten Jahr summiert. Ein Anstieg der doctari vor die Herausforderung stellte, das Geschäftsmodell während der Lockdown-Phasen aufrecht zu erhalten.

Für doctari  hat die Pandemie den Bedarf, rechtssichere Verträge digital abzuschließen, extrem verstärkt. Das Unternehmen implementierte die qualifizierte elektronischen Signatur, kurz QES, von Docusign, um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden und auch vom Homeoffice aus effektiv arbeiten zu können. Mit der QES können Einsatzverträge von Kliniken sowie Arbeitsverträge von Fachkräften, also Verträge die der Schriftformerfordernis unterliegen, bequem digital von jedem Ort, zu jeder Zeit und von jedem Gerät unterschrieben werden.

“Vor dem Einsatz von Docusign ließen sich Medienbrüche nicht vermeiden.”

doctari ist dabei, alle Prozesse im Unternehmen zu digitalisieren.  Für die Vertragsprozesse evaluierte doctari die passende digitale Lösung die für die geschäftlichen Herausforderungen, zu den Workflows und dem, von doctari verwendeten CRM Salesforce, perfekt passen mussten.   Es hat sich gezeigt, dass die Lösung für 100%ig rechtsgültige E-Signaturen von Docusign aus mehreren Gesichtspunkten einfach die beste ist.

“Die Branche, in der wir arbeiten, verharrt oft noch auf den gewohnten manuellen Prozessen”, erklärt Doreen Baumbach, Chief Information & Process Officer bei doctari. “COVID-19 war für uns ein Trigger, denn uns wurde bewusst, wir müssen etwas tun, um der steigenden Nachfrage gerecht zu werden. Wir haben uns für die QES von Docusign entschieden, da wir eine rechtsgültige Unterschrift für Verträge, die eine Schriftform erforderten, benötigen - eine Unterschrift die von jedem Gerät, Ort und zu jeder Zeit verwendet werden kann.”

Die QES schließt jetzt die Medienbrüche und hilft doctari externe Prozesse mit Fachkräften und Institutionen und interne Prozesse reibungsloser ablaufen zu lassen.

Die QES wurde als Pilotprojekt im Vertrieb und in der Vertragsabteilung gestartet und dort sehr positiv aufgenommen. Frau Baumbach erklärt, dass Docusign eine unglaubliche Entlastung für diese Teams war/ist und, dass sich die Vertragsabteilung stark dafür einsetzt, dass das System noch weiter ausgerollt wird.

doctari schätzt besonders folgende Vorteile der QES:

●      Komfort

●      Geschwindigkeit

●      Transparenz der Prozesse

●      Rechtssicherheit

Mehr und mehr Kliniken interessieren sich für die neuen Technologien, die kontakt- und papierlose Prozesse den Weg ebnen. Eine Klinik, die die QES zu ihrem Vorteil und dem Schutz der Patienten und Mitarbeitern einsetzt, ist das Impfzentrum in Hamburg.

100%ige Verwendung der QES im Impfzentrum in Hamburg

Gesundheitsdienstleister sind die Kämpfer an vorderster Front gegen COVID-19. Um in Zeiten der Pandemie Regulationen einzuhalten und den physischen Austausch von Papier und Clipboards zwischen Patienten und Mitarbeitern zu vermeiden, vertraut das Impfzentrum in Hamburg voll und ganz auf die qualifizierte elektronische Signatur von Docusign. Frau Baumbach erklärt, dass ohne eSignature das Unternehmen dem steigende Vertragsvolumen nicht standhalten könnte. Die Vertragsabwicklung für das Impfzentrum kann kontaktlos und für die medizinischen Fachkräfte ohne eine strikte Steril-Handhabe von Stiften vonstattengehen. Dank Docusign geht es jetzt schneller und sicherer für alle Parteien.

Mehr digitale als papierbasierte Prozesse

Die Zukunftsvision für das Unternehmen ist es, dass die digitalen Prozesse die manuellen ablösen. Zurzeit gibt es noch mehr papierbasierte als digitale Prozesse, doch das soll sich ändern. doctari hat konkrete Digitalisierungspläne für das nächste Jahr und wird als nächsten Schritt die komplette Integration der Vertragsabwicklung in Salesforce ausrollen.