LV optimiert sein Vertragsmanagement mit Docusign CLM

LV hat sein Vertragsmanagement mit der Einführung von Docusign CLM innerhalb seines Third-Party Management Function-Teams transformiert. Durch die Zentralisierung des Vertrags- und Dokumentationsprozesses gewann das Unternehmen wertvolle Dateneinblicke und erreichte eine höhere Transparenz in der gesamten Wertschöpfungskette. Das verbesserte nicht nur die Kundeninteraktionen, sondern auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die geschäftliche Effizienz.

Liverpool Victoria (LV) ist ein Unternehmen für Investmentfondsmanagement und Finanzdienstleistungen im gemeinsamen Besitz, das auf eine über 180-jährige Geschichte zurückblickt. Das Angebot an Produkten, Diensten und Beratungsleistungen im Bereich Versicherungschutz, Investionen und Altersvorsorge ermöglicht es den Mitgliedern, ihr Einkommen während der Erwerbstätigkeit abzusichern und es nach dem Ausscheiden aus dem Berufsleben zu maximieren.

Im Zuge seiner digitalen Transformation stieß LV auf große Herausforderungen im Zusammenhang mit Datenmangel, was auf veraltete Arbeitsweisen sowie die unzureichende Transparenz hinsichtlich der kommerziellen Aktivitäten des Unternehmens zurückzuführen war. Durch die Investition in Docusign CLM konnte sich das Unternehmen einen besseren Einblick in die Datenerfassung und Arbeitsabläufe verschaffen und gleichzeitig Finanzvereinbarungen und Verträge zentralisieren, um einen besseren geschäftlichen Überblick zu erhalten.

Zuverlässige Einhaltung von Vorschriften mit Docusign-Lösungen

Das Third-Party Management Function-Team von LV wurde 2022 eingerichtet. Auf operativer Ebene fehlte es der Abteilung an Dateneinblicken, da veraltete Arbeitsweisen von LV übernommen wurden. Neale Smith, Operations and Risk Manager für Third-Party Management bei LV, erklärt:

Zeitgleich mit der Einarbeitung des neuen Teams hat sich LV auch eine ehrgeizige Frist gesetzt, um alle Dokumentenvereinbarungen mit den Verordnungen der britischen Aufsichtsbehörde Prudential Regulatory Authority (PRA) SS1/21 und SS2/21 in Einklang zu bringen. Diese Richtlinien legen die Erwartungen der PRA an die operationale Resilienz von Unternehmen sowie an deren Outsourcing-Aktivitäten und das Management des Drittparteienrisikos fest. Infolgedessen war das LV-Team nicht nur gefordert, eine Reihe neuer Prozesse einzuführen, sondern auch sicherzustellen, dass die PRA-Konformität an allen Punkten der Wertschöpfungskette gewahrt blieb.

LV befand sich in einer Situation, in der das Unternehmen die digitale Transformation seiner Vertragsvereinbarungen beschleunigen musste, aber durch Zeitmangel daran gehindert wurde, seine Ziele zu erreichen. Es war ein System erforderlich, das überprüfbar war und konforme Beschaffungs- und Vertragsmanagementverfahren ermöglichte – zumal es neue Anforderungen im gesamten Unternehmen implementieren musste, die den regulatorischen Anforderungen der RPA entsprachen.

Es wurde eine umfassende Bewertung mehrerer Systeme durchgeführt, bei der sowohl die wichtigsten Leistungsmerkmale und Ergebnisse als auch die Budgetbeschränkungen berücksichtigt wurden. Docusign konnte das überzeugendste Angebot vorlegen, wie Smith erklärt: