DLA Piper verbessert die Abwicklung seiner Rechtsprozesse mit Docusign

DLA PIPER ist eine globale Anwaltskanzlei mit Büros und Anwälten in mehr als 40 Ländern in Nord- und Südamerika, Europa, dem asiatisch-pazifischen Raum, Afrika und dem Nahen Osten. Die Organisation bietet multinationalen Unternehmen, Regierungen und Einzelpersonen eine breite Palette von Rechtsdienstleistungen an, darunter Gesellschaftsrecht, Finanzen, Rechtsstreitigkeiten, geistiges Eigentum, Immobilien, Arbeitsrecht, Steuern und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die Mission von DLA Piper ist es, die weltweit führende Wirtschaftskanzlei zu sein und ihren Mandanten die bestmöglichen Rechtsdienstleistungen zu bieten, indem sie sowohl unternehmerisch als auch innovativ ist. Die Implementierung von Docusign eSignature war ein wichtiger Schritt auf diesem Weg, der es dem Unternehmen ermöglichte, seine digitale Transformation voranzutreiben. So konnte der Vertragsprozess für Dokumente vereinfacht und die Anwälte in die Lage versetzt werden, der Rechtsberatung Vorrang vor der Verwaltung zu geben.

Digitalisierung von rechtlichen Vertragsprozessen mit Docusign

In Verbindung mit der Nutzung von eSignature entschied sich das Unternehmen für den Einsatz der digitalen Signaturlösungen von Docusign, um qualifizierte (QES) und erweiterte (AES) elektronische Signaturen zu unterstützen. Diese bieten ein höheres Maß an Unterzeichnersicherheit für Online-Transaktionen, indem sich Kunden während des Signaturprozesses elektronisch identifizieren müssen.

Der Anwaltsberuf baut auf altbewährten Arbeitsmethoden auf und ist in der Ausübung seiner Aufgaben sehr traditionell. Infolgedessen sind in der Branche papierbasierte Prozesse nach wie vor weit verbreitet. Heidi Harban, Senior Legal Technology Manager bei DLA Piper, erklärt: „Ich denke, viele meiner Kanzleikollegen werden zustimmen, dass der digitale Wandel im Anwaltberuf eine Herausforderung ist, allein schon aufgrund der Tatsache, dass der Anwaltberuf sehr traditionell ist und unsere Stakeholder wenig Zeit haben.“ Vor der Zusammenarbeit mit Docusign wurden Kundenverträge und rechtliche Dokumente zur Unterzeichnung bei DLA Piper ausgedruckt und per Post oder Kurier verschickt oder in einigen Fällen den Kunden physisch übergeben oder gescannt und per E-Mail verschickt. Unabhängig von der Art der Zustellung mussten Papiere vom Empfänger handschriftlich unterzeichnet werden, bevor sie per Post zurückgeschickt werden konnten. Dies führte dazu, dass Anwälte viel Zeit mit der Verwaltung verbrachten und sich nicht auf ihre Hauptaufgabe, die Beratung ihrer Mandanten, konzentrieren konnten. Die Folge war eine langsame Akzeptanz mit gerade einmal 50 erstellten Umschlägen in den Jahren 2018 und 2019.

Der Hauptantrieb für den Wandel war die globale COVID-19-Pandemie, als Anwälte auf Docusign eSignature zurückgriffen, um Transaktionen abzuschließen. Mit der Schließung von Büros und der Notwendigkeit für Mitarbeiter, von zu Hause aus zu arbeiten, mussten Anwälte und Rechtsanwaltsfachangestellte ihre Arbeitsweise fast über Nacht umstellen. Docusign ermöglichte es dem Unternehmen, den Betrieb in einer äußerst stressigen Zeit aufrechtzuerhalten.

Die Organisation legte keine Erfolgskennzahlen für die Einführung von Docusign eSignature fest. Vielmehr erkannte die Kanzlei die Chance, die Prozesse zu optimieren und die gesamte Wertschöpfungskette von Verträgen für Kunden und Mitarbeiter zu beschleunigen.

Die Auswirkungen der Pandemie auf die Arbeitsmethoden sprechen jedoch für sich selbst. Mit nur 50 erstellten Umschlägen in den Jahren 2018 und 2019 erkannte DLA Piper aufgrund des Einflusses der Pandemie auf die Arbeitsabläufe den enormen Vorteil von Docusign eSignature. Allein im Jahr 2020 verzeichnete das Unternehmen einen 50-fachen Anstieg durch die Verwendung von Docusign eSignature-Umschlägen, was eine beeindruckende Zunahme in der Nutzung darstellt. Für DLA Piper gehört Docusign eSignature jetzt zum Arbeitsalltag, wie Heidi Harban erklärt: „Auch jetzt, da die Welt zu dieser seltsamen neuen Normalität zurückgekehrt ist, wird Docusign eSignature weiterhin verwendet. Man hat sich an das Tool gewöhnt und es in sein Leben aufgenommen, sodass kein Wunsch besteht, zur alten Arbeitsweisen zurückzukehren.“

Docusign eSignature definiert neue Arbeitsweisen

DLA Piper ist ein wertebasiertes Unternehmen, das seinen Kunden echte Vorteile verschaffen möchte. Die Kanzlei erkannte, wie die Einführung digitaler Prozesse in ihren Workflow das Kundenerlebnis verbessern und die Geschäftseffizienz steigern würde. Um dies zu erreichen, wurde ein Docusign Centre of Excellence eingerichtet, in dem ein engagiertes Team von rund 40 Rechtsanwaltsfachangestellten den Verwaltungsaufwand für die Erstellung von Dokumenten und Vereinbarungen zur Unterzeichnung übernimmt. Dies führt nicht nur zu einer intelligenteren Workflow-Effizienz im Unternehmen, wie z. B. dem Dokumentensupport rund um die Uhr, sondern ermöglicht es den Anwälten auch, sich auf die Rechtsberatung ihrer Mandanten zu konzentrieren.

Neben der Prozessoptimierung und den damit verbundenen Kosteneinsparungen hat DLA Piper auch erkannt, wie eSignature und die digitalen Signaturlösungen von Docusign dazu beitragen, umfassendere Nachhaltigkeitsziele innerhalb des Unternehmens zu unterstützen. Heidi erklärt dazu:

Docusign eSignature definiert neue Arbeitsweisen

DLA Piper verwendet derzeit Docusign eSignature in 12 der Gebiete, in denen es tätig ist, plant jedoch die Ausweitung von Docusign auf alle Geschäftsbereiche. Die größten Erfolge erzielt das Unternehmen mit Docusign eSignature in seinen Unternehmens- und Finanzprojekten, wo die Tools am häufigsten zum Einsatz kommen.

Die Kanzlei ist überzeugt, dass ihre Zusammenarbeit mit Docusign erst am Anfang steht. DLA Piper befasst sich bereits mit zukünftigen digitalen Initiativen und Möglichkeiten der Integration von Docusign mit den bereits vorhandenen Tools in umfassendere Systeme und Prozesse. Außerdem wird geprüft, wie die Integration von Microsoft Teams oder Microsoft 365 zu besseren Daten- und Analyseerkenntnissen führen kann, während die Integration mit anderen Tools das Dokumenten- und Transaktionsmanagement optimieren soll.