Trends im Vertragsmanagement 2024: Smart Contracts, KI-Regulierung und mehr

Das Vertragsmanagement ist längst nicht mehr nur eine Angelegenheit, bei der Papier und Stift sowie in Metallschränken aufbewahrte Akten zum Einsatz kommen. Das moderne Vertragsmanagement ist dank der Digitalisierung heute schneller, einfacher, intelligenter und weniger anfällig für Fehler. Wenn Sie sich fragen, wie es mit der Entwicklung von Verträgen – der Grundlage so vieler Geschäftsabläufe und Transaktionen – weitergeht, ist dieser Artikel ein guter Startpunkt. Denn in diesem Blog befassen wir uns mit verschiedenen Entwicklungen, die sich im kommenden Jahr wahrscheinlich auf Ihr Vertragsmanagement auswirken werden. Diese reichen von einer verbesserten Zusammenarbeit über einen neuen Fokus auf die Anforderungen der Unternehmensverantwortung bis hin zu KI. Hier sind die Trends, die Sie im Jahr 2024 erwarten können und was sie für Ihr Unternehmen bedeuten.

1. Zunehmende Nutzung von nativ digitalen Smart Contracts

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mit Verträgen zu tun haben, wissen Sie, dass die Erstellung und Verhandlung von Verträgen zeitaufwändig und ineffizient sein kann. Die meisten Unternehmen folgen dem gleichen Prozess und beginnen mit einer .docx-Datei. Nachdem eine Partei ein Dokument erstellt hat, schlägt die andere Partei entsprechende Änderungen am Dokument vor und schickt es dann per E-Mail zurück. Dieser oft langwierige Prozess zieht sich so lange hin, bis die Verhandlungen abgeschlossen sind und die Vereinbarung in eine PDF-Datei umgewandelt wird. Diese Änderung des Formats repräsentiert in der Regel das Ende der Verhandlungen und führt zu einer endgültigen Fassung der Vereinbarung.

Dieses Verfahren ist nicht nur ineffizient, sondern bringt auch eine Reihe von Einschränkungen mit sich. PDFs, die vor etwa 30 Jahren auf den Markt kamen, sind mittlerweile ein Relikt. Sie müssen erheblich angepasst werden, um mobilfreundlich zu sein, und eignen sich nicht für eine einfache Bearbeitung oder Nachverfolgung von Änderungen – zwei wesentliche Aspekte bei Vertragsabschlüssen. Unternehmen brauchen heute ein Dokumentenformat speziell für Verträge, das mehr Möglichkeiten bietet als ein PDF.

Glücklicherweise verlagert sich der Prozess der Vertragserstellung und -verhandlung immer mehr von statischen PDFs hin zu digital nativen Smart Contracts. Diese neuen Verträge befinden sich in kollaborativen Webumgebungen, die beide Parteien problemlos nutzen können. So können die Parteien beispielsweise Klauseln per Drag-and-drop in eine Vereinbarung ziehen und mit Datenquellen wie SAP oder Salesforce verbinden, was eine nahtlose Eingabe der Vertragsdaten und Aktualisierungen der Quelle nach der Unterzeichnung ermöglicht. Durch die permanente Verknüpfung von Verträgen mit den Daten, die zu ihrer Erstellung verwendet wurden, können Nutzerinnen und Nutzer wertvolle Informationen wiederfinden, die derzeit bei der PDF-Erstellung verloren gehen. Anstatt Dokumente mit umfangreichem Text zu unterzeichnen, arbeiten die Parteien auf allen Geräten mit digitalen Formularen, die über eine überragende Benutzeroberfläche verfügen und ein modernes, ansprechendes, App-basiertes Erlebnis bieten.

2. Verstärkte Zusammenarbeit beim Vertragsprozess in den Tools, die Teams bereits verwenden 

Tools, die die Zusammenarbeit zwischen Teams erleichtern, sind in den letzten Jahren noch wichtiger geworden. Google Docs zum Beispiel wird heutzutage immer häufiger für die Erstellung von Verträgen verwendet. Im kommenden Jahr werden wir dank der Integrationen mit Vertragsmanagementsystemen sehen, dass noch mehr Aufgaben des Vertragsprozesses in den Bereichen stattfinden, in denen Teams bereits zusammenarbeiten und ihre Arbeit erledigen. Dazu gehören Apps wie Zoom, Teams, Slack, WhatsApp, Microsoft Office 365 und Google Docs.

Diese Integrationen mit ihren Single-Sign-On-Funktionen ermöglichen den nahtlosen Zugriff auf die Funktionen des Vertragsmanagementsystems direkt über die bevorzugten Anwendungen. Je mehr Unternehmen diese Funktionen nutzen, desto kollaborativer und unkomplizierter wird die Vertragsarbeit für Teams, insbesondere für solche, die sich an unterschiedlichen geografischen Standorten befinden.

3. Verwendung von KI-gestützten Workflows für Verhandlungen und die Phase nach dem Signieren

KI ist noch nicht ganz so weit, Verträge selbst zu schreiben, aber sie kann zumindest dabei helfen, Vereinbarungen zusammenzufassen und Warnungen oder Benachrichtigungen auszulösen, wenn Risiken und Geschäftschancen erkannt werden. Dies kann natürlich den Prozess der Vertragsprüfung beschleunigen. Bei Vertragsverlängerungen ermöglicht KI auch eine schnelle Aktualisierung der Vertragsbedingungen. Einige Unternehmen experimentieren bereits mit dem Einsatz von KI-gesteuerten Chatbots für autonome Verhandlungen, damit Mitarbeitende Kapazitäten für andere Aufgaben haben. Im Jahr 2024, wenn die KI ausgereift ist, könnte dies für die Verhandlung von Standardverträgen immer beliebter werden, da Unternehmen weiterhin nach Möglichkeiten suchen, die Vertragsabläufe zu beschleunigen.

Modelle für maschinelles Lernen können Unternehmen auch bei der Auswahl von Klauseln helfen, die von den Vertragspartnern wahrscheinlich akzeptiert werden. Da nur wenige Unternehmen über solide Kennzahlen darüber verfügen, wie Vertragsbedingungen und -klauseln im Verhältnis zu geschäftlichen Erfolgen oder Misserfolgen stehen, fällt es vielen schwer, die am besten geeigneten und effektivsten Klauseln zu finden. Sobald die Teams in der Lage sind, Vertragsdaten aus den Plattformen zu extrahieren, die zur Erstellung von Verträgen verwendet werden, können sie feststellen, welche Vertragssprache zu erfolgreichen Verhandlungen führt.

Zwar gibt es bereits Erkennungsfunktionen für die Verwaltung von Verpflichtungen, wie z. B. die Erkennung von Vertragsablaufdaten, doch der nächste Schritt ist die Verknüpfung mit realen Daten. Dann kann KI den besten nächsten Schritt für einen Vertrag auf der Grundlage von tatsächlich stattgefundenen Ereignissen bestimmen, wodurch sich Geld sparen und Risiken reduzieren lassen.

4. Neue Rechtsvorschriften zum Datenschutz und zur KI

Gesetzgeber rund um den Globus, von Brasilien bis Japan, beginnen mit der Ausarbeitung von Vorschriften und Richtlinien, die festlegen, wie Unternehmen KI-Lösungen entwickeln und mit Kundendaten umgehen sollen und mehr. Ganz gleich, wo auf der Welt Sie sich befinden: Sie müssen die mit der KI-Technologie verbundenen Risiken sorgfältig abwägen. Anders als bei früheren Technologiegenerationen sollten Sie sich jetzt, wenn Sie sich für neue Technologien interessieren (insbesondere für solche, die KI nutzen), die Zeit nehmen, einen seriösen und vertrauenswürdigen Anbieter von digitalen Lösungen zu finden. Es ist wichtiger als je zuvor, sich zu fragen, wer Zugang zu den Daten Ihres Unternehmens hätte, wenn Sie mit dem Anbieter zusammenarbeiten würden. Dazu gehört auch die Frage, wie der Anbieter Ihre Daten zu nutzen gedenkt und ob er plant, sie zu anonymisieren und zu de-identifizieren.

Wenn Sie Ihre Sorgfaltspflicht vor der Unterzeichnung einer Transaktion nicht erfüllen, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Ein Beispiel: Das Parlament der Europäischen Union hat sich kürzlich auf Regeln für sein bahnbrechendes KI-Gesetz geeinigt. Obwohl das Gesetz offiziell erst im Jahr 2024 verabschiedet werden muss, ebnet es bereits jetzt den Weg für einen globalen Standard zur Klassifizierung von KI-Risiken, der Unternehmen je nach Risikograd ihrer Systeme Vorschriften auferlegt. Unternehmen müssen außerdem transparente Berichtspflichten erfüllen und bei Nichteinhaltung der Vorschriften Strafen zahlen. Auch in den USA gibt es eine Reihe von Gesetzesentwürfen zu KI, die jedoch vom Kongress noch nicht verabschiedet wurden.

5. Integratives Wirtschaftswachstum durch Verträge

Die Förderung von Nachhaltigkeit, Stabilität und Innovation in Gemeinschaften auf der ganzen Welt hat für Mitglieder der Führungsebene immer mehr Priorität. Verträge sind ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftslebens und eine Möglichkeit, diese Ziele zu erreichen, besteht darin, den Zugang zur Vertragstechnologie zu verbessern. Darüber hinaus verlassen sich Menschen auf der ganzen Welt bei der geschäftlichen Kommunikation immer mehr auf ihre Smartphones, weshalb Anbieter von Vertragstechnologie neue, mobilfreundliche Funktionen anbieten werden.

Ein Beispiel für diesen weitreichenden Trend sind Integrationen mit WhatsApp, einer Messaging-App mit zwei Milliarden Nutzerinnen und Nutzern in mehr als 180 Ländern. Mit der WhatsApp-Integration von Docusign können Nutzerinnen und Nutzer beispielsweise Verträge in WhatsApp unterzeichnen und Benachrichtigungen darüber erhalten, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden und zu fast jeder Zeit. Die Möglichkeit, Verträge bequem von unterwegs aus zu verwalten, erleichtert den Geschäftsverkehr und eröffnet einer Gruppe von neuen Nutzerinnen und Nutzern sowie Geschäftsinhaberinnen und -inhabern, die möglicherweise keinen Zugang zu Laptops oder Desktop-Computern haben, die Möglichkeit für wirtschaftliches Wachstum.

6. Fortschreitende Digitalisierung der Identitätsprüfung

Da so viele Geschäftsprozesse heute online stattfinden, gewinnen Vertragsprozesse wie die Identitätsprüfung immer mehr an Bedeutung. Viele Verträge in Bereichen wie Finanzdienstleistungen und Personalwesen enthalten sensible Informationen, die unbedingt geschützt werden müssen, darunter Bankkontonummern und Sozialversicherungsnummern. Aus diesem Grund setzen Regierungen auf der ganzen Welt, insbesondere in der Europäischen Union, auf die digitale Identitätsprüfung, um den Identitätsnachweis und die Authentifizierung zu beschleunigen und zu optimieren.

Wenn Ihr Unternehmen an der Implementierung einer Lösung zur digitalen Identitätsüberprüfung interessiert ist, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Anbieter genauer zu prüfen. Seriöse Anbieter bieten solide Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselung wie eine PKI zur Authentifizierung von Nutzerinnen und Nutzern. Außerdem überzeugen sie durch eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit, einschließlich SMS-Funktionen, um sicherzustellen, dass ihre Technologie benutzerfreundlich und zugänglich ist.

7. Der Durchsickereffekt: Vertragstechnologie kommt immer häufiger in KMU zum Einsatz

Das oft als reine Lösung für große Firmen betrachtete Contract Lifecycle Management (CLM) wird zunehmend von Unternehmen aller Größenordnungen in Anspruch genommen, auch von KMU. In Anbetracht der Größe des KMU-Marktes und der Bedürfnisse – wie z. B. die Zusammenführung von Interessengruppen oder die Implementierung von Compliance-Richtlinien – gehen die CLM-Anbieter dazu über, einen verstärkt auf Modulen basierenden Ansatz zu verfolgen, der es den Nutzerinnen und Nutzern ermöglicht, nur die Komponenten einer CLM-Lösung zu erwerben, die sie am meisten benötigen.

Dieser modulare Ansatz kann das Vertragsmanagement auch mit einem begrenzten Budget möglich machen. KMU können beispielsweise Repository- und Vertragserstellungsfunktionen erwerben und andere Aspekte des CLM, wie z. B. die Vertragsanalyse mit KI, die für kleine Unternehmen möglicherweise nicht notwendig ist, außen vor lassen.

8. Einhaltung der Corporate- Responsibility-Anforderungen

Neben der KI-Gesetzgebung gibt es in Europa auch neue Anforderungen an die Offenlegung von Richtlinien zur Unternehmensverantwortung. Da die Emissionen in der Lieferkette oft den größten Anteil an der Treibhausgasbilanz eines Unternehmens ausmachen, hilft es den Unternehmen, ihre Klimaziele zu erreichen, wenn sie Nachhaltigkeitsanforderungen in Nachträgen zu den Vereinbarungen mit ihren Lieferanten aufnehmen. Europäische Unternehmen werden zukünftig darauf achten, Klauseln und Nachträge zur Unternehmensverantwortung in ihre Verträge aufzunehmen und Berichte darüber zu erstellen, wie ihre Lieferanten die Anforderungen der Unternehmensverantwortung einhalten.

In ähnlicher Weise können immer mehr Gerichtsbarkeiten in den USA und auf der ganzen Welt von Unternehmen verlangen, ihre Treibhausgasemissionen in Zukunft öffentlich offenzulegen. Viele Unternehmen werden im kommenden Jahr auf wissenschaftlich fundierte Ziele und Klimaverpflichtungen in ihren Lieferantenvereinbarungen achten, um sich auf die Anforderungen vorzubereiten.

So wird Ihr Unternehmen im Jahr 2024 erfolgreich

Das Vertragsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Strategie zur Steigerung der Produktivität und digitalen Transformation eines jeden Unternehmens. Wenn Sie den Trends voraus sind, können Sie mit den Veränderungen Schritt halten. Verschaffen Sie sich im nächsten Jahr einen Vorsprung, indem Sie in eine Lösung für das Vertragsmanagement investieren, die bereits jetzt zukunftsweisend ist. Unser breites Angebot an Vertragsmanagement Software finden Sie hier.

Noch mehr Hintergrundinformationen zum Thema Vertragsmanagement finden Sie übrigens auch in unserem ausführlichen Blog Artikel.