Partnerserie: SAP und Docusign

Docusign und SAP: Elektronisch unterschreiben, überall und zu jederzeit

SAP ist der weltweit führende Anbieter von Unternehmensanwendungen. Gemeinsam mit dem Partner Docusign und dessen elektronischer Signatur hat SAP seine Vereinbarungsprozesse perfektioniert und eine Lösung gefunden, die den Vertrieb schneller und leistungsfähiger macht.

Bei SAP ist Agilität eine Kernkompetenz. Als führender Anbieter für Unternehmenssoftware digitalisiert SAP die Geschäfte seiner Kunden, Partner und Lieferanten – und natürlich auch die eigenen internen Prozesse. Mit dem Einsatz der von Docusign entwickelten elektronischen Signatur-Lösung schloss das Unternehmen die digitale Lücke zwischen Vertragserstellung und Speicherung.

Die Schwierigkeiten papierbasierten Verträgen

Jeder, der im Vertrieb tätig ist oder Verträge in großen Unternehmen bearbeitet, ist mit der Situation vertraut: Das Quartalsende rückt näher, Investoren und Analysten sind gespannt auf die Ergebnisse, und die Nervosität bei CEOs und Vertriebsmitarbeiter steigt. Wichtige Geschäfte müssen bis Mitternacht abgeschlossen sein, Anwälte und Vertragspersonal in den Rechtsabteilung arbeiten die ganze Nacht, um letzte Vereinbarungen zu finalisieren. Und dann diese Nachricht: Eine wichtige Unterschrift fehlt, die betreffende Person ist gerade im Urlaub, und die Papiere können nicht rechtzeitig verschickt oder gefaxt werden. Der ganze Deal gerät in Gefahr.

In solchen Momenten können elektronische Signatur-Lösungen wie die von Docusign allen Beteiligten den Deal – und damit auch den Quartalsabschluss retten. „Mit dem SAP Signature Management, das auf die Docusign Technologie zurückgreift, konnten wir unsere Vertragsprozesse schneller, flexibler und sicherer machen – und das alles bei einer hervorragenden Benutzererfahrung ", sagt William Bright, Legal Transaction Services Teamleiter bei SAP.

SAP und Docusign – wie alles begann

Auf den ersten Blick mag es einfach erscheinen, Genehmigungen einzuholen und Dokumente zwischen Abteilungen, Kunden, Partnern, Lieferanten und Mitarbeitern zu versenden. Papierbasierte Systeme erfordern jedoch physische Signaturen, was häufig zu ineffizienten Vertragsprozess führt.

2014 erhielt das globale Vertragsmanagement-Team von SAP deshalb von seinem CFO Luka Mucic ein Unternehmensmandat: die Digitalisierung der Vertragsprozesse weltweit für alle Vertragsarten und Anwendungsfälle. Eine riesige Aufgabe, da bei SAP damals für Vertragsprozesse weltweit nur „Tinte auf Papier“ verwendet wurde.

„Wir haben ein kleines Projektteam zusammengestellt und uns an die Arbeit gemacht", erzählt Kai Jacob, Global VP of Legal Innovation and Technology bei SAP. „Wir haben unsere Vertragsanforderungen definiert, den Softwaremarkt untersucht und bestehende Produkte bewertet. Am Ende stach die Elektronische-Signatur-Lösung von Docusign hervor - sie bot eine einfache Lösung, die unseren Bedürfnissen am besten entsprach."

Im Rahmen der ersten Entdeckungsphase startete SAP ein Pilotprojekt für einen konkreten Anwendungsfall, das sich schnell als erfolgreich erwies. „Wir konnten mit der Lösung nicht nur beweisen, dass Verträge viel schneller abgeschlossen wurden. Anwender, die mit elektronischen Signaturen arbeiteten, hatten sogar Spaß dabei. Denn: Es ist einfach zu bedienen und eine Lösung die nicht nur digital ist, um digital zu sein", erklärt Kai Jacob.

Und wie sieht es heute aus?

Mit der Einführung der elektronischen Signatur von Docusign konnte SAP rechtliche Vorgänge erheblich beschleunigen und zudem die Unternehmenskosten senken. Aus einem überzeugten Docusign Kunden wurde deshalb auch ein vertrauensvoller Partner – mit dem Angebot SAP Signature Management by Docusign. Innerhalb von zwei Jahren implementierte SAP das elektronische Signatur-Management für eine Vielzahl von Anwendungsfällen – von Vereinbarungsprozessen in den Bereichen Vertrieb, Finanzen, Recht, Marketing bis hin zu Vertriebsentwicklung, Facility Management und Personalwesen.

Als die Lösung global ausgerollt werden sollte, befragte SAP Rechtsexperten, die für die Rechtsberatung ihrer Länder auf der Grundlage der lokalen Gesetzgebung zuständig waren. „Die gute Nachricht war, dass es in den meisten Ländern keine rechtlichen Probleme mit der Verwendung von elektronischen Signaturen gab", sagt William Bright. „2016 bestätigte die europäische eIDAS-Verordnung die Verwendung elektronischer Signaturen und erklärte sie in allen Mitgliedsstaaten für rechtlich zulässig."

2017 begann SAP zudem mit dem Signatur-Management für HR-Dokumente (soweit gesetzlich zulässig) und integrierte die elektronische Signatur in Systeme wie SAP Governance-, Risiko- und Compliance-Lösungen oder der Komponente SAP Identity Management. SAP-Mitarbeiter nutzen nun SAP Signature Management by Docusign, das vollständig in ihre hauseigene Contract Management Solution (CMS) sowie über eine Standardschnittstelle auch in SAP Ariba-Lösungen integriert ist. Derzeit arbeitet SAP außerdem an einer neuen Vertragsmanagementlösung mit dem Namen SAP S/4HANA für juristische Inhalte, die mit hoher Sicherheit auch elektronische Signatur-Funktionen beinhalten wird.

Das kommt als nächstes

„Wir gehen nun schon seit einiger Zeit einen gemeinsamen Weg mit Docusign und es besteht ein gegenseitiges Vertrauen zwischen unseren Unternehmen", berichtet Kai Jacob. „Mit Docusign konnten wir unsere digitale Transformation entscheidend vorantreiben. Wir liegen zwar noch nicht bei 100 Prozent, sehen aber einen positiven Trend, da immer mehr unserer Vertragsparteien bereit sind, elektronisch zu unterschreiben."

„Unser Ziel ist es, die Sicherheit weiter zu erhöhen und Kosten zu senken, bei gleichzeitiger Compliance Verbesserung und Beschleunigung aller Vereinbarungsprozesse, die eine Unterschrift erfordern", ergänzt William Bright.