Kurzanleitung für den Vertragsprüfungsprozess

Die meisten Unternehmen haben Technologien für elektronische Signaturen eingeführt, um den Prozess der Vertragsunterzeichnung zu optimieren. Die Signatur ist jedoch nur ein Teil im Vertragszyklus. Vor der Unterzeichnung einer Vereinbarung muss diese erst überprüft und verhandelt werden.

Der Prozess der Vertragsgenehmigung, einschließlich der entscheidenden Schritte der Vertragsprüfung und -verhandlung, ist mit Abstand der zeitaufwändigste Teil des Vertragslebenszyklus. Lesen Sie weiter, um mehr über den Vertragsprüfungsprozess zu erfahren und herauszufinden, wie eine digitale CLM-Lösung (Contract Lifecycle Management) die Vertragsprüfung und -verhandlung verbessern kann.

Der Vertragsprüfungsprozess

Die Vertragsprüfung umfasst interne und externe Verhandlungen, die Prüfung und die Genehmigung der Vertragsbedingungen. In dieser Phase können mehrere Revisionen vorgenommen werden, damit Genauigkeit und Konformität gewährleistet sind.

Durch die Zusammenarbeit während der Verhandlungen können die Beteiligten effektiver miteinander kommunizieren und sich leichter einigen. Der Verhandlungs- und Prüfprozess ist oft zeitaufwändig. Er ist jedoch entscheidend, um sicherzustellen, dass der finale Vertrag den Bedürfnissen und Zielen aller beteiligten Parteien entspricht.

Wie läuft die Vertragsverhandlung ab?

Die Vertragsverhandlung ist ein Prozess zwischen zwei Parteien, die versuchen, eine Einigung in Form eines Vertrages zu erzielen. Dazu gehören Diskussionen, der Austausch von Vorschlägen und die Durchführung von Änderungen, um für beide Seiten akzeptable Bedingungen zu finden.

Während der Verhandlung legt jede Partei ihre gewünschten Bedingungen und Ziele dar und berücksichtigt dabei die Interessen und Bedenken der anderen Partei. Beide Seiten müssen sich gegenseitig entgegenkommen, Zugeständnisse machen und Kompromisse eingehen, um einen Mittelweg zu finden.

Eine erfolgreiche Vertragsverhandlung führt zu einer finalen Vereinbarung, bei der die Interessen beider Parteien ausgewogen berücksichtigt werden und eine solide Grundlage für eine für beide Seiten vorteilhafte Geschäftsbeziehung geschaffen wird. Sobald dies erreicht ist, wird der Vertrag von autorisierten Vertretern beider Seiten unterzeichnet.

Der Vertragsverhandlungsprozess ist der Schritt im Vertragszyklus, der am längsten dauert. Laut unserer Studie nimmt die Verhandlungsphase in fast der Hälfte der Unternehmen sogar mehr als 20 Stunden in Anspruch. 71 % der Unternehmen erstellen drei oder mehr Versionen eines Vertrags, bevor dieser unterzeichnet wird.

Verwendung von Contract Lifecycle Management für Vertragsprüfungen

Zur Beschleunigung und Optimierung der Vertragsverhandlung und -prüfung können Unternehmen eine CLM-Lösung (Contract Lifecycle Management) einsetzen. CLM-Tools digitalisieren und zentralisieren Vertragsprüfungen und -verhandlungen und bieten viele Funktionen, um den Prozess der Vertragsverhandlung und -prüfung effektiver zu gestalten.

Kommentare und Aufgaben

CLM-Plattformen ermöglichen eine schnellere Zusammenarbeit bei Vertragsverhandlungen, indem sie Funktionen zum Hinzufügen von Kommentaren und zum Zuweisen von Aufgaben bereitstellen. Dadurch wird der Überprüfungsprozess optimiert und die Beteiligten können sich schneller einigen und zügiger zur Genehmigung übergehen.

Versionsvergleich

Eine CLM-Lösung bietet Tools für den Versionsvergleich, mit denen Nutzerinnen und Nutzer die Änderungen zwischen verschiedenen Vertragsversionen visuell darstellen lassen können. So lässt sich leichter nachvollziehen, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, auch über mehrere Versionen hinweg. Das erhöht die Transparenz und verringert Unklarheiten bei der Vertragsprüfung.

Zur Verhandlung senden

Sobald der interne Vertragsgenehmigungsprozess abgeschlossen ist, kann eine CLM-Plattform den Vertrag automatisch zur Überprüfung an externe Parteien senden. Dies beschleunigt den gesamten Verhandlungsprozess und gewährleistet eine effiziente Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten.

Klausel-Bibliotheken

Eine CLM-Lösung bietet oft ein zentrales Repository mit vorab genehmigten Klauseln, die automatisch zu einem Vertrag hinzugefügt werden können. Nutzerinnen und Nutzer, die nicht aus dem juristischen Bereich kommen, können während der Vertragserstellung und -verhandlung auf diese Bibliothek zurückgreifen, um bei Bedarf neue Klauseln hinzuzufügen. Das beschleunigt den Prozess und stellt sicher, dass nur genehmigte Formulierungen verwendet werden.

Integrationen

Ein erstklassiges CLM lässt sich mit Plattformen für die Zusammenarbeit integrieren. So können alle Parteien direkt in den Tools, die sie bereits verwenden, Benachrichtigungen erhalten, Aufgaben erledigen, Bearbeitungen genehmigen oder Änderungen vorschlagen. Das Ergebnis ist eine bessere Zusammenarbeit und ein nahtloser Verhandlungsprozess.

Vertragsanalyse mit KI

Docusign IAM umfasst über 100 vortrainierte KI-Modelle, die wichtige Vertragsdaten und rechtliche Themen extrahieren, analysieren und in Berichten zusammenfassen, um eine Risikobewertung zu ermöglichen, Workflow-Schritte zu unterstützen und Transparenz auf Portfolioebene zu schaffen.

Vorteile der Optimierung des Vertragsprüfungsprozesses

Durch die Implementierung einer CLM-Lösung können Unternehmen während des gesamten Prozesses der Vertragsprüfung zahlreiche Vorteile erzielen:

• Zeit- und Kostenersparnis: Ein CLM kann einzelne Aspekte des Prozesses der Vertragsprüfung und -verhandlung automatisieren. Dadurch verringert sich der Zeitaufwand für manuelle Prozesse, was letztlich wertvolle Ressourcen spart und den gesamten Vertragszyklus beschleunigt.

• Höhere Effizienz und Produktivität: CLM-Tools optimieren die Zusammenarbeit, verbessern die Aufgabenverwaltung und fördern die Kommunikation zwischen den Beteiligten auf allen Seiten.

• Vereinfachte Compliance: Der Versionsvergleich und die zentralisierte Klausel-Bibliothek eines CLM können die Einhaltung der genehmigten Vertragssprache und -richtlinien erheblich vereinfachen. Unternehmen können diese Tools nutzen, um Konsistenz zu gewährleisten und kostspielige Fehler zu vermeiden, die andernfalls dazu führen könnten, dass Teile des Vertrages neu formuliert werden müssten.

Verbesserter Vertragsprüfungsprozess mit Docusign CLM

Mit Docusign CLM können Unternehmen ihre Vertragsprüfungen digitalisieren und zentralisieren, Verhandlungen beschleunigen und die Zusammenarbeit verbessern. Dies führt letztendlich zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen, gesteigerter Effizienz und Produktivität, vereinfachter Compliance und verbesserter Zusammenarbeit sowie Kommunikation.

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