Abschlagsrechnung: Definition und Pflichtangaben

Ein großes Bauvorhaben oder ein komplexes IT-Projekt – manche Aufträge können sich über mehrere Monate oder sogar Jahre hinziehen. Entsprechend hohe Summen fallen für Material und Dienstleistung an. Damit die Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer während des Projektverlaufs für bereits erbrachte Leistungen bezahlt werden und um das Risiko von Zahlungsausfällen zu mindern, vereinbaren viele Unternehmen Abschlagsrechnungen. Diese Art der Rechnung erlaubt es, für bereits erbrachte Leistungen während des Projektfortschritts in regelmäßigen Abständen Zahlungen zu erhalten. Doch wie funktioniert eine Abschlagsrechnung? Wann ist sie fällig, und wie unterscheidet sie sich von einer Anzahlungsrechnung? In diesem Artikel klären wir die wichtigsten Fragen rund um die Abschlagsrechnung. 

Was ist eine Abschlagsrechnung? 

Eine Abschlagsrechnung (oft auch Akontorechnung genannt) ist eine Rechnung, die für bereits vollständig erbrachte Teilleistungen gestellt wird, noch bevor das gesamte Projekt abgeschlossen ist. Es handelt sich dabei um eine Teilrechnung, die die bereits erbrachten und dokumentierten Leistungen aufzeigt. Im Gegensatz zu einer Anzahlungsrechnung, die in der Regel vor Beginn eines Projekts als Vorauszahlung erfolgt, wird eine Abschlagszahlung für Leistungen berechnet, die bereits erbracht wurden.

Besonders in Branchen, wo Projekte oft in Phasen verlaufen, werden Teilzahlungen eingesetzt. Abschlagsrechnungen im Bauwesen sind sehr üblich, ebenso wie im IT-Bereich. In den einzelnen Abschlagsrechnungen wird festgehalten, welche Arbeiten bereits abgeschlossen sind und wie viel dafür zu zahlen ist. Eine kumulative Abschlagsrechnung fasst alle bisherigen einzelnen Abschlagsrechnungen zusammen und zeigt die Gesamtsumme der bereits gestellten Rechnungen. 

Sind Abschlagszahlungen verpflichtend? 

Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, solche Teilrechnungen zu erstellen. Der Einsatz von Abschlagsrechnungen wird jedoch in vielen Verträgen vereinbart, insbesondere bei umfangreichen Projekten mit langer Laufzeit. Die gesetzlichen Regelungen legen fest, dass der Auftragnehmer nur dann eine Abschlagsrechnung stellen darf, wenn die entsprechenden Teilleistungen bereits erbracht wurden. In den meisten Fällen wird die Höhe der Abschlagszahlung durch den Wert der bisher erbrachten Leistungen bestimmt. 

Mustererstellung und Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung 

Eine Abschlagsrechnung unterscheidet sich nur geringfügig von einer normalen Rechnung. Sie muss wichtige Pflichtangaben enthalten sowie klar und vollständig sein, damit Missverständnisse vermieden werden. Folgende Angaben gehören in jede Abschlagsrechnung:

Fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Rechnung, einschließlich der Abschlagsrechnung, muss eine fortlaufende Nummer haben.

Leistungsdatum und -zeitraum: Der genaue Leistungszeitpunkt bei Abschlagsrechnungen muss angegeben werden, um die erbrachten Teilleistungen zu dokumentieren.

Detaillierte Leistungen: Eine detaillierte Auflistung der bisher erbrachten Leistungen, Arbeitsstunden oder gelieferten Produkte.

Umsatzsteuer: Wie bei normalen Rechnungen muss die Umsatzsteuer (MwSt.) korrekt ausgewiesen werden. 

Kumulierte Abschlagsrechnung: Wenn bereits frühere Abschlagsrechnungen gestellt wurden, sollten diese in der aktuellen Rechnung berücksichtigt werden, um die Gesamtsumme aufzuzeigen.

Ein Beispiel für den Text für eine Abschlagsrechnung könnte so lauten:

„Für die im Zeitraum vom [Leistungszeitraum] erbrachten Leistungen stellen wir Ihnen hiermit eine Abschlagszahlung in Höhe von [Betrag] in Rechnung. Dies ist die 1. Abschlagsrechnung im Rahmen des Projekts [Projektname]." 

Wann darf man eine Abschlagsrechnung stellen? 

Die Abschlagsrechnung darf gestellt werden, sobald ein Teil der jeweiligen Leistungen erbracht wurde. Das bedeutet, dass die Leistung physisch nachweisbar und im Vertrag festgelegt sein muss. Es ist nicht möglich, eine Abschlagszahlung für Leistungen zu verlangen, die noch nicht ausgeführt wurden. 

Wann ist eine Abschlagsrechnung fällig?

Die Fälligkeit einer Abschlagsrechnung richtet sich in der Regel nach den vertraglichen Vereinbarungen zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. In der Praxis wird häufig eine Zahlungsfrist von 14 bis 30 Tagen nach Rechnungsstellung vereinbart.

Unterschiede zwischen Abschlagsrechnung und Anzahlungsrechnung

Der Hauptunterschied zwischen einer Abschlagsrechnung und einer Anzahlungsrechnung liegt im Zeitpunkt der Zahlung. Während eine Anzahlungsrechnung oft zu Beginn eines Projekts gestellt wird, bevor überhaupt eine Leistung erbracht wurde, handelt es sich bei der Abschlagsrechnung um eine Zahlung für bereits erbrachte Teilleistungen. Eine pauschale Abschlagsrechnung ist hierbei ebenfalls möglich, wenn vereinbart wurde, dass feste Beträge in regelmäßigen Abständen gezahlt werden sollen. 

Fazit: Darum sind Abschlagsrechnungen so wichtig

Besonders bei umfangreichen Projekten hilft die Abschlagsrechnung dabei, die Liquidität des Auftragnehmers und die finanzielle Stabilität des Auftraggebers zu sichern und Missverständnisse bei der Abrechnung zu vermeiden. Egal ob im Bauwesen, der IT oder anderen Bereichen – das Stellen von Abschlagsrechnungen ist eine bewährte Methode, um Projekte effizient und fair abzuwickeln.

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