5 Möglichkeiten, wie Docusign IAM Ihre Vertragsprozesse transformieren kann

Die herkömmlichen Methoden, um Vereinbarungen zu erstellen, zuzustimmen und zu verwalten, ermöglichen meist keine nahtlosen Abläufe. So sind beim Verschieben von Dokumenten und der Übertragung von Daten von einem zum anderen Tool zu viele Systeme und manuelle Schritte erforderlich. Wir haben Unternehmen zu ihren Vereinbarungsprozessen befragt und festgestellt, dass sie schwierig, kostspielig und ineffizient sind. Wir bezeichnen diese Probleme als „Vertragschaos“. Dadurch entstehen für Unternehmen nicht nur Umsatzverluste, sondern ihnen entgeht auch der Wert ihrer wertvollen Vertragsdaten – weltweit belaufen sich die Mehrkosten auf fast 1,8 Milliarden Euro pro Jahr.

Docusign Intelligent Agreement Management (IAM) ist die nächste Generation der Vertragstechnologie, die speziell dafür entwickelt wurde, dem Vertragschaos ein Ende zu setzen. Mit dieser nahtlosen, intelligenten Plattform gehören manuelle Schritte und nicht verbundene Systeme der Vergangenheit an.

Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Docusign IAM Ihren Teams helfen kann, Vertragsworkflows individuell anzupassen und den gesamten Vertragsprozess zu verbessern.

Mit KI Verträge und Formulierungen finden

Eines der häufigsten Probleme von veralteten Vertragsworkflows ist die fehlende Möglichkeit, einen Vertrag oder eine bestimmte Formulierung zu finden. Eine von Docusign und Deloitte durchgeführte Studie zum gesamten Vertragsprozess ergab, dass fast die Hälfte der Unternehmen zu viel Zeit mit der Suche nach Verträgen verbringt. Mehr als 54 % verfügen nicht über die notwendigen Tools, die sie brauchen, um die Nachverfolgung und Analyse ihrer abgeschlossenen Verträge zu automatisieren. Der unnötige Mehraufwand, der mit der Suche verbunden ist, führt zu Frust und kostet viel Zeit.

Docusign Navigator ist ein leistungsstarkes Repository, das künstliche Intelligenz einsetzt, um Ihnen bei der schnellen Beantwortung von Fragen zu Vertragsinhalten zu helfen. Es bietet einfache Filter, mit denen Sie Ihren Katalog sofort nach Vertragspartei, Datum, monetärem Wert und mehr sortieren können. Navigator bietet zudem eine Suchleiste, die Tools zur Verarbeitung natürlicher Sprache verwendet, um auf konzeptioneller Ebene und nicht nur auf Keyword-Ebene zu suchen. Dies kann besonders für die Suche nach Formulierungen zu komplexen Themen wie Datenschutz oder höhere Gewalt nützlich sein. Die generative KI-Funktion kann sogar Zusammenfassungen langer oder komplexer Vertragsbestandteile erstellen.

Mit Vertragsberichten datenbasierte Entscheidungen treffen

Was auf den ersten Blick wie einfache Vertragsdokumente aussehen mag, verwandelt Docusign IAM in strukturierte Datensammlungen. Durch die Extraktion wichtiger Datenpunkte kann Ihr Team einen schnellen Überblick über jede einzelne Vereinbarung oder die gesamte Vertragsbibliothek erhalten. Diese Datenpunkte können verwendet werden, um schnell und präzise Antworten auf kritische Geschäftsfragen zu erhalten.

Wenn Sie beispielsweise Kundinnen und Kunden ermitteln möchten, die am meisten bei Ihrem Unternehmen ausgeben, kann die Reporting-Funktion in Docusign IAM diese Frage beantworten. Dazu gehört auch, welche auslaufenden Verträge automatisch verlängert werden sollen. Ihr Team kann die Reporting-Funktion nutzen, um regelmäßige Statistiken über Ihre Verträge im Blick zu behalten und diese zuverlässigen Daten zu nutzen, um fundiertere Entscheidungen über die Ausrichtung des Unternehmens zu treffen.

Tools durch Integrationen verbinden

Ein weiteres wichtiges Ergebnis der Studie von Deloitte und Docusign ist die Tatsache, dass Teams Ressourcen verschwenden, wenn sie Informationen zwischen zu vielen unzusammenhängenden Tools hin- und her verschieben. Das kann sowohl zu Problemen bei der Versionskontrolle als auch bei der gemeinsamen Datennutzung führen.

Wie hört sich das an? Ein Vetrag wird von der Erstellung über die Verhandlung, Unterzeichnung, Ausführung und Verlängerung auf derselben Plattform gespeichert, anstatt immer wieder angehängt, hochgeladen, neu formatiert und wieder hochgeladen werden zu müssen. Kundinnen und Kunden von Docusign IAM können auf das Docusign App Center zugreifen, um alle Tools zu verbinden, die sie derzeit zum Erstellen, Festlegen und Verwalten von Verträgen verwenden.

Manuelle Schritte mit Workflow-Automatisierung beseitigen

Integrationen minimieren den Arbeitsaufwand, der mit der Übertragung von Vertragsinformationen von einem Tool zum anderen verbunden ist. Mit der Automatisierung lässt sich das weiter verbessern, weil Verträge nicht mehr manuell von einem Schritt im Workflow zum nächsten weitergegeben werden müssen. Der Wegfall all dieser manuellen Übergaben spart Zeit und vor allem treten auch weniger Fehler auf. Somit erhalten alle Beteiligten einen besseren Einblick in den Vertragsprozess.

Docusign Maestro ist die Lösung für diese kostspieligen und zeitintensiven Schritte – und das ganz ohne Programmieraufwand. Nutzer und Nutzerinnen von IAM können mit Maestro einen Standard-Vertragsworkflow definieren, der Schritte wie die Identitätsprüfung und die elektronische Signatur umfasst. Außerdem können sie für jeden Schritt Bedingungen für den Abschluss festlegen. Sobald ein Schritt abgeschlossen ist, startet Maestro den nächsten. Personen, die benachrichtigt werden müssen, erhalten automatisch eine Mitteilung. Alle Eigenschaften, die im nächsten Schritt verwendet werden müssen (z. B. elektronische Signatur, Ausweisüberprüfung, Notar usw.), werden automatisch mit dem Prozess verbunden. Sobald der Prozess in Maestro abgebildet ist, werden Verträge so nahtlos wie möglich von einem Ende zum anderen bewegt.

Zusammenarbeit bei Verträgen erleichtern

Wenn Verträge zusätzliche Parteien und Unternehmen betreffen, kann der Workflow leicht durch Probleme ins Stocken geraten, die auf mangelnde Transparenz und Versionskontrolle zurückzuführen sind. Das erschwert den Überblick darüber, welche Version eines Vertrags aktuell ist, welche Partei diese Version prüft, welche Änderungsvorschläge berücksichtigt wurden und wer für die nächsten Maßnahmen verantwortlich ist.

Docusign IAM löst dieses Problem mit einer einzigen cloudbasierten Version eines Dokuments, das immer auf dem neuesten Stand ist. Der Vertrag wird in der Cloud erstellt und verlässt die Plattform nie. Verhandlungen, Unterzeichnungen, notarielle Dienstleistungen (falls erforderlich) und Verlängerungen finden alle auf demselben Dokument statt. Alle Beteiligten mit den entsprechenden Berechtigungen können jederzeit den Status eines Vertrages einsehen und dessen Fortschritt überwachen. Sie können sich darauf verlassen, dass es sich bei dem Vertrag, den sie gefunden haben, um die aktuellste Version handelt. Im weiteren Verlauf des Vertragsprozesses verfolgt IAM Aktualisierungen in Echtzeit, protokolliert Vertragsaktionen und prüft, was als Nächstes zu tun ist.

Mit Docusign IAM loslegen

Docusign ist seit Langem Marktführer im Vertragsbereich und löst Kundenprobleme im Zusammenhang mit Vertragsworkflows. Die in dieser Liste beschriebenen Plattformdienste und -funktionen sind darauf ausgelegt, die heutigen und zukünftigen Vertragsanforderungen von Unternehmen zu erfüllen.

Erfahren Sie mehr darüber, welche Vorteile Docusign IAM Ihrem Team durch die nahtlose Gestaltung des gesamten Vertragsprozesses bietet.

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