Elektronische handtekeningen rechtsgeldigheid

Hoe helpt eSignature mij te voldoen aan wettelijke vereisten?

DocuSign eSignature is bewust ontwikkeld om te voldoen aan wettelijke vereisten, door organisaties in staat te stellen:

• de identiteit van ondertekenaars van een document op meerdere manieren te kunnen verifiëren;
• het type handtekening (AES, QES) voor hun gebruikssituatie te selecteren;
• de intentie van de ondertekenaar om elektronisch te ondertekenen te kunnen bevestigen;
• handtekeningen te koppelen aan ondertekenaars en documenten;
• documenten te beschermen met een fraudebestendige verzegeling die gebruik maakt van een combinatie van onafhankelijk gecertificeerde, veilige systeemprocessen en PKI-technologie (Public Key Infrastructure).

Is DocuSign eSignature veilig?

DocuSign voldoet aan de strengste beveiligingsnormen uit de VS, de EU en de rest van de wereld. Op het gebied van elektronische handtekeningen staat bij ons veiligheid op de eerste plaats. Zo kunnen wij garanderen dat alle audit trails, certificaten van voltooiing en klantdocumenten die vóór, tijdens en na ondertekening door de DocuSign Agreement Cloud stromen veilig, beveiligd en ongewijzigd blijven.

Minder risico

Een veelvoorkomende vraag die mensen stellen is: “Kan mijn elektronische handtekening vervalst, misbruikt of gekopieerd worden?” In werkelijkheid is het zo dat natte handtekeningen eenvoudig vervalst en gemanipuleerd kunnen worden, terwijl elektronische handtekeningen vele lagen van beveiliging en authenticatie bevatten – gecombineerd met een voor de rechtbank geaccepteerd bewijs van transactie.

Elektronische handtekeningen gaan gepaard met een elektronisch document dat dient als audit trail en bewijs van de transactie. De audit trail bevat de geschiedenis van de acties die met het document zijn ondernomen, waaronder details over wanneer het werd geopend, bekeken en ondertekend.

Bewijs vastleggen dat bij de rechtbank toelaatbaar is

Met eSignature ontvang je bij iedere overeenkomst een certificaat van voltooiing dat het bewijs van ondertekening en getuigenis levert. Dit wordt mogelijk gemaakt door belangrijke transactie-informatie, zoals IP-adres en tijdstempels, vast te leggen. In geval van een juridisch geschil kan deze informatie vaak als bewijs voor de transactie dienen.

Meer informatie over de veiligheid en beveiliging van DocuSign eSignature is te vinden in hetDocuSign Trust Center.

Hoe kan ik veilig de identiteit van een ondertekenaar verifiëren?

De technologie voor elektronische handtekeningen biedt meerdere mogelijkheden om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren voordat deze toegang krijgt tot het document en het kan ondertekenen, waaronder:

• E-mailadres: ondertekenaars voeren hun e-mailadres in, dat wordt vergeleken met het e-mailadres dat in de uitnodiging gebruikt is;
• Toegangscode: de verzender levert een eenmalige toegangscode die de ondertekenaars moeten invoeren;
• Telefoonoproep: ondertekenaars bellen een telefoonnummer en moeten vervolgens hun naam en toegangscode intoetsen;
• SMS: ondertekenaars moeten een eenmalige toegangscode invoeren die via een sms-bericht wordt verstuurd;
• ID-verificatie: ondertekenaars worden geverifieerd aan de hand van hun door de overheid verstrekte identiteitsbewijzen (met foto), of andere Europese eID-methoden.

In het geval dat er behoefte is aan hoger niveau van handtekeninggeldigheid, bieden sommige aanbieders naast de standaard elektronische handtekening, twee extra soorten elektronische handtekening aan die voldoen aan de eIDAS-vereisten in de EU, te weten:

• Geavanceerde elektronische handtekeningen (AES). Dit type vereist een hoger niveau van beveiliging, identiteitsverificatie en authenticatie om de ondertekenaar te valideren. Dit omvat een op een certificaat gebaseerde digitale ID (X.509 PKI) dat is afgegeven door een vertrouwde dienstverlener.
• Gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES). Dit type is een nog veiligere versie van een geavanceerde elektronische handtekening – het omvat namelijk een gekwalificeerd digitaal certificaat, dat door een gekwalificeerde aanbieder van vertrouwensdiensten (QTSP) via een Qualified Signature Creation Device wordt afgegeven. Deze vorm wordt in alle lidstaten van de EU juridisch identiek geacht aan een natte handtekening. Als gekwalificeerde aanbieder van vertrouwensdiensten (QTSP), en opgenomen op de vertrouwenslijst van de EU, biedt DocuSign meerdere opties voor QES met face-to-face identiteitsverificatie aan.

Lees meer over gekwalificeerde elektronische handtekeningen in onze blog: De rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen: een overzicht.

Elektronische handtekeningen en elektronisch getuigen in Nederland

DocuSign eWitness is een onderdeel van DocuSign eSignature. Het stelt organisaties in staat om bij een overeenkomst of akte tot twee getuigen aan te wijzen die bij het proces betrokken worden.

Deze functie kan bijzonder nuttig zijn wanneer een akte uitgevoerd moet worden, dat wil zeggen wanneer er een wettelijke vereiste is dat de getuige fysiek aanwezig is bij de ondertekenaar voor wie hij getuigt.

Een akte is een speciaal formeel document. Aktes worden gebruikt bij bepaalde soorten juridische documenten, zoals:

• Overdracht van grond
• De meeste veiligheidsdocumenten
• Volmachten

Aktes worden vaak gebruikt voor andere documenten, zoals:

• Aandeelhoudersovereenkomsten
• Overeenkomsten tot aankoop van aandelen en ondernemingen
• Documenten omtrent leningen
• Overdracht van activa
• Waarborgen

In situaties waarin de wet elektronische ondertekening toestaat kan een akte rechtsgeldig worden ondertekend en getuigd met behulp van een platform voor elektronische handtekeningen, zoals DocuSign eSignature.

In welke landen zijn elektronische handtekeningen rechtsgeldig?

Elektronische handtekeningen worden overal ter wereld wettelijk erkend.

In meer dan 180 landen worden via DocuSign overeenkomsten gesloten. Het is mogelijk om in 44 talen overeenkomsten te sluiten en in 14 talen te verzenden.

Meer informatie vind je in DocuSign’s Electronic Signature Legality Guide.

Meer informatie over eIDAS en waarom het belangrijk is

eIDAS staat voor Electronic Identification, Authentication and Trust Services (elektronische identificatie-, authenticatie- en vertrouwensdiensten) en is een EU-wet die toezicht houdt op elektronische identificatie- en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt van de Europese Unie – waaronder transacties met elektronische handtekeningen. Deze verordening creëert een voorspelbare en gereguleerde wetgeving, die het makkelijker maakt om over landsgrenzen heen zaken te doen.

De eIDAS-verordening is in 2016 in werking getreden en is geldig in de hele EU. De invoering ervan heeft bijgedragen aan het wegnemen van onduidelijkheid over de juridische waarde van een elektronische handtekening in de EU, waardoor elektronische handtekeningen in rechtszaken als bewijsmiddel kunnen dienen. Hierdoor wordt bevestigd dat de rechtsgeldigheid van elektronische handtekeningen niet kan worden ontzegd omdat zij in elektronische vorm zijn opgesteld.

DISCLAIMER:

De informatie op deze site is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden en is niet bedoeld om als juridisch advies te dienen. Wetten met betrekking tot elektronische handtekeningen kunnen snel veranderen, dus DocuSign kan niet garanderen dat alle informatie op deze site actueel of correct is. Als u specifieke juridische vragen hebt over de informatie op deze site, adviseren wij contact op te nemen met een bevoegde advocaat in uw regio. Laatst bijgewerkt: 21 April, 2021

Vragen?

Neem contact op met ons salesteam