Wat je van een CLM-oplossing mag verwachten

Hoe kan Contract Lifecycle Management (CLM) je bedrijf helpen?

Met een CLM-oplossing kun je de volledige levenscyclus van overeenkomsten automatiseren. Door contractmanagement toe te passen, kan een bedrijf positieve veranderingen teweegbrengen en zijn productiviteit flink opschroeven. Oplossingen voor contractmanagement gebruiken een digitale, geautomatiseerde workflow, waardoor handmatige processen, spreadsheets en e-mails tot het verleden behoren. Uit onderzoek van de IACCM (International Association for Contract & Commercial Management) blijkt dat slecht contractmanagement grote financiële gevolgen kan hebben voor bedrijven. Het gemiddelde verlies zou ongeveer 9% van jaarlijkse omzet bedragen. Maar het werkt ook andersom: een probleemloos contractmanagementproces levert een positieve bijdrage aan de winstgevendheid.

Zo kies je een CLM-oplossing voor je organisatie

Houd bij het kiezen van een oplossing voor contractmanagement rekening met alles wat je met contracten doet. Focus niet alleen op de routering van je contracten. De beste CLM-systemen kunnen het opstellen, inhoudelijk afstemmen, en bewaren van contracten en het ondernemen van actie erop stroomlijnen en automatiseren.

Dit mag je van goede CLM-software verwachten:

• Mogelijkheid om contracten eenvoudig te bewaren en terug te vinden

Wij vinden het belangrijk dat een CLM-oplossing het voor gebruikers gemakkelijk maakt om contracten te kunnen bewaren en terugvinden. Uit de enquête The State of Systems of Agreement 2019 bleek dat veel organisaties moeite hadden om hun contracten en andere overeenkomsten te lokaliseren. Contracten snel kunnen terugvinden bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de tevredenheid van de medewerkers. En vergeet niet: je personeel is je belangrijkste bedrijfsmiddel.

• Flexibele en aanpasbare sjablonen

Een CLM moet voorzien in vooraf goedgekeurde contractsjablonen, die medewerkers kunnen gebruiken om vaak gebruikte contracten (zoals NDA's of werkomschrijvingen) voor klanten op te stellen zonder tussenkomst van de juridische afdeling. Dit verkleint de kans op handmatige fouten. Als teamleden toegang hebben tot vooraf goedgekeurde contracten, is het minder waarschijnlijk dat ze verouderde of onjuiste informatie zullen gebruiken. Door gebruik te maken van een clausulebibliotheek met vooraf goedgekeurde contractbepalingen kunnen salesteams snel verkoopcontracten opstellen zonder eerst de juridische afdeling te hoeven raadplegen.

• Eenvoudige integratie met andere systemen

Je system of agreement is onderdeel van je algemene bedrijfsvoering. De mogelijkheid om een oplossing voor contractmanagement voor verschillende afdelingen te implementeren en deze te integreren met andere toepassingen kan essentieel zijn voor je succes. Bij het verkoopproces worden bijvoorbeeld een CRM, een offertesysteem en een tool voor elektronische handtekeningen gebruikt. Een geïntegreerde oplossing voor contractmanagement kan automatisch informatie ophalen uit je CRM en deze samen met product- en prijsinformatie uit je offertesysteem invoegen in contracten.

Het zou natuurlijk handig zijn als je juridische, financiële en HR-afdeling en eventuele andere betrokkenen allemaal je CLM-oplossing kunnen gebruiken. Wanneer CRM- en CLM-oplossingen worden geïntegreerd, kunnen de contractgegevens automatisch naar alle deelnemers aan het contractgoedkeuringsproces worden doorgestuurd. Een oplossing die voorziet in het gebruik van API's en kant-en-klare connectors voor populaire systemen maakt de integratie een stuk eenvoudiger.

Je CLM-oplossing moet ook de samenwerking aan en inhoudelijke afstemming van contracten ondersteunen. Met Docusign Negotiate kun je contracten ter controle verzenden, documenten en wijzigingen traceren, revisies doorvoeren en nagaan wie wat wanneer heeft gedaan. Je kunt aangeven welke gebruikers overeenkomsten binnen een bestaande workflow kunnen afwijzen, bewerken of goedkeuren. Goedkeurders krijgen bovendien een melding van openstaande taken. Hierdoor weten ze direct wat er moet gebeuren en wat de actuele status van een document is.

Een CLM-oplossing kiezen

De keuze voor een CLM-oplossing is gebaseerd op een aantal stappen:

• Neem je huidige interne workflows en eventuele toekomstige workflows onder de loep en breng deze in kaart.

• Ga na aan welke beveiligings- en nalevingsvereisten je CLM-oplossing moet voldoen.

• Bedenk met welke essentiële bedrijfssystemen je de CLM-oplossing wilt integreren.

• Zijn je gebruikers voldoende technisch onderlegd? Zo niet, dan is het gebruiksgemak van de oplossing een belangrijke factor.

Nu weet je welke vragen je aan aanbieders van CLM-oplossingen moet stellen.

Door de juiste CLM-oplossing te kiezen, kunnen zakelijke leiders cruciale processen binnen hun bedrijf stroomlijnen, waarbij contracten digitaal worden opgesteld en ondertekend.

Docusign CLM biedt praktische integratiemodules, een gebruikersvriendelijke interface en bewezen beveiligings- en nalevingsfuncties. Het systeem voldoet aan de strengste internationale veiligheidsnormen voor het beschermen van documenten en gegevens. Docusign CLM is onderdeel van de Docusign Agreement Cloud™. Met deze cloudoplossing kunnen organisaties de afhandeling van overeenkomsten automatiseren en verbinden. Docusign CLM houdt de vaart in bedrijfsprocessen, beperkt de risico's en biedt een betere ervaring voor zowel klanten als medewerkers.