Vragen en antwoorden over digitale identiteitsverificatie

Als bedrijf moet je soms de identiteit van een elektronische ondertekenaar verifiëren om een proces veiliger te maken of te voldoen aan bepaalde wettelijke of nalevingsvereisten. Identiteitsverificatie moet met de technologische vooruitgang meegaan en online dreigingen voorblijven, aangezien deze steeds geavanceerder worden.

Vanwege de pandemie en het advies om afstand te houden, doen we tegenwoordig op een andere manier zaken. We deden al steeds meer online en dat zal nu alleen nog maar toenemen. Daarom wordt digitale ID-verificatie wordt steeds belangrijker voor individuen en organisaties over de hele wereld. Het beperkt namelijk de risico's wanneer er op afstand zaken wordt gedaan. 

Laten we beginnen met deze vragensessie waarin Liliya Apostolova, Product Marketing Director bij Docusign, de antwoorden geeft.

Wat is digitale verificatie?

Digitale ID-verificatie is een digitale, mobielvriendelijke methode om de identiteit van ondertekenaars te verifiëren met hun door de overheid uitgegeven ID-bewijs met foto. ID Verification is onderdeel van de Docusign Identify-productfamilie. Deze biedt verschillende verificatiemogelijkheden, waaronder telefonisch, via een toegangscode of sms-bericht, op basis van kennis of met ID-verificatie. Hiermee maak je de afhandeling van overeenkomsten gemakkelijker en veiliger.

Gebruikt ID Verification overheidswebsites om de identiteit te verifiëren?

ID Verification raadpleegt geen overheidswebsites, aangezien hiervoor meestal uitgebreide toegang vereist is. Voorheen was een medewerker tijd kwijt om het identiteitsbewijs van iemand te controleren. Met ID Verification wordt dit proces gedigitaliseerd. Docusign maakt deze digitale transactie mogelijk en voert verschillende aanvullende controles uit om er zeker van te zijn dat een ID-bewijs geldig is en dat de naam op het bewijs overeenkomt met de Docusign-documentmap.

Worden de identiteitsbewijzen uit alle EU-landen geaccepteerd?

Wij ondersteunen veel EU-landen. En we zijn continu bezig om de lijst met landen uit te breiden, zodat Docusign ID Verification in zoveel mogelijk landen gebruikt kan worden. Maar zelfs als een bepaald identiteitsbewijs niet wordt ondersteund, kan de afzender het identiteitsbewijs handmatig controleren.

Kun je om verschillende vormen van identiteitsbewijzen vragen?

ID Verification ondersteunt verschillende door de overheid uitgegeven identiteitsbewijzen, zoals paspoorten, rijbewijzen en identiteitskaarten, alsook Europese eID-programma's. De mogelijkheid om meerdere identiteitsbewijzen tegelijkertijd toe te voegen, willen we op korte termijn introduceren.

Worden persoonlijke gegevens opgeslagen en zo ja, waar en hoelang?

We slaan geen identiteitsbewijzen op, tenzij je dat expliciet instelt in ID Verification met de functie ID Evidence. ID Verification slaat standaard alleen informatie op over de status van de verificatie. Je kunt ID Evidence configureren zodat er extra persoonsgegevens worden opgeslagen. Denk daarbij aan informatie op het identiteitsbewijs of een kopie van het bewijs. Volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) ben je de verwerkingsverantwoordelijke en is Docusign de gegevensverwerker die namens jou de informatie verwerkt.

Bekijk de on-demand webinar: Eenvoudig de identiteit van je ondertekenaar verifiëren met Docusign Identify

Hoe weten we zeker dat er geen fraude wordt gepleegd met een foto van een handtekening?

Het maakt niet uit of een ondertekenaar zijn of haar handtekening zet met pen, er een foto van maakt of een vooraf gemaakte handtekening kiest. Op de achtergrond verzamelen we namelijk alle belangrijke bewijsmaterialen. Deze gegevens, zoals de naam, het e-mailadres, het IP-adres en het tijdstip worden opgeslagen in een veilige container: het certificaat van voltooiing. Met ID Verification kun je met meer zekerheid aantonen dat de ondertekenaar ook echt de juiste persoon is. ID Evidence legt alle informatie over de identiteitsverificatie vast en biedt in combinatie met het certificaat van voltooiing al het bewijsmateriaal dat je nodig hebt.

Welke informatie bevat het certificaat van voltooiing?

Dit certificaat bevat alle informatie over de activiteiten in de documentmap en de opgeslagen consumentengegevens. In het gedeelte Signer Events staat informatie over de ondertekenaar van het document, waaronder het IP-adres en andere informatie over de identiteit van de ondertekenaar, de afbeelding van de handtekening en tijdstempels van belangrijke gebeurtenissen.

Daarnaast is er de functie ID Evidence, waarmee afzenders een extra bestand kunnen toevoegen aan het certificaat van voltooiing met daarin meer informatie over het identiteitsbewijs. Deze functie is volledig naar wens te configureren voor elke ID Verification-klant en je kunt zelf instellen welke gegevens worden opgeslagen, zoals een kopie van het identiteitsbewijs.

Hoe weet je bij internationale transacties met digitale contracten zeker dat het identiteitsbewijs niet is gestolen of vervalst?

Met ID Verification kunnen organisaties een identiteitsbewijs met foto of Europese eID verifiëren. Deze functie maakt het mogelijk om waar en wanneer dan ook de identiteit van een ondertekenaar te verifiëren met een mobiel apparaat. ID Verification maakt het hele proces eenvoudiger voor de ondertekenaar en de organisatie. Dit resulteert bovendien in lagere kosten en minder risico's, omdat fysieke identiteitsbewijzen niet meer handmatig gecontroleerd hoeven te worden.

ID Verification gebruikt algoritmen voor machine learning en controleert of een identiteitsbewijs echt is op basis van de volgende punten*:

• Zichtbare patronen: hogere resolutie zorgt voor betrouwbare resultaten

• Zichtbare spectrum: controle of de echtheidskenmerken zich op de juiste locatie bevinden en of de afdrukkwaliteit hoog is en overeenkomt met de officiële uitgever

• Microtekst

• Kleurpatronen

• UV-spectrum (hardwarespecifiek)

• Infraroodspectrum (hardwarespecifiek)

• Redundante gegevensbronnen: informatie vergelijken en controleren of alle gegevensbronnen overeenkomen

• OCR/VIZ

• Controleren of de opmaak van de informatie klopt met de opmaak van de uitgever

• bijv. 07-01-2012 versus 01-07-2012 versus 01 juli 2012

• bijv. Mannelijk versus M

• 1D-/2D-barcode

• Controleren of de lay-out klopt

• Vervaldatum van het document

• Of de afbeelding bewerkt is

ID Verification kan beter dan mensen vaststellen of een identiteitsbewijs is vervalst, maar geen enkel systeem is 100% nauwkeurig. Bij twijfel zal ID Verification het identiteitsbewijs afwijzen. De identiteit van de ondertekenaar moet dan op een andere manier worden geverifieerd. Afzenders kunnen afgewezen identiteitsbewijzen handmatig verifiëren om de ondertekenaar alsnog toegang te geven tot de Docusign-documentmap.

* Opmerking: de bovenstaande punten zijn afhankelijk van het soort identiteitsbewijs en de gebruikte service.

De meeste organisaties moeten vanwege KYC-processen de identiteit verifiëren met een tweede identiteitsbewijs, namelijk een adresbevestiging. Zijn er plannen om dit te implementeren?

Ja, we zijn van plan om op korte termijn ondersteuning te bieden voor meerdere identiteitsbewijzen. Voor nu kun je de ondertekenaar vragen een bijlage (bijvoorbeeld een energierekening) toe te voegen waarop zijn adres staat vermeld.

Bekijk het de on-demand webinar: Eenvoudig de identiteit van je ondertekenaar verifiëren met Docusign Identify

Kan ik Docusign ook gebruiken als een contract met pen moet worden ondertekend?

Docusign biedt de mogelijkheid om een gekwalificeerde elektronische handtekening uit te geven als het equivalent van een handgeschreven handtekening. ID Verification ondersteunt deze soort handtekening niet, maar Docusign biedt andere producten die voldoen aan de vereisten voor gekwalificeerde handtekeningen. 

Bekijk de on-demand webinar: Eenvoudig de identiteit van je ondertekenaar verifiëren met Docusign Identify

Kan ik met dit proces een identiteitsbewijs met foto verifiëren aan de hand van een energierekening?

Docusign ID Verification kan een identiteitsbewijs met foto verifiëren en digitaal opslaan. De verificatie vindt alleen plaats aan de hand van het identiteitsbewijs, maar de ondertekenaar kan echter wel een energierekening toevoegen aan een documentmap als extra identificatiemiddel. Deze rekening wordt dan gekoppeld aan het afgehandelde document, maar wordt niet geverifieerd. De afzender krijgt het document terug en moet zelf de energierekening controleren om na te gaan of de persoon is wie hij zegt dat hij is.

Als verificatie met Docusign ID Verification niet lukt, is handmatige verificatie dan mogelijk?

Ja, Docusign ID Verification heeft een functie voor handmatige verificatie. Dus als de identiteit van een ondertekenaar niet kan worden geverifieerd, kan het document worden teruggestuurd naar de afzender voor handmatige goedkeuring.

Voldoet Docusign aan de eIDAS-vereisten?

Docusign eSignature voldoet volledig aan de eIDAS-verordening van de EU. Voor elke overeenkomst genereren en bewaren we automatisch een uitgebreide audittrail. Al je vragen worden beantwoord in onze speciale blog over de eIDAS-verordening.