Vijf redenen om je documenten in de cloud op te slaan

Je weet het misschien zelf niet, maar ook jij maakt gebruik van de opslag van documenten in de cloud: voor e-maildiensten, documentbewerking, toegang tot films en zelfs het bestellen van maaltijden. Maar wist je dat je de cloud ook voor je bedrijf kunt benutten? Documentopslag in de cloud is een prima optie: het is goedkoper, houdt je transactieworkflows flexibel en waarborgt de veiligheid van je bestanden.

Wat is cloudopslag?

Deze term verwijst naar een cloudcomputingmodel waarbij gegevens op afstand worden opgeslagen, beheerd en geback-upt in een online opslagruimte.

Bij documentopslag in de cloud staan bestanden niet langer op de eigen fysieke servers van het bedrijf, maar op een server van een derde partij, bijvoorbeeld Google, Microsoft of Amazon. Zij moeten ervoor zorgen dat de gegevens altijd beschikbaar zijn en niet beschadigd raken of toegankelijk zijn voor onbevoegden.

Een aantal toepassingen van cloudcomputing kent je waarschijnlijk al uit het dagelijkse leven. Via Spotify luister je naar muziek die niet op je telefoon is opgeslagen en via Google Foto's bekijk je foto's op elk apparaat met een internetverbinding.

Wat documentbeheer aangaat, verdient een aantal diensten een bijzondere vermelding. Als je een modern system of agreement implementeert, kun je documenten aanmaken, ze elektronisch ondertekenen en delen met de juiste personen, terwijl alle informatie over elk van deze transacties in de cloud wordt bewaard. Deze technologie is toegankelijk en maakt gebruik van intuïtieve dashboards, zodat je met enkele muisklikken acties kunt uitvoeren, bijvoorbeeld bestanden zoeken of verzenden. En dit is nog maar het begin.

De voordelen van documentopslag in de cloud

De vijf belangrijkste voordelen van de opslag van documenten in de cloud zijn:

1. Ruimte besparen 

Toen fysieke servers de norm waren, lag het eerste probleem voor de hand: gebrek aan ruimte. Stel, een bedrijf koopt serverhardware om 100 TB aan gegevens op te slaan, maar een paar maanden later is alle schijfruimte al bijna vol. Dan zijn er slechts twee opties: overbodige bestanden wissen of schijfruimte bijkopen.

Bij cloudopslag kunnen bedrijven een kleiner opslagpakket afnemen en hun digitale opslagruimte uitbreiden zodra dat nodig blijkt.

Het meest interessante is dat dit proces schaalbaar is en dat een verdubbeling van de opslagcapaciteit niet per se betekent dat de prijs dan ook twee keer zo hoog wordt.

2. Eenvoudig delen

Laten we eerlijk zijn: met digitale bestanden werken is veel praktischer en goedkoper dan met fysieke documenten. Bedrijven die gebruikmaken van papierafhankelijke processen moeten bestanden afdrukken, deze controleren, erop toezien dat ze worden ondertekend, de identiteit van de ondertekenaars bevestigen en de definitieve documenten per post versturen.

Bij digitale bestanden verloopt de verwerking van documenten veel flexibeler en sneller, omdat elk van deze stappen rechtstreeks op een computer of mobiele telefoon kan worden uitgevoerd. De bestanden kunnen worden voorzien van een elektronische handtekening, met alle voordelen op het gebied van veiligheid, integriteit en naleving die deze met zich meebrengt.

3. Documentgeschiedenis

Het probleem met papieren documenten wordt direct zichtbaar als u eens even om je heen kijkt: een kantoorruimte met kasten, laden en mappen staat bij veel mensen tegenwoordig symbool voor bureaucratie en omslachtige processen.

De kosten voor het aanhouden van voldoende fysieke opslagruimte verdwijnen als sneeuw voor de zon als bestanden in de cloud worden opgeslagen. Alle bestanden staan op de server van de leverancier en doordat ze worden gescand, kan het zoekproces ook nog eens sneller worden uitgevoerd. Dit wordt gedaan zodat het systeem documenten in de cloud kan categoriseren op basis van relevante informatie, zoals de aanmaak- en verzenddatum, het bestandstype of de personen die betrokken zijn bij een proces. Alles wat je nodig hebt, is met een paar klikken gevonden.

4. Cloudopslag is veilig 

Zakelijke documenten vereisen speciale aandacht. Ongeoorloofde toegang tot gevoelige bestanden kan niet alleen financiële verlies tot gevolg hebben, maar kan ook een deuk in de reputatie van je bedrijf veroorzaken. Het goede nieuws is dat clouddiensten veilig zijn en dat er tal van functies en processen worden gebruikt om zowel de beschikbaarheid als de integriteit van de gegevens te waarborgen.

Elk bestand wordt bijvoorbeeld gedupliceerd door de leverancier. Dat betekent dat een document op minstens twee servers in de cloud staat. Als er dus één offline is (bijvoorbeeld vanwege onderhoud), kun je je document nog altijd terugvinden. Dit garandeert ook dat je je bestanden niet kwijt bent als een server crasht.

Daarbij is het goed om te onthouden dat clouddiensten worden beheerd door grote bedrijven, die niet alleen aan de wettelijke veiligheidseisen kunnen voldoen, maar ook het personeel en de middelen hebben om inbreuken tegen te gaan.

5. Mobiliteit

Mobiliteit is geen nieuw woord. We verwijzen hiermee naar verschillende diensten en bestanden die toegankelijk zijn via apparaten met een internetverbinding, ongeacht of het nu gaat om krachtige desktopcomputers of smartphones en tablets.

In een steeds meer verbonden wereld zijn de voordelen voor de hand liggend. Naast het faciliteren van thuiswerken biedt de mobiliteit die dankzij de cloud mogelijk is, managers ook altijd toegang tot belangrijke bedrijfsinformatie, ook wanneer ze onderweg zijn, bijvoorbeeld op zakenreis.

Zo is het niet alleen mogelijk om bestanden te raadplegen, maar ook om strategische acties uit te voeren, bijvoorbeeld het uitsturen van offertes of zelfs contracten die al klaar zijn om ondertekend te worden. In dergelijke gevallen kan het proces worden versneld door elektronische handtekeningen toe te passen. Op die manier kan men zelfs op een smartphone digitale documenten ondertekenen, wat veel sneller en goedkoper is dan het afdrukken en verzenden van papieren documenten.

Wil je meer informatie over documentopslag in de cloud? Meld je dan aan voor een gratis proefperiode van het Docusign eSignature-platform.