Vijf essentiële tips om beter op afstand te kunnen werken

Tools voor werken op afstand verhogen de productiviteit, stimuleren samenwerking en dragen bij aan een soepele bedrijfsvoering. Bovendien bieden ze medewerkers de mogelijkheid om buiten een traditionele kantooromgeving te werken.

Of je nu externe freelancers inhuurt om je team wat meer bewegingsvrijheid te geven tijdens de feestdagen of om die vreselijke ochtendspits te vermijden: met de juiste tools voor werken op afstand blijft je team actief en kunnen ze hun doelen behalen, ondanks alle verstoringen.

In dit artikel delen we vijf belangrijke tips en tools waarmee je team beter op afstand kan werken.

1. Gebruik Zoom om makkelijk op afstand te vergaderen

Je team kan op afstand samenwerken met behulp van Zoom, dé tool voor videogesprekken en vergaderingen. Dit betrouwbare cloud-platform maakt gebruik van schermdeling. Zo kun je via video met je team communiceren op meerdere locaties. Je kunt zelfs een digitale conferentie organiseren met maximaal 1000 videodeelnemers of 10.000 kijkers.

Zoom kan wereldwijd worden gebruikt op mobiele apparaten, desktops en laptops. Zo is het heel eenvoudig om een vergadering te organiseren of bij te wonen, waar je ook bent.

2. Werk samen met Slack

Slack is een realtime chat-tool waarmee mensen uit verschillende teams, afdelingen, vestigingen en landen veilig kunnen samenwerken. Deze tool verhoogt de productiviteit, bevordert de samenwerking tussen teams en voorkomt dat de communicatie verloren gaat in een berg e-mails. Bovendien kunnen organisaties in Slack per onderwerp een kanaal instellen.

Afhankelijk van de behoeften van je bedrijf kun je de onderwerpen per team, project of klant instellen. Verder is het mogelijk om elkaar chat-berichten te sturen en privé-groepen aan te maken. Ook kun je PDF-bestanden, afbeeldingen, video's en meer rechtstreeks naar het platform slepen. Waar je ook aan werkt, dit is een snelle en makkelijke manier om direct reacties en feedback te krijgen. En wat dacht je van het handige doorzoekbare archief? Hierin kun je op elk gewenst moment alle communicatie terugvinden.

3. Deel documenten met G Suite

G Suite, dat rechtstreeks kan worden geïntegreerd in Docusign, biedt op één centrale cloud-locatie toegang tot Gmail, Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Drive en Agenda. Gebruik de verschillende tools om alles te maken wat je nodig hebt, je werk makkelijk te delen, met collega's te communiceren en bestanden op te slaan. Gebruik gedeelde agenda's om te zien wanneer anderen beschikbaar zijn en werk eenvoudig samen aan documenten, presentaties en spreadsheets. Alle updates worden bovendien opgeslagen in Google Drive, zodat iedereen toegang heeft tot de meest recente versie van een bestand.

4. Onderteken overeenkomsten en contracten met Docusign

Papierwerk behoort tot het verleden: met Docusign eSignature kun je overeenkomsten ondertekenen terwijl je onderweg bent. Je hoeft geen documenten meer op de post te doen of af te drukken, en geen enkele partij hoeft fysiek aanwezig te zijn om een handtekening te zetten. Met Docusign eSignature kun je elk document verzenden, ondertekenen en bijhouden vanaf elk apparaat, waar je ook bent. Docusign biedt ook online onderteken-apps voor alle populaire mobiele platforms.

Met eSignature kunnen meerdere partijen op een rechtsgeldige manier op afstand contracten ondertekenen. Docusign eSignature is onderdeel van de Docusign Agreement Cloud™, de meest uitgebreide set toepassingen om de afhandeling van overeenkomsten digitaal te transformeren.

Ook voor ontwikkelaars is dit een fantastische tool. Zij kunnen gebruikers de mogelijkheid bieden om direct vanuit de app binnen enkele minuten contracten af te handelen, accounts te openen, leveringen in te plannen en te bevestigen, en personeelsformulieren in te vullen.

Je kunt de gebruiksvriendelijke, veilige functies van Docusign snel en eenvoudig integreren in apps met de Docusign Mobile SDK. Zo kun je binnen een uur al je eerste prototype hebben.

5. Beheer, deel en bekijk bestanden vanuit Box

Wie Box gebruikt, hoeft nooit meer de archiefkasten op kantoor door te spitten. Met deze cloud-service voor inhoudsbeheer kun je bestanden en foto's veilig bewaren, beheren en delen. Medewerkers die op een andere locatie werken, kunnen op afstand bestanden raadplegen en delen vanaf hun desktop of mobiele apparaat.

Gebruik de Docusign-integratiemodule voor Box om direct vanuit je Box-account een document te maken, bewerken, delen en verzenden voor elektronische ondertekening. Daarna kun je het document veilig opslaan en delen in Box.

Werken jij en je team op verschillende locaties? Met deze essentiële tips en tools is op afstand samenwerken geen enkel probleem.