Versnel de contractworkflows tussen sales en de juridische afdeling

Met geautomatiseerde contractworkflowsjablonen voor standaard contractprocessen kun je binnen je organisatie de tijd die nodig is voor het aanmaken van contractworkflows tussen de sales- en juridische afdeling aanzienlijk verkorten. Dankzij de automatisering van contractworkflows zijn verkopers en juridische medewerkers minder tijd kwijt aan het handmatig goedkeuren, beoordelen, ondertekenen en versturen van salescontracten. Deze tijdwinst kan vervolgens voor meer strategische projecten worden benut.

Handmatige goedkeuringsworkflows verspillen tijd 

Naarmate bedrijven groeien, zijn er meer personen betrokken bij de afhandeling van overeenkomsten. Ook de complexiteit neemt vaak toe. Zonder een CLM-oplossing (Contract Lifecycle Management) die de processen vereenvoudigt, zitten organisaties vast aan handmatige handelingen die leiden tot tijdverlies, onnodige risico's en ontevredenheid bij klanten en medewerkers.

Klinkt een van de onderstaande scenario's je bekend in de oren?

• Je mailt een conceptversie van een salescontract naar je supervisor, je salesmanager, je regionale salesmanager en je salesdirecteur. Iedereen voegt opmerkingen toe en voert wijzigingen door in je contract en stuurt het document vervolgens weer naar alle e-mailontvangers. Dat wil zeggen, iedereen behalve je salesdirecteur. In plaats van de laatste versie van het contract te becommentariëren en aan te passen, neemt je salesdirecteur de eerste versie van het contract – die dus in feite niet meer bestaat – onder handen. Je bent terug bij af en loopt het risico dat de salestransactie niet doorgaat. 

• Je verstuurt een conceptversie van een salescontract via e-mail of je CLM-platform naar je supervisor, je salesmanager, je regionale salesmanager en je salesdirecteur. Iedereen voegt opmerkingen toe en voert wijzigingen door in je contract en stuurt dit naar alle e-mailontvangers of doet dat in één versie op je CLM-platform. Iedereen keurt de definitieve versie goed. Behalve de juridische afdeling, want die wist niet dat het contract bestond of was er nog niet aan toegekomen om de eerste versie te bekijken. Je bent terug bij af en loopt het risico dat de salestransactie niet doorgaat.

Deze scenario's klinken vast bekend, want ze zijn aan de orde van de dag binnen grotere bedrijven.

In onze enquête 'State of Contract Management 2019' hebben we meer dan 800 personen die betrokken zijn bij het contractmanagement binnen hun organisatie, een paar vragen voorgelegd.

• 80 procent zei dat ze contracten via e-mail delen binnen hun organisatie en extern met zakenpartners, bestaande en potentiële klanten.

• 53 procent noemde goedkeuringen als hun grootste uitdaging bij het contractproces; dit werd veel vaker genoemd dan enig ander aspect.

Waarom zou je het risico lopen dat salestransacties niet doorgaan als gevolg van tekortschietende interne contractworkflows? Er bestaat geen goed antwoord op die vraag.

Het is zaak om je interne contractworkflows te verbeteren met een CLM-oplossing waarmee je je eigen workflowsjablonen kunt maken.  

Wat zijn CLM-workflowsjablonen?

Met CLM-workflowsjablonen kunnen zakelijke gebruikers binnen enkele minuten nieuwe salescontractworkflows configureren op basis van vooraf gedefinieerde standaardsjablonen, bijvoorbeeld voor het goedkeuren, aanpassen, ondertekenen en versturen van documenten. Met deze sjablonen kunnen gebruikers standaardcontractprocessen snel automatiseren en aanpassen, wat leidt tot een snellere doorlooptijd.

Workflowsjablonen maken het mogelijk om goedkeuringsprocessen te configureren voor alle betrokkenen op de sales-, juridische of andere afdeling, waarbij de e-mailtekst wordt afgestemd op de ontvanger en zelfs een vervaldatum kan worden ingesteld. Vervolgens kun je een verbinding maken met een workflow die het document automatisch doorstuurt ter beoordeling naar de klant en na overeenstemming door beide partijen ter ondertekening verstuurt. 

Voor elk van de vier gebruikelijke stappen bij de afhandeling van salescontracten kun je vooraf gedefinieerde of gestandaardiseerde workflowsjablonen toevoegen aan je CLM-platform:

• Een sjabloon voor goedkeuring

• Een sjabloon voor concept- en wijzigingsbeheer

• Een sjabloon voor ondertekening

• Een sjabloon voor verzending

Elk van die sjablonen kun je aanpassen aan je eigen unieke situatie en koppelen aan een hoofdworkflowsjabloon. Je bepaalt wie het document ziet, wie het goedkeurt, de volgorde van de goedkeuringen, wie wijzigingen kan voorstellen, wie wijzigingen kan aanbrengen, wie het moet ondertekenen en hoe het van de ene gebruiker naar de andere wordt verstuurd. Je kunt bovendien tijdslimieten of vervaldatums koppelen aan elke stap en het gehele contractworkflowproces in realtime inzichtelijk maken voor alle goedgekeurde gebruikers. 

In realtime inzichtelijk voor alle goedgekeurde gebruikers, met inbegrip van de juridische afdeling.

Dat betekent dat je juridische afdeling je contractvoorstel niet alleen tijdens het interne salesproces kan inzien, maar ook bepalingen en formuleringen kan toevoegen, verwijderen of aanpassen om later problemen te voorkomen. Het doel is dat de salesafdeling en juridische afdeling elk afzonderlijk, maar toch gelijktijdig kunnen samenwerken om tot een definitief en goedgekeurd salescontract te komen. Niemand hoeft te wachten tot de andere afdeling haar werk heeft gedaan, terwijl het aantal keren dat een contract heen en weer wordt gestuurd tot een minimum wordt beperkt.

De voordelen van CLM-workflowsjablonen

Met geautomatiseerde workflows kun je het salesproces versnellen, van de opstelling van het contract tot de ondertekening door de klant. Als je sneller deals kunt sluiten, houd je meer tijd over om nog meer salestransacties te laten plaatsvinden. Je organisatie biedt bovendien een betere klantervaring als je de afhandeling van salescontracten zo gestroomlijnd mogelijk maakt.

Dankzij de automatisering van contractworkflows zijn betrokkenen op de sales- en juridische afdeling ook minder tijd kwijt aan het handmatig goedkeuren, beoordelen, ondertekenen en verzenden van salescontracten. Deze tijdwinst kan vervolgens voor meer strategische projecten worden benut.

De beste manier om het succes van CLM-workflowsjablonen te meten is door de doorlooptijd van contracten bij te houden of te meten hoelang het duurt om een salescontract op te stellen en bij de klant te krijgen. Je kunt ook bijhouden hoeveel tijd er nodig is voor elke afzonderlijke stap in je interne contractcyclus.  

Lees meer over Docusign CLM en hoe workflowsjablonen helpen om de doorlooptijd van contracten te verkorten en de omzet te verhogen. 

Ben jij benieuwd naar wat Docusign voor jouw bedrijf kan doen? Neem dan contact met ons op of probeer Docusign 30 dagen gratis.