Tien essentiële functies van Docusign voor ons eigen team

Door Vidya Narayanan, Lead Technical Program Manager 

Dit is het eerste artikel in onze Docusign@Docusign-serie, waarin we laten zien hoe we zelf de Docusign-producten inzetten om het bedrijf te runnen. Dat doen we niet alleen om zelf van de voordelen van bijvoorbeeld eSignature en CLM te profiteren, maar ook om inzicht te krijgen in de gebruikerservaring van onze producten, zodat we onze producten kunnen blijven verbeteren. In dit artikel vertellen we je wat we hebben geleerd.

Wil je weten welke functies en tools het Docusign-team het meest gebruikt?

We hebben Vidya Narayanan, Lead Technical Program Manager, gevraagd welke tien functies van Docusign zij en haar team absoluut niet zouden kunnen missen. 

1. Org Admin

Deze tool is goud waard voor beheerders van complexe Docusign-accounts en is de beste manier om veel gebruikers binnen hetzelfde systeem te beheren, de veiligheid te verbeteren, de transparantie vergroten en domeinen te vergrendelen.

Met Org Admin kun je gemakkelijk eenmalige aanmelding instellen en gebruikersmachtigingen centraal beheren. Vanuit één intuïtieve, gebruiksvriendelijke en centrale plek heb je de volledige controle over het systeem.

Meer informatie over Org Admin.

2. Responsive Signing

We hebben het al eerder gehad over hoe geweldig Responsive Signing is, en dat doen we nu gewoon nog een keer. Nu iedereen taken op hun to-dolijstje afstreept op hun telefoon, is deze ervaring namelijk relevanter dan ooit.

Docusign Responsive Signing past het formaat van een document automatisch aan aan het scherm. Hierdoor hoeven gebruikers niet meer op hun telefoon in te zoomen en zien ze geen essentieel stukje informatie meer over het hoofd. Het is gemakkelijker voor de ontvanger én de verzender, want deze functie kun je heel eenvoudig op accountniveau inschakelen.

Meer informatie over Responsive Signing.

3. Sjablonen

Docusign-sjablonen lijken op het eerste gezicht niet zo bijzonder. Ze maken je leven vooral een stuk gemakkelijker als je regelmatig dezelfde of vergelijkbare documenten moet verzenden. Maar daarnaast hebben ze nog een paar heel handige geavanceerde functies.

Wist je bijvoorbeeld dat je je sjablonen kunt beveiligen met een wachtwoord om te voorkomen dat iemand er mee gaat knoeien? Of dat je ontvangers kunt vergrendelen? Er zijn eindeloos veel mogelijkheden. Nou ja, bijna dan.

Meer informatie over sjablonen.

4. PowerForms

Een PowerForm is in principe een sjabloon waarmee je zonder te programmeren selfservicedocumenten kunt maken. Om deze te laten ondertekenen, hoef je alleen maar de unieke, veilige URL beschikbaar te stellen aan de ondertekenaar. Na ondertekening is de PowerForm vergelijkbaar met een Docusign-documentmap en de gegevensextractie is dan ook heel eenvoudig.

Je kunt met PowerForms aanmeldingspagina's voor evenementen maken, enquêtes uitvoeren en nog veel meer. Het is een soort webpagina die je op je website kunt plakken, op andere sites kunt invoegen of met een veilige link kunt delen via e-mail.

Meer informatie over PowerForms.

5. Ondertekengroepen

Ondertekengroepen maken het mogelijk om als team documentmappen te beheren, zodat de personen die documenten beheren beter kunnen samenwerken. Met een ondertekengroep kunnen verschillende personen een document ondertekenen of goedkeuren, maar slechts één handtekening is genoeg. Het is een goede manier om knelpunten te voorkomen en risico's te beperken als iemand met verlof is of ontslag heeft genomen.

Bovendien kunnen groepsleden met een gerust hart een document invullen en dit op een later moment afmaken, want alle voortgang wordt opgeslagen, behalve handtekeningen, initialen en datums.

Meer informatie over ondertekengroepen.

6. Opmerkingen

Opmerkingen dragen ook bij aan een goede samenwerking. Ze zijn handig om bijvoorbeeld in een document een vraag te stellen over de betekenis van een clausule, een wijziging aan een stukje tekst voor te stellen en ga zo maar door. Je kunt bovendien zelf bepalen wie de opmerking kan zien, dus ook als de opmerking bedoeld is voor maar één iemand.

Stel dat je als HR-medewerker bezig bent met het opstellen van een baanaanbieding aan een sollicitant. Als de sollicitant dan een vraag heeft over het aanbod, kan hij of zij deze direct in het document stellen – dus geen e-mail meer versturen en lang wachten op een reactie. Zo krijgen potentiële nieuwe medewerkers een betere ervaring en willen ze eerder voor je werken.

Meer informatie over opmerkingen.

7. Modules

Wist je dat het Docusign-ecosysteem meer dan 350 integratiemodules heeft? Ze helpen je om optimaal te profiteren van je investering in andere softwareplatformen. Met deze handige modules treed je de wereld binnen van automatisering en gestroomlijnde workflows. Gegevens worden gemakkelijk en bijna in realtime van het ene systeem naar het andere gekopieerd.

Als voorbeeld nemen Docusign voor Salesforce, waarmee je je Salesforce-account kunt koppelen aan Docusign. Wijzigingen in Docusign worden dan automatisch toegepast in je Salesforce-account, zodat je zeker weet dat je altijd over de nieuwste klantgegevens beschikt.

Meer informatie over modules.

8. Contract Lifecycle Management (CLM)

De meeste mensen staan versteld van wat ze allemaal met Docusign CLM kunnen doen. Het is dan ook een krachtige tool waarmee je complexe documenten zoals raamovereenkomsten, NDA's en werkomschrijvingen kunt voorbereiden, beheren en er actie op kunt ondernemen. Elke overeenkomst waarbij iemand zijn rode pen tevoorschijn haalt om bijvoorbeeld clausules door te strepen, is gebaat bij CLM. Het zet verouderde, handmatige processen om in een digitale, geautomatiseerde workflow.

Om CLM te configureren heb je wel enige ervaring als ontwikkelaar nodig of de hulp van Docusign Professional Services, maar uiteindelijk bespaar je geld, genereer je sneller omzet en kunnen je klanten gemakkelijker zaken met je doen.

Meer informatie over CLM.

9. Bulkverzending

Eén keer op 'verzenden' drukken en massa's mensen bereiken. Dat is precies wat de functie bulkverzending van Docusign doet: een standaarddocument gelijktijdig naar meerdere ontvangers verzenden. Het is handig als je bijvoorbeeld nieuw bedrijfsbeleid wilt delen met alle medewerkers, meerdere salescommissies wilt verzenden of bepaalde informatie wilt delen met een aantal klanten.

Je kunt een document naar maximaal 999 personen verzenden (er zijn 1.000 rijen in de bulklijst, maar de eerste rij is de kop). Dus het is niet mogelijk om miljoenen mensen te spammen. Wanneer je deze functie hebt ingesteld en geactiveerd, wordt je leven een stuk gemakkelijker.

Meer informatie over bulkverzending.

10. Rapportage

Wie houdt er nou niet van een uitgebreid rapport waaruit blijkt hoe geweldig je team heeft gepresteerd? Met Docusign kun je rapporten maken op accountniveau, Org Admin-niveau of CLM-niveau, zodat je informatie krijgt over bijvoorbeeld je gebruikers of hoe goed je documentmappen presteren. Rapporten helpen je knelpunten in workflows en groeikansen te herkennen en nog veel meer.

Het goede nieuws? Met functies zoals rapportage – en de andere functies hierboven – kunnen je medewerkers of collega's optimaal van Docusign profiteren. Door ze toegang te geven tot nuttige informatie, kunnen ze het platform beter benutten om de interactie met klanten aan te gaan en voor groei te zorgen.

Meer informatie over rapporten.