Roadmap voor een digitale transformatie

Als je binnen je bedrijf de digitale transformatie wil kickstarten, is het belangrijk dat je daarvoor een stappenplan maakt. Met betrekking tot digitale transformatie zijn er twee mythes die vaak de ronde doen. De eerste mythe is dat digitale transformatie alleen aan grote ondernemingen is voorbehouden. Dat is niet het geval. De technologie ontwikkelt zich zo snel dat alle bedrijven op een gegeven moment een digitale transformatie zullen moeten doormaken – als ze willen overleven. Sterker nog: de digitale transformatie helpt kleine en middelgrote bedrijven om meer succes te boeken. In 2021 heeft Forrester Consulting in opdracht van Docusign een enquête (The State of Systems of Agreement) gehouden onder 1087 besluitvormers van over de hele wereld. Uit deze enquête bleek dat de organisaties die al flinke stappen hadden gezet in het digitaliseren van de contractlevenscyclus, er veel profijt van hadden en betere resultaten behaalden dan de concurrenten die nog niet zover waren in de ontwikkeling. Geautomatiseerde processen zorgen namelijk voor lagere kosten en een snellere afhandeling van overeenkomsten.

De tweede mythe is dat digitale transformatie alleen maar draait om het vervangen van een analoge functie door digitale technologie. Digitale transformatie is een bedrijfsbreed initiatief waarbij niet alleen de technologie moet worden getransformeerd, maar ook de bedrijfscultuur en -processen. De digitale transformatie is dus echt een traject. Lees verder om te leren hoe je een roadmap voor de digitale transformatie maakt.

Roadmap voor een geslaagde digitale transformatie 

Voor een succesvolle digitale transformatie is verandermanagement noodzakelijk. Het hele team moet de visie ondersteunen. Als je je team aan boord wil krijgen voor de digitale transformatie, zul je aandacht moeten besteden aan de volgende drie punten:  

Communicatiestrategie 

De eerste stap bij het creëren van een kader voor digitale transformatie, is het maken van een uitgebreide analyse van je bedrijf. Dat geeft je inzicht in de noodzakelijke vereisten en potentiële resultaten. Definieer de waarde die elke verandering met zich meebrengt voor elk betrokken bedrijfsonderdeel. Bepaal vervolgens een communicatiestrategie waarin de knelpunten op afdelingsniveau en de bredere bedrijfsdoelstellingen worden meegenomen. Digitale bedrijfstransformatie heeft bijna twee keer zoveel kans van slagen als er duidelijk wordt gecommuniceerd over het tijdpad voor de implementatie van digitale initiatieven.  

Een team samenstellen 

'Binnenhalen en uitbreiden' is veruit de beste manier om een bedrijfsbrede digitale transformatie te realiseren. In dit geval komt het erop neer dat je een team van 'early adopters' moet samenstellen dat de visie helpt verspreiden binnen het bedrijf. Zij kunnen het project ondersteunen, in een vroeg stadium resultaten leveren en vervolgens anderen aan boord brengen.

• Leidinggevende sponsor(s): De 'leidinggevende sponsor' zal niet alleen de visie financieel moeten ondersteunen, maar ook moeten helpen om het plan en de voortgang op de werkvloer te communiceren.

• De adoptievoorvechter(s): Zorg dat je voorstanders van verandermanagement identificeert binnen het hele bedrijf om het project richting te geven en knelpunten in kaart te brengen. Let erop dat deze voorvechters hun rol als een kans blijven zien en dat het geen extra werkbelasting wordt. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van je bedrijf, heb je in het ideale geval één voorvechter per twintig eindgebruikers waarvoor de verandering gevolgen heeft. Dit geldt voor elk team.

Heb je je team eenmaal samengesteld, dan is dat nog geen garantie dat daarna alles soepel zal verlopen. Daarom is het voorbereiden op weerstand even belangrijk als het identificeren van adoptievoorvechters, zegt innovatiedeskundige Greg Satell:

"Zoals elke concurrentiestrategie die niet anticipeert op de reactie van de concurrenten gedoemd is te mislukken, zal ook elke digitale transformatiestrategie die geen rekening houdt met degenen die zich tegen verandering verzetten, waarschijnlijk niet slagen."

Een geslaagde digitale transformatie 

Het is belangrijk dat je een idee hebt van wat je investering in de digitale transformatie kan opleveren. Definieer wat succes voor jou betekent. Gartner waarschuwt dat bedrijven niet moeten doorschieten bij het meten van de digitale transformatie. Je hoeft niet alles te meten: richt je gewoon op wat voor jouw bedrijf belangrijk is. Paul Proctor, VP Analyst bij Gartner, zegt: 

"Kies KPI's die je eenvoudig kunt meten. Probeer geen hiërarchie van KPI's op te bouwen. Kies een stuk of 5 à 10 metingen die je bijhoudt, in rapportages verwerkt en opvolgt. De waarde van een meting zit 'm in het vermogen om de zakelijke besluitvorming te beïnvloeden."

Hoewel we allemaal weten hoe belangrijk het is om het succes van de digitale transformatie te meten, is het communiceren over behaalde successen iets dat vaak over het hoofd wordt gezien. Nieuw onderzoek door Boston Consulting Group vertelt ons dat de digitale transformatie maar zelden een succes wordt. Maar gelukkig kun je de kans op succes flink vergroten (van 30% naar maar liefst 80%) door aan zes voorwaarden te voldoen, waaronder het opstellen van een duidelijke, geïntegreerde strategie, toegewijd blijven en verticaal communiceren. Mensen zijn van nature geneigd om zich te verzetten tegen verandering. Dus hoe meer waarde de transformatie kan opleveren, hoe groter de kans is dat deze op steun kan rekenen. 

Tot slot 

Hoewel de digitale revolutie voor bedrijven van elke omvang nieuwe kansen creëert, kunnen flexibele, kleinere bedrijven de digitale workflow gebruiken om sneller te handelen en sneller resultaat te behalen. De truc is om in een vroeg stadium processen goed in te richten en automatisering en digitale technologieën te implementeren om die processen beter schaalbaar te maken. 

De 'mensen'-kant van de digitale transformatie is een wat moeilijker verhaal. De snelste manier om het team achter de visie te krijgen, is door aan te tonen dat deze succesvol is. Ga op zoek naar laaghangend fruit, zoals Docusign eSignature. Deze oplossing kan binnen een week worden geïmplementeerd. Omdat de voordelen direct zichtbaar zijn, is dit een geweldige manier om een bredere adoptie te stimuleren. Uit een enquête door Ernst and Young blijkt dat juridische afdelingen een tijdsbesparing van wel 20% kunnen bewerkstelligen door routinematige taken te digitaliseren. Met cloudgebaseerd contractmanagement kun je routinetaken digitaliseren door CLM-technologie te gebruiken zoals Docusign CLM en Docusign Negotiate voor Salesforce.