Moderne onboarding met digitale identiteitsverificatie

Het onboardingsproces is een van de eerste kennismakingen die een nieuwe medewerker met je organisatie heeft, en is daarom van grote invloed op de manier hoe de nieuwe collega zich voelt over het bedrijf en hoe hun eerste paar weken zullen verlopen. Met een goede onboarding kun je het personeelsverloop beperken. Uit een onderzoek door Glassdoor blijkt dat organisaties met een goede onboarding het personeelsbehoud met maar liefst 82% verbeteren en hun productiviteit met meer dan 70% verhogen. Een inefficiënt proces kan een nadelig effect hebben op de medewerkerservaring. Het onboarden van medewerkers is een complex proces en vaak krijgen nieuwkomers te maken met talloze formulieren en contracten waar ze doorheen moeten. In EU moet je bijvoorbeeld controleren of de medewerker wel mág werken en moet je hun identiteit verifiëren. Je moet verschillende specifieke documenten controleren, zoals hun paspoort, geboorteakte en identiteitsbewijs. 

Een handmatig en inefficiënt onboardingsproces kan enorm veel tijd van je HR-team in beslag nemen, terwijl ze die tijd ook aan andere, meer waardevolle initiatieven kunnen besteden. Als een nieuwe medewerker geen staatsburger is, moet het HR-team eerst een kopie hebben van een werkvisum voordat de medewerker aan de slag kan. Bovendien moet je de desbetreffende overheidsinstanties inlichten dat je een nieuwe medewerker in dienst hebt genomen en alle vereiste documenten verkrijgen. 

En voor de medewerker geeft het onboardingsproces hen een idee over hoe je organisatie in elkaar steekt. Het is dus belangrijk dat nieuwkomers zich prettig voelen en dat ze precies weten wat er van ze wordt verwacht. Een efficiënt en effectief onboardingsproces:

• vermindert stress voor nieuwe medewerkers;

• stroomlijnt en beperkt het papierwerk dat voltooid moet worden;

• bespaart je HR-team tijd die ze aan andere werkzaamheden kunnen besteden, zoals diversiteit, inclusie en het implementeren van nieuwe voordeelpakketten.

Het onboardingsproces moderniseren

Veel organisaties zijn het erover eens dat hun onboardingssystemen en -processen verouderd zijn. Eén uitdaging die ze moeten overwinnen is de eis dat medewerkers hun nieuwe werkgevers moeten voorzien van een ID-bewijs, zoals een paspoort of rijbewijs. Een HR-professional moet vervolgens het ID-bewijs van elke nieuwe medewerker controleren om de identiteit te bevestigen. Dit kan een intensieve taak met veel handwerk zijn als je HR-team een kopie van elk ID-bewijs moet maken, die kopie ergens moet opbergen en vervolgens het origineel weer terug moeten geven aan de medewerker. En als je dit proces op afstand moet beheren, duurt het nóg langer. Afhankelijk van hoeveel nieuwe medewerkers je moet onboarden, kan dit hele proces dagen in beslag nemen, waardoor de startdatum van nieuwe medewerkers alsmaar later wordt. Het identificatieproces kan worden gemoderniseerd door het te automatiseren met digitale identiteitsverificatie.

De digitale identiteitsoplossing

Wat is dan de oplossing voor deze uitdaging met ID-bewijzen? Nou, met een digitaal onboardingsproces kun je de identiteitsverificatie aanzienlijk vereenvoudigen en versnellen. De digitale tool voor ID-verificatie van Docusign gecombineerd met Docusign eSignature biedt nieuwe medewerkers de kans om formulieren elektronisch te onderteken en moeiteloos hun ID-bewijzen te verifiëren. Digitale identiteitsverificatie verbetert het onboardingsproces voor medewerkers op afstand en biedt een aanzienlijk betere ervaring voor iedereen. Docusign Identify ondersteunt verschillende door de overheid uitgegeven identiteitsbewijzen, zoals paspoorten, rijbewijzen en identiteitskaarten, alsook eID-programma's.

De tool voor ID-verificatie scant het door de overheid afgegeven identiteitsbewijs van de nieuwe medewerker. Vervolgens wordt de naam op het persoonlijke e-mailadres van de medewerker vergeleken met de naam op het identiteitsbewijs, zodat aan alle beveiligingsprotocollen wordt voldaan. De tool biedt bovendien ondersteuning voor Europese en Amerikaanse identiteitsbewijzen en is volledig geïntegreerd in Docusign eSignature. Daardoor is het voor HR-teams met Docusign Agreement Cloud nóg eenvoudiger om over te stappen. Ontdek in deze gratis webinar hoe je op afstand nieuwe medewerkers kunt aannemen en onboarden dankzij digitale identiteitsverificatie.  

Met de implementatie van digitale identiteitsverificatie hoeven HR-professionals zich niet meer druk te maken om het handmatig printen, scannen, kopiëren en archiveren van documenten van nieuwe medewerkers – dat kan nu allemaal digitaal worden geregeld! Meer informatie over de HR-afdeling digitaliseren.

Ben je er klaar voor om het onboarden van nieuwe medewerkers te vereenvoudigen? Ontdek hoe Docusign je daarbij kan helpen.